ZZP & administratie · Facturen

Hoe maak je een factuur als zzp'er?

Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Een factuur maak je door je eigen gegevens, de klantgegevens, een uniek factuurnummer, de factuur- en leverdatum, een duidelijke omschrijving en de juiste btw-bedragen op één document te zetten. Gebruik daarna steeds dezelfde indeling en nummering. Zo kan je klant snel controleren waarvoor die betaalt en blijft je administratie geschikt voor de btw-aangifte.

Werk je voor een Nederlandse privéklant? Bekijk eerst of een factuur aan een particulier verplicht is. De normale zakelijke factuurplicht en het btw-tijdvak zijn niet automatisch hetzelfde voor die verkoop.

Welke gegevens moeten op een zzp-factuur staan?

Voor een gewone Nederlandse factuur aan een zakelijke klant heb je minimaal de onderstaande gegevens nodig. Gebruik je juridische naam. Een handelsnaam mag ook als die samen met je adres en woonplaats bij KVK staat geregistreerd.

Begin je met een offerte? Controleer de overgang van offerte naar factuur, inclusief extra werk en vervallen onderdelen, voordat je de gegevens overneemt.

• je volledige bedrijfsnaam en vestigingsadres;
• de volledige naam en het adres van je klant;
• je btw-identificatienummer en, als je bent ingeschreven, je KVK-nummer;
• de factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
• de datum waarop je hebt geleverd of de periode waarin je het werk hebt uitgevoerd;
• een concrete omschrijving van de goederen of diensten;
• het aantal producten, uren of andere eenheden;
• de prijs exclusief btw, uitgesplitst als je meerdere btw-tarieven gebruikt;
• het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag;
• het totaalbedrag inclusief btw.

Heb je nog geen KVK-nummer? Controleer eerst wanneer je zonder KVK-inschrijving mag factureren. Een ontbrekend nummer bepaalt op zichzelf niet of je btw moet berekenen.

Alleen een postbusadres is niet voldoende als vestigingsadres. Vermeld ook niet je omzetbelastingnummer met je burgerservicenummer erin; voor contact met klanten gebruik je je btw-identificatienummer. Zet daarnaast je IBAN, de betalingstermijn en een duidelijke betalingsomschrijving op de factuur. Die drie zijn niet allemaal standaard fiscale factuureisen, maar voorkomen wel onnodige betaalvragen.

Twijfel je welk belastingnummer in je sjabloon hoort, of ben je de brief kwijt? Bekijk hoe je je eigen btw-id terugvindt en op de factuur controleert. Daar lees je ook wat je controleert zolang de registratie nog loopt.

Hoe maak je stap voor stap een duidelijke factuur?

Ga je een nieuw IBAN gebruiken? Controleer de rekeningvoorwaarden en de overstap naar een zakelijke rekening, zodat je betaalinstructies en bankmutaties op je bestaande facturen blijven aansluiten.

1. Kies één vaste indeling. Zet je eigen gegevens bovenaan, de klantgegevens daaronder en bedragen onderaan. Dezelfde volgorde op iedere factuur maakt controleren sneller.
2. Pak het volgende factuurnummer. Gebruik nooit opnieuw een nummer van een verzonden factuur, ook niet als die factuur later vervalt.
3. Beschrijf wat je hebt geleverd. Schrijf bijvoorbeeld niet alleen ‘werkzaamheden’, maar ‘10 uur webdesign volgens offerte 2026-014’.
4. Bereken het bedrag exclusief btw. Vermenigvuldig het aantal uren of stuks met de afgesproken prijs en verwerk een korting zichtbaar.
5. Voeg de juiste btw toe. Controleer eerst of 21%, 9%, 0%, een vrijstelling of een verleggingsregeling van toepassing is. Gebruik niet automatisch het tarief van je vorige opdracht.
6. Controleer en verstuur de definitieve versie. Exporteer bij voorkeur naar pdf, controleer namen, nummers, data en rekensommen, en bewaar daarna exact dat bestand.

Hoe werkt een goed factuurnummer?

Een factuurnummer moet uniek zijn en in een opeenvolgende reeks passen. Je mag één reeks gebruiken, zoals 2026-001, 2026-002 en 2026-003. Je mag ook meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld als verschillende bedrijfsonderdelen hun eigen administratie hebben. Zorg dan dat de opbouw duidelijk blijft en nummers nooit dubbel voorkomen.

Een nieuw kalenderjaar mag met een nieuwe reeks beginnen. Leg je keuze vast en wijk er niet zomaar van af. Verwijder een fout verzonden factuur niet uit je administratie en geef het nummer niet aan een andere klant. Corrigeer de fout zichtbaar; zo blijft de nummering controleerbaar. Volg bij een fout na verzending de uitleg over een verkeerde factuur corrigeren.

Wil je een vaste opbouw kiezen of werk je met meerdere reeksen? Bekijk dan de aparte uitleg wat een goed factuurnummer is, met voorbeelden voor een jaarwissel, een overgeslagen nummer en een creditfactuur.

Hoe bereken je het totaalbedrag en de btw?

Bereken eerst de vergoeding exclusief btw. Bereken vervolgens de btw over dat bedrag en tel die bij het subtotaal op. Bij een regulier tarief van 21% ziet een eenvoudig voorbeeld er zo uit:

Lever je op één factuur prestaties met verschillende tarieven, splits dan de bedragen per tarief. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan bereken je geen btw en vermeld je dat een vrijstelling van toepassing is. Lees bij twijfel eerst hoe btw voor zzp'ers werkt.

Wanneer verstuur je de factuur en welke betaaltermijn kies je?

