ZZP & administratie
Van offerte naar factuur
Een knop “omzetten naar factuur” neemt gegevens over, maar controleert je afspraken niet. Pak de goedgekeurde offerte erbij, zet wijzigingen op een apart overzicht en vergelijk dat met het concept. Zo wordt duidelijk waarom het uiteindelijke bedrag gelijk blijft of verandert.
Kort antwoord
Begin met de versie waarmee je klant akkoord ging. Controleer wat is uitgevoerd, toegevoegd of vervallen en waar de bijbehorende afspraak staat. Geef de factuur daarna de eigen datum en nummering. Een ontbrekende toelichting los je vóór verzending op.
Zoek eerst de goedgekeurde versie
KVK legt uit dat akkoord op een offerte afspraken vastlegt en dat een duidelijke bevestiging ook per e-mail kan worden gegeven. Zie KVK: offerte en akkoord. Gebruik dus niet automatisch het nieuwste bestand in je map als basis. Een later concept kan voorstellen bevatten die de klant nooit heeft aanvaard.
Onze praktische werkwijze: bewaar bij één projectcode de verzonden offerte, de bevestiging van je klant en de latere afspraken. Schrijf in je eigen overzicht het offertenummer en de versie. Een bestandsnaam als Q-026-v2 is alleen een voorbeeld van je eigen ordening; het is geen verplicht nummermodel.
Vergelijk ook de klantnaam en het aflever- of factuuradres. Een opdracht van een contactpersoon betekent niet vanzelf dat de factuur op diens persoonlijke naam hoort. Vraag wie de afnemer is en welke gegevens in het boekhoudsysteem van de klant moeten komen. Doe die controle voordat je bedragen kopieert.
Maak een brug tussen afspraak en uitvoering
KVK adviseert om werkzaamheden, inbegrepen correctierondes en eventuele extra kosten duidelijk te benoemen. Bron: duidelijkheid over prijs en werkzaamheden. Zet voor je eigen factuurcontrole per verschil drie dingen naast elkaar: wat stond in de offerte, wat is later afgesproken en wat komt op de factuur?
Gebruik korte regels zoals “extra revisie”, “onderdeel vervallen” of “aantal aangepast”, met een verwijzing naar de betreffende bevestiging. Alleen “meerwerk” boven een bedrag vertelt je later weinig. Noteer bij extra uren ook de afgesproken manier van rekenen en de onderbouwing van de hoeveelheid.
Houd een vaste projectprijs en een afspraak op uurbasis uit elkaar. Dat je software alle geregistreerde uren kan importeren, bepaalt niet welke prijsafspraak geldt. Neem niet zowel de volledige projectprijs als de uren voor hetzelfde inbegrepen werk over. Bij een onduidelijke wijziging bespreek je eerst de omschrijving, omvang en prijs met je klant; deze controlelijst beslist geen contractgeschil.
Fictief voorbeeld: extra revisie en vervallen onderdeel
In ons eigen voorbeeld gaat het om een binnenlandse zakelijke opdracht. De goedgekeurde offerte heeft een vaste prijs van € 1.800 exclusief btw. Later spreken beide partijen twee extra revisie-uren à € 85 af en laten ze een afzonderlijk geprijsd onderdeel van € 240 vervallen. Alles is uitgevoerd volgens die aangepaste afspraak. We nemen uitsluitend voor de berekening aan dat 21% btw correct is en dat er geen voorschot of eerdere deelfactuur is.
| Regel | Excl. btw |
|---|---|
| Offerte | € 1.800,00 |
| Extra: 2 × € 85 | + € 170,00 |
| Vervallen | − € 240,00 |
| Subtotaal | € 1.730,00 |
| Btw: 21% | € 363,30 |
| Totaal incl. btw | € 2.093,30 |
De controle is € 1.800 + € 170 − € 240 = € 1.730. De aangenomen btw is € 1.730 × 0,21 = € 363,30. Met btw wordt dat € 2.093,30. Het oorspronkelijke offertebedrag inclusief dezelfde btw was € 2.178. Het verschil is dus een daling van € 84,70.
