Peppol & e-facturatie

Peppol-bijlagen controleren

Gepubliceerd: 2026-10-15 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-15

Zie je een urenstaat of werkbon naast een Peppol-factuur? Controleer dan welke documentreferentie, bestandsnaam en bestandscode werkelijk in de export staan. Een pdf die je op je eigen scherm kunt openen, bewijst nog niet dat de ontvanger dezelfde onderbouwing krijgt.

Kort antwoord

Maak per ondersteunend document een controleblad: waarvoor dient het, hoe is het gekoppeld, welke bestandsgegevens gaan mee en kun je de juiste inhoud terugvinden? Deze uitleg gebruikt de UBL-Invoice-documentatie van Peppol BIS Billing 3.0, May 2026 Release. Laat je leverancier bevestigen welk profiel jouw factuurstroom gebruikt.

Begin bij de functie van het document

OpenPeppol: aanvullende documenten beschrijft ondersteunende stukken zoals een urenverantwoording. De structuur kan een bekend documentnummer noemen, naar een externe locatie verwijzen of een document als Base64-inhoud insluiten. Dat zijn verschillende manieren van aanleveren.

Vraag daarom eerst wat je klant nodig heeft: bijvoorbeeld de goedgekeurde urenstaat bij één opdracht. Noteer de versie die daarbij hoort. Een aanvullende bijlage vervangt niet je controle van de factuurgegevens. Onze algemene UBL- en pdf-controle zet die stap naast de overige verzendcontroles.

Houd referentie en bestandsnaam uit elkaar

Bij de documentreferentie cbc:ID staat één verplicht identificatieveld. Regel BR-52 verlangt een referentie voor ieder aanvullend ondersteunend document. De naam van een bestand is een afzonderlijk gegeven; alleen “uren.pdf” zien in een bestandenlijst vertelt je nog niet welk referentieveld de export bevat.

Let ook op DocumentTypeCode 130. Die code is bedoeld voor een invoice object reference en wordt niet gebruikt voor andere aanvullende documenten. Neem haar dus niet automatisch over uit een XML-voorbeeld om een gewone werkbon te beschrijven.

Noteer het factuurnummer en de bijlagereferentie in aparte kolommen van je eigen werkblad. Bij ontvangen documenten helpt de uitleg over het oorspronkelijke leveranciersdocument om een extra stuk niet als een tweede factuur te behandelen.

Controleer de gegevens bij een ingesloten bestand

De structuur EmbeddedDocumentBinaryObject beschrijft het aangehechte document met zijn bestandsgegevens. Voor dit element zijn het attribuut mimeCode en het attribuut filename verplicht. De bijbehorende regels zijn onder meer UBL-DT-06 en UBL-DT-07.

Een MIME-code benoemt het bestandstype. De Peppol-codelijst bevat bijvoorbeeld application/pdf voor pdf. Regel CL001 op de attribuutpagina verwijst naar die toegestane subset. Een passende extensie of code bewijst op zichzelf nog niet dat de meegestuurde inhoud de bedoelde werkbon is.

Eigen controle: twee documenten, één ontbrekend veld

Bij onze fictieve factuur B26021 horen een urenstaat en een werkbon. We veronderstellen dat beide als ingesloten document bedoeld zijn. Onderstaande tabel is een zelfbedachte uitlezing van drie metadata-items per document. Zij bevat geen echte bestanden, Base64-inhoud of volledig XML-document.

Onze beperkte controle verwacht 2 × 3 = 6 metadata-items. Er zijn er 3 + 2 = 5 ingevuld; 6 − 5 = 1 ontbreekt. Het gaat om de bestandsnaam van B. Laat de bronapplicatie die uitvoer herstellen en maak een nieuwe export. Controleer daarna opnieuw welk bestand bij WB21 hoort.

Zes ingevulde vakken maken de factuur nog niet volledig geldig. Ook inhoud, koppeling, profiel en de overige factuurregels moeten kloppen. Er is voor deze tabel geen validator uitgevoerd. Gebruik de aantallen om een concrete ontbrekende waarde aan te wijzen, niet als keurmerk voor de hele factuur.

Vergelijk het bronbestand met de echte export

Laat je pakketleverancier in een testomgeving tonen welke bijlagevelden worden gevuld. Vraag om de export die bij het gecontroleerde concept hoort. Leg naast elkaar: je eigen bestandslijst, de referentie in de export en het document dat je daaruit via een geschikte viewer kunt openen.

Lees niet alleen de eerste pagina of het bestandslabel. Controleer ook de opdracht, de periode, de gekozen versie en eventuele goedkeuring die de onderbouwing relevant maakt. Zet een verschil op je werkblad: verwachte waarde, aangetroffen waarde, bronbestand en te herstellen instelling. Bewerk niet alleen de zichtbare pdf wanneer het probleem in de export zit.

Controleer wat bij ontvangst beschikbaar is

Een externe documentlocatie is een verwijzing. Beoordeel dan afzonderlijk of de bedoelde ontvanger het document via de afgesproken route kan openen. Een link die alleen bij jou werkt, sluit die controle niet af. Gebruik voor een demonstratie verzonnen gegevens en een afgesproken testomgeving.

Vraag bij een ontbrekende bijlage eerst naar het oorspronkelijke ontvangen document en de verwerkingsroute. Noteer of het stuk al in de export ontbreekt of pas bij weergave of opslag niet terugkomt. Vraag de leverancier welke stap dit verklaart. Stuur niet zonder onderzoek een nieuwe factuur alleen omdat een bijlage in het overzicht ontbreekt.

Een samengevoegde pdf is geen volledige bijlagenexport

Een concreet pakketvoorbeeld laat het belang van de exportroute zien. WeFact: originele inkoopfacturen downloaden beschrijft ZIP-exports met originele documenten en eventuele bijlagen, waarbij Peppol-facturen als XML worden opgenomen. De optie voor één samengevoegde pdf zet de facturen om naar pdf en neemt de bijlagen niet mee. Dit is documentatie over WeFact, geen algemene regel voor ieder pakket.

Kies daarom vooraf wat je wilt bewaren. Controleer een kleine steekproef van je export op de oorspronkelijke factuur én de afgesproken onderbouwing. Bewaar je eigen koppeltabel erbij, zodat een bestandsnaam later nog betekenis heeft. Het openen en vergelijken moet ook na een pakketwissel uitvoerbaar blijven.