Peppol & e-facturatie

Creditnota via Peppol

Gepubliceerd: 2026-10-13 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-13

Maak een creditnota via Peppol herleidbaar naar de factuur die je corrigeert. Controleer het eigen creditnummer, het oorspronkelijke factuurnummer, de reden en de bedragen. Kijk daarna wat je pakket werkelijk verstuurt: een zichtbare verwijzing op het scherm is nog geen controle van het gestructureerde document.

Kort antwoord

Zoek eerst de definitieve oorspronkelijke factuur terug. Maak de credit vanuit die factuur waar je pakket dat ondersteunt, controleer de factuurreferentie in de verzendgegevens en vergelijk de bedragen met je eigen correctieblad. Leg vervolgens verzending, verwerking en eventuele verrekening apart vast. Deze uitleg gaat over een leverancierscreditnota; laat een ander facturatiescenario afzonderlijk beoordelen.

De oorspronkelijke factuur moet herkenbaar zijn

De actuele OpenPeppol-regel NL-R-001 verlangt bij een creditnota van een leverancier in Nederland een factuurreferentie in de gestructureerde gegevens. Het bedoelde nummer staat in de gegevensgroep BillingReference, bij de verwijzing naar de voorafgaande factuur. Controleer dus niet alleen of de omschrijving “credit op eerdere levering” bevat.

Bewaar de originele factuur naast de voorgenomen credit. Schrijf het definitieve factuurnummer letterlijk over in je controleblad en vergelijk het met de verzendgegevens. Gebruik geen conceptnummer, ordernummer of willekeurige bestandsnaam als vervanging. Kan je pakket het veld niet zichtbaar maken, vraag de leverancier dan waar de factuurreferentie in de uiteindelijke export of validatie terug te vinden is.

Een correctie kan ook andere informatie nodig hebben, zoals de afspraak over retouren of een vervallen onderdeel. Leg die reden kort vast en koppel het bewijs aan je blad. Een klant kan het bedrag dan controleren zonder te hoeven raden welke eerdere levering je bedoelt.

Houd drie soorten nummers uit elkaar

OpenPeppol-regel PEPPOL-EN16931-R003 vereist bij Invoice én CreditNote een buyer reference of purchase order reference. Die heeft een andere functie dan de oorspronkelijke factuurreferentie. Vraag de opdrachtgever welk kenmerk bij deze correctie hoort en laat zien in welk veld je pakket het meestuurt.

Controleer ook de ontvangende organisatie en het Peppol-adres. Hetzelfde klantlogo op twee administraties betekent niet dat je dezelfde ontvanger hebt gekozen. Gebruik daarvoor de Peppol-ID-controle. Los een verschil in ontvanger of kenmerk op voordat je de credit definitief maakt.

Controleer het documenttype naast de weergave

De UBL CreditNote-structuur van OpenPeppol heeft een eigen documentnummer, datum, valuta, documenttypecode en creditregels. Code 381 staat voor een gewone creditnota in BIS Billing. De kop van een PDF vertelt niet zelfstandig welk gestructureerd type is aangemaakt.

De Nederlandse Peppolautoriteit over CustomizationID legt uit hoe specificatie, bedrijfsproces en geregistreerd documenttype samenhangen. Laat de leverancier bevestigen welk profiel je pakket gebruikt en of de ontvanger dat type kan verwerken. Wijzig zelf geen technische identifier om een afgewezen document door te sturen.

Vergelijk in je controle het type, eigen nummer, oorspronkelijke referentie, valuta en totaal. Vraag bij een onverklaard verschil om de definitieve gegevens en de validatie-uitkomst. Onze controle van UBL en PDF-weergave helpt om die vergelijking uit te voeren. Wij hebben voor dit artikel geen Peppol-document in een leveranciersaccount verzonden.

Fictief voorbeeld: twee stuks van een factuur crediteren

In onze eigen testset bevat factuur F-2026-118 tien stuks van € 80 exclusief btw. We veronderstellen voor dit voorbeeld dat 21% btw van toepassing is, zonder korting, toeslag of eerdere credit. Twee stuks worden volgens de fictieve afspraak gecrediteerd met document C-2026-021, dat naar F-2026-118 verwijst.

De oorspronkelijke btw is € 800 × 21% = € 168. Bij de twee stuks is de correctie € 160 met € 33,60 btw, samen € 193,60. Na deze ene credit resteert € 968 − € 193,60 = € 774,40. Dat is de uitkomst van deze afgebakende testset, geen instructie voor de aangifteperiode van een werkelijke correctie.

We tonen de grootte van de credit positief en trekken haar in de vergelijking af. Is de oorspronkelijke factuur nog helemaal onbetaald, dan resteert in deze test € 774,40. Is de volledige € 968 al ontvangen, dan moet je de afgesproken afwikkeling van € 193,60 apart controleren. De verzonden credit is geen bewijs dat dat bedrag al is terugbetaald of juist verrekend.

Een minteken op het scherm is niet de hele controle

De BIS Billing-uitleg over creditnota's onderscheidt CreditNote van een negatieve Invoice. Bij een creditnota wordt de werking door het documenttype bepaald; bedragen kunnen in een gewone creditnota positief zijn. Andere correcties kunnen andere tekens hebben. Zet dus niet automatisch alle XML-bedragen op min omdat je pakket een negatief saldo toont.

Moneybird: creditfactuur maken beschrijft bijvoorbeeld het dupliceren vanuit een originele factuur, een nieuw nummer en negatieve bedragen in de toepassing. De leverancier laat ook gedeeltelijk crediteren en verrekenen met openstaande facturen zien. Een betaald origineel vraagt daar een andere verwerkingsroute. De koppeling in die toepassing bewijst op zichzelf niet welk XML-veld wordt verstuurd: laat dat afzonderlijk tonen.

De Moneybird-instructie voor Peppol-verzending heeft eigen invoerregels: factuurregels exclusief btw en geen negatieve regelbedragen, met negatieve aantallen of korting als beschreven alternatieven. Beoordeel een concrete credit daarom met de creditfunctie én de Peppol-instructie van je pakket. Voer geen tweede, handmatige tekenwissel uit naast een omzetting die de software al doet.

Bewaar correctie, verzending en afwikkeling samen

Controleer vóór verzending of de credit alleen de bedoelde regels bevat. Neem eigen nummer, oorspronkelijke nummer en het gecorrigeerde bedrag over op het blad. Bewaar de definitieve verzendversie en de status die het pakket daadwerkelijk geeft. Schrijf ernaast wat die status volgens de leverancier betekent en welke vraag aan de ontvanger nog openstaat.

Moneybird vermeldt dat een factuur maar eenmaal via Peppol kan worden verstuurd. Een herinnering of opnieuw verzenden volgt daar een andere route. Maak dus geen nieuwe credit om alleen een ontbrekende ontvangstbevestiging te onderzoeken. Vraag eerst de status na met het bestaande documentnummer.

Sluit het blad af met drie afzonderlijke resultaten: welk bedrag is gecorrigeerd, wat is over verzending bekend en hoe is de betaling of verrekening verwerkt? Bewaar originele factuur, credit en onderbouwing als samenhangend dossier. Lees daarvoor de uitleg over facturen bewaren. Moet je de aanleiding voor de correctie terugzoeken, begin bij de afspraak, wijzigingen en oorspronkelijke factuur.