Vergeet je het vervallen onderdeel, dan factureer je € 1.970 exclusief btw en € 2.383,70 inclusief btw. Dat is € 290,40 meer dan het juiste bedrag in dit voorbeeld. Een controle van alleen “offerte plus extra werk” mist die fout. Bekijk zowel de toevoegingen als de verminderingen.
Deze tabel is een rekenvoorbeeld, geen complete factuur en geen marktprijs. Bij verschillende btw-tarieven, KOR, vrijstelling of verlegging kun je deze 21%-berekening niet zomaar gebruiken. De Belastingdienst staat afronding per prestatie of over het totaal toe, met een vaste lijn; meng beide methoden niet. Zie btw-bedragen afronden.
Controleer de factuur als afzonderlijk document
Voor een gewone factuur waarvoor de factuurplicht geldt, verlangt de Belastingdienst onder meer namen en adressen, btw-id, KVK-nummer bij inschrijving, uitgiftedatum, uniek opeenvolgend factuurnummer, leveringsdatum, omschrijving en omvang, bedrag exclusief btw, tarief en btw-bedrag. Bijzondere situaties hebben aangepaste regels. Bekijk de volledige factuureisen.
Het offertenummer kan helpen als verwijzing, maar controleer daarnaast de factuurnummerreeks. Neem de offertedatum niet als vanzelf over als factuurdatum. Lees de stappen voor een correcte factuur voor de basisgegevens. Bewaar je verschiloverzicht bij het project, zodat de omschrijving op de factuur terug te voeren is op de laatste afspraken.
KVK noemt ook aanvullende klantgegevens, zoals een inkoopnummer, voor de verwerking bij je klant. Zie KVK: factuur maken en versturen. Vraag zo'n referentie op tijd op. Controleer de verzendwijze afzonderlijk; bij Peppol kun je ook de gestructureerde gegevens en leesbare weergave vergelijken.
Zoek eerdere facturen voordat je het totaal afsluit
Het rekenvoorbeeld hierboven heeft geen eerdere facturen. In een echt project kan dat anders zijn. Zoek op projectcode naar voorschotten en afgeronde fases, zodat je hetzelfde deel van de opdracht niet opnieuw als openstaand behandelt. Houd de eerder gefactureerde bedragen en de werkelijk ontvangen betalingen als afzonderlijke controles bij.
Een betaling en een wijziging van de opdracht verklaren verschillende dingen. Een betaald voorschot verandert bijvoorbeeld niet vanzelf het afgesproken totale projectbedrag. Voor de verwerking van het voorschot en de eindfactuur gebruik je de uitleg over voorschotfacturen en verrekening. Is een eerdere factuur fout, volg dan de controle voor een factuur corrigeren.
Sluit je controle af met verzending en dossier
De Belastingdienst noemt voor de gewone factuur de uiterste verzending op de vijftiende dag van de maand na levering; er bestaan uitzonderingen en aangepaste regels. Bron: facturen maken en versturen. Plan de vergelijking met je offerte dus tijdig.
Onze laatste controle heeft vier vragen:
- Kan ik de gebruikte offerteversie koppelen aan het akkoord van de klant?
- Is elke toevoeging en vermindering terug te vinden in de latere afspraken?
- Sluiten omschrijving, rekensom en eerdere facturen op elkaar aan?
- Stuur ik het juiste bestand naar de juiste afnemer, met de benodigde referentie?
Bewaar na verzending de daadwerkelijk verstuurde factuur. De Belastingdienst verlangt bewaring in de verstuurde of ontvangen vorm: digitale facturen digitaal, gewoonlijk zeven jaar, met tienjarige termijnen voor onder meer onroerende zaken en bepaalde eenloketregelingen. Zie facturen bewaren. Bewaar je eigen werkblad daarnaast als uitleg van de vergelijking.