Breng je ook een reis naar de klant in rekening? Bekijk hoe je reiskosten met de juiste btw op je factuur zet. Een aparte kilometerregel is niet vanzelf btw-vrij.

Voor prestaties aan ondernemers die onder het factuurstelsel vallen, verstuur je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld op 10 april, dan moet de factuur uiterlijk 15 mei zijn uitgereikt. Wacht praktisch gezien niet zo lang: direct na afronding factureren verkleint de kans op vragen en late betaling.

Toch vergeten te factureren? Bij een factuur achteraf maken lees je hoe je de echte uitgiftedatum en eerdere leverdatum vermeldt en het btw-tijdvak controleert.

Neem de betaaltermijn uit je offerte, overeenkomst of algemene voorwaarden over. Veertien of dertig dagen is gebruikelijk. Schrijf liever een concrete vervaldatum dan alleen ‘binnen 14 dagen’. Vermeld ook het factuurnummer bij de betalingsomschrijving. Zo kan zowel jij als de klant de betaling direct aan de juiste factuur koppelen.

Welke termijn juridisch en praktisch past, hangt af van je klant en de vooraf gemaakte afspraak. Bekijk daarom ook wanneer een factuur betaald moet worden.

Hoe verstuur en bewaar je een factuur?

Maak onderscheid tussen uren die je aan de klant factureert en alle tijd die je werkelijk aan je bedrijf besteedt. Houd niet-gefactureerde administratie en acquisitie afzonderlijk bij als je je urenregistratie voor het urencriterium opbouwt.

Een pdf per e-mail is voor de meeste Nederlandse zakelijke klanten praktisch. Gebruik een herkenbare bestandsnaam, bijvoorbeeld 2026-018-bedrijfsnaam.pdf, en zet het factuurnummer ook in het onderwerp van de e-mail. Vraag vóór verzending welk factuuradres of inkoopkenmerk de klant gebruikt; een inhoudelijk juiste factuur kan anders alsnog in een verkeerde mailbox blijven liggen.

Bewaar verzonden en ontvangen facturen zeven jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar. Een digitale factuur bewaar je digitaal in de vorm waarin je die hebt verstuurd of ontvangen. Alleen een papieren afdruk bewaren is dan niet voldoende. Zorg voor een herstelbare back-up en controleer geregeld of bestanden nog openen. Bekijk ook hoe lang je facturen moet bewaren, wanneer een termijn van tien jaar geldt en aan welke voorwaarden scans moeten voldoen.

Moet de klant een echte elektronische factuur ontvangen in plaats van een pdf, kijk dan bij Peppol en e-facturatie. Een pdf per mail en een gestructureerde e-factuur zijn technisch niet hetzelfde.

Wat doe je bij een fout of een bijzondere situatie?

Ontdek je vóór verzending een fout, pas het concept aan en controleer opnieuw. Is de factuur al verzonden, overschrijf dan niet stilletjes het bewaarde bestand. Maak een correctie of creditfactuur met een eigen uniek nummer, verwijs naar de oorspronkelijke factuur en stuur daarna zo nodig een nieuwe correcte factuur. Zo blijven beide versies en de reden van de correctie zichtbaar.

Controleer de regels extra zorgvuldig in deze situaties:

• KOR: geen btw berekenen of als btw-bedrag vermelden; noem de vrijstelling.
• Buitenlandse klant: het btw-nummer van de klant en aanvullende teksten kunnen verplicht zijn.
• Verlegde btw: vermeld dat de btw is verlegd en neem de vereiste nummers op.
• Factuur tot € 100 inclusief btw: controleer wanneer je een vereenvoudigde factuur mag sturen, welke gegevens blijven en wanneer een uitzondering geldt.
• Vooruitbetaling: controleer bij een voorschotfactuur maken het btw-tijdvak en de verrekening op de eindfactuur.

Welke controle doe je voordat je op verzenden klikt?

• De naam en het adres van beide partijen kloppen.
• KVK-nummer en btw-identificatienummer zijn correct.
• Factuurnummer is uniek en sluit aan op je reeks.
• Factuurdatum en leverdatum of periode staan erop.
• De prestatie en hoeveelheid zijn concreet omschreven.
• Subtotaal, btw-tarief, btw-bedrag en totaal zijn nagerekend.
• IBAN, vervaldatum en betalingskenmerk zijn duidelijk.
• De definitieve kopie wordt direct in je administratie opgeslagen.

Veelgestelde vragen over een factuur maken

Mag je als zzp'er zelf een factuur maken?

Ja. Je hebt geen boekhouder of speciaal programma nodig. Een document of spreadsheet is voldoende zolang alle verplichte gegevens erop staan en je administratie controleerbaar blijft. Bij veel facturen verkleint software wel de kans op dubbele nummers en rekenfouten.

Is een handtekening verplicht op een factuur?

Nee. Een handtekening is geen standaard verplicht factuurgegeven. De identiteit van beide partijen, nummers, data, prestatie en btw-bedragen zijn belangrijker.

Moet je IBAN op een factuur staan?

Een IBAN is geen standaard fiscaal verplicht factuurgegeven, maar is praktisch wel nodig als de klant per bank moet betalen. Controleer het nummer extra zorgvuldig voordat je een sjabloon hergebruikt.

Kun je een factuur in Word of Excel maken?

Ja. Beveilig je nummering tegen dubbel gebruik, controleer formules en bewaar de verzonden pdf. Stap over op facturatiesoftware zodra handmatig kopiëren meer fouten of zoekwerk veroorzaakt dan het bespaart.