Peppol & e-facturatie
UBL of pdf: controle voor verzending
Een gewone pdf toont je factuur; een UBL-bestand legt de gegevens vast in XML. Voor verzending via Peppol controleer je daarom meer dan de leesbare pagina. Gebruik deze zes controles om formaat, klantreferenties, bedragen en de status bij elkaar te houden.
Bevestig het ondersteunde factuurformaat, controleer ontvanger en referenties, vergelijk de gestructureerde gegevens met de leesbare weergave, bekijk de validatie, beoordeel bijlagen en leg de verzending vast. Een bestandsnaam die op .xml eindigt bewijst niet dat de factuur aan de juiste regels voldoet.
Vraag welk formaat je pakket daadwerkelijk verstuurt
De Europese Commissie beschrijft e-invoicing als uitwisseling van gestructureerde, automatisch verwerkbare factuurgegevens. Een gewone, ongestructureerde pdf valt daar niet onder. Software kan van de gestructureerde gegevens wel een leesbare weergave maken.
UBL beschrijft een structuur voor die gegevens. Peppol is de route voor uitwisseling met bijbehorende afspraken. De Nederlandse Peppolautoriteit noemt voor de Nederlandse omgeving SI-UBL 2.0 (NLCIUS) en Peppol BIS Billing 3.0. Gebruik de door jouw software en ontvanger ondersteunde variant; “wij exporteren UBL” is daarvoor een te algemeen antwoord.
Vraag je leverancier: “Welk formaat verstuurt ons pakket voor deze klant, en waar zien wij dat terug bij een concept of export?” Noteer het antwoord bij je werkwijze. Een pdf hernoemen naar .xml verandert de inhoud niet. Laat je pakket de gestructureerde export maken en controleer die in de daarvoor bedoelde viewer of rapportage.
Deze controle gaat over de technische uitwisseling. De inhoud van de factuur controleer je daarnaast met de checklist om een volledige factuur te maken.
Controleer adres, factuurtype en klantreferentie
Neem het afgesproken Peppol-adres van de klant over en controleer het relevante documenttype. Ons stappenplan voor een Peppol-ID helpt daarbij. Houd het netwerkadres, je factuurnummer en een orderreferentie als afzonderlijke gegevens bij. Ze beantwoorden verschillende vragen: wie ontvangt, welk document is dit en waar hoort het bij?
Een export heeft ook een aanduiding van de toegepaste specificatie. De NPa legt uit dat CustomizationID samen met ProfileID duidelijk maakt welke specificatie en welk proces van toepassing zijn. De documentregistratie en het bestand moeten bij elkaar passen. Vraag bij twijfel je leverancier om die aansluiting te controleren; plak zelf geen identifier uit een willekeurig voorbeeld in het bestand.
Voor Peppol BIS Billing 3.0 verlangt de officiële regel R003 een kopersreferentie of inkooporderreferentie. Een referentie die alleen als tekst in de pdf staat, lost een ontbrekend gestructureerd veld niet op.
Laat de klant daarom bevestigen welk kenmerk moet worden gebruikt en vraag je pakketleverancier waar je het invult. Bewaar die afspraak bij het klantrecord. Zo hoef je niet bij iedere nieuwe factuur uit te zoeken of de contactpersoon, afdeling of order dezelfde referentie verwacht.
Leg de weergave naast de gestructureerde gegevens
Open de leesbare versie en de inhoudsweergave van dezelfde conceptfactuur. Controleer minstens factuurnummer, klant, datum, valuta, regels, referenties en betaalbedrag. Gebruik de gegevens die de viewer uit XML leest, niet alleen een tweede pdf uit hetzelfde sjabloon.
Ons fictieve voorbeeld is factuur D-041 met 6 uur werk tegen € 85. De vergoeding is 6 × € 85 = € 510. Met uitsluitend als rekenaanname 21% btw is dat € 107,10 btw en € 617,10 totaal. Er zijn geen kortingen, toeslagen, vooruitbetalingen of afrondingscorrecties opgenomen. Dit is geen oordeel over welk btw-tarief voor jouw werk geldt.
| Veld | XML | |
|---|---|---|
| Nummer | D-041 | D-041 |
| Orderref. | PO-041 | Geen |
| Excl. btw | € 510,00 | € 510,00 |
| Btw (voorbeeld) | € 107,10 | € 107,10 |
| Te betalen | € 617,10 | € 617,10 |
Alle bedragen zijn hier gelijk, maar de orderreferentie ontbreekt in de gestructureerde gegevens. In deze fictieve situatie ontbreekt ook een alternatieve kopersreferentie. Voor het genoemde BIS-formaat is de controle dus niet klaar. Vul het juiste veld in het concept aan, maak een nieuwe export en controleer die opnieuw. De tabel is een bedachte controlesituatie, geen door ons uitgevoerd validatierapport.
Werk niet alleen de pdf bij als er iets verandert. Anders kan de klant een ander beeld zien dan de gegevens die het boekhoudsysteem verwerkt. Leg bij een verschil vast welk veld afwijkt en welke exportversie je hebt geopend. Corrigeer het concept in de bronapplicatie zodat de volgende export en weergave weer bij elkaar horen.
Bekijk de validatie voor de gekozen standaard
De OpenPeppol-specificatie beschrijft meerdere validatielagen: de XML-structuur, de Europese factuurregels en aanvullende Peppol- en landregels. Een bestand dat als XML opent, kan daardoor toch een foutmelding geven. De controle kijkt bijvoorbeeld ook naar verplichte gegevens, codes en samenhang tussen bedragen.
Vraag je pakket of serviceprovider waar de uitkomst zichtbaar is en voor welk formaat en welke actuele regels wordt gecontroleerd. Maak voor een fout vier notities: de regel of melding, het betreffende veld, de aanpassing en de uitkomst van een nieuwe controle. Voor onze fictieve ontbrekende referentie zou je dus het referentieveld en de nieuwe export samen bekijken.
Een technisch geldige factuur bewijst niet dat je het juiste werk tegen de afgesproken prijs hebt gefactureerd. Vergelijk daarom ook met je opdracht en levering. Gebruik voor een softwaredemonstratie verzonnen gegevens in een testomgeving; stuur een fictieve factuur niet naar de echte boekhouding van een klant.
Geef een eventuele bijlage een duidelijke functie
OpenPeppol beschrijft aanvullende ondersteunende documenten, bijvoorbeeld een urenverantwoording. De lijst met toegestane bestandstypen noemt onder meer PDF. Een ondersteunende pdf is daarbij iets anders dan de gestructureerde factuur zelf.
Vraag welke onderbouwing de klant nodig heeft en hoe jouw pakket die koppelt. Geef het document een herkenbare naam en beschrijf de functie, bijvoorbeeld de urenstaat bij een bepaalde opdracht. Controleer in een demonstratie of de ontvanger ook die onderbouwing kan openen. Voeg bestanden toe omdat ze een concrete vraag beantwoorden.
Vraagt de klant daarnaast om een leesbare weergave van dezelfde factuur, spreek dan af hoe die herkenbaar bij het oorspronkelijke document blijft. Houd factuurnummer en bedrag gelijk. Maak geen tweede betalingsverzoek alleen om een andere weergave aan te leveren.
Bewaar de versie en controleer wat de status betekent
Leg na de echte verzending vast welk document je hebt verstuurd, naar welk adres en op welk moment. Bewaar de bijbehorende terugmelding. Vraag vooraf waar je een fout ziet en wie die opvolgt. Een leeg statusveld is geen reden om dezelfde factuur steeds opnieuw te sturen.
De NPa beschrijft dat terugkoppeling niet overal in de keten volledig wordt ondersteund. Een Invoice Response kan informatie over de verwerking geven, maar is niet verplicht. Vraag daarom je eigen leverancier welke status jouw pakket toont en wat die status werkelijk bevestigt.
Maak in je werkoverzicht aparte stappen voor verzending, een eventuele reactie van de klant en betaling. Controleer bij een onduidelijke situatie eerst het oorspronkelijke document en de ontvangst. Is er na verzending inhoudelijk iets fout, gebruik dan een herkenbare correctiewerkwijze in je pakket. Ons werkblad om Peppol-software te beoordelen helpt om ook foutafhandeling en export vooraf te laten demonstreren.