ZZP & administratie · Bewaarplicht

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Laatst gecontroleerd: 2 oktober 2026

Als zzp'er bewaar je ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen in de regel 7 jaar. Facturen en andere gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je 10 jaar. Dezelfde termijn van 10 jaar geldt voor leveringen en diensten die onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem vallen. Bewaar een digitale factuur digitaal in de vorm waarin je die hebt verstuurd of ontvangen; alleen een afdruk is niet genoeg. Een papieren factuur mag je onder voorwaarden scannen, zolang de scan juist, volledig en controleerbaar is. De plicht blijft ook gelden als je stopt met ondernemen. Regel daarom een export en back-up voordat je boekhoudsoftware, zakelijke e-mail of een opslagaccount opzegt.

Welke facturen moet je 7 jaar bewaren?

De bewaarplicht geldt voor alle facturen die je ontvangt en voor kopieën van alle facturen die je verstuurt. Die stukken horen bij je inkoop- en verkoopadministratie. Daaronder vallen bijvoorbeeld je pdf-verkoopfacturen, facturen van leveranciers, creditfacturen, vereenvoudigde facturen en facturen waarop geen btw staat. De btw-behandeling verandert de gewone bewaarplicht dus niet.

Bewaar niet alleen het zichtbare document, maar zorg dat je de factuur kunt koppelen aan de juiste boeking en betaling. Een factuur met nummer 2026-041 hoort bijvoorbeeld terug te komen in je verkoopboek en debiteurenadministratie. Een bankmutatie, opdrachtbevestiging of creditfactuur kan nodig zijn om later uit te leggen wat er is gebeurd.

Wanneer geldt een bewaartermijn van 10 jaar?

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Denk aan stukken over een bedrijfspand of grond. Label zulke facturen apart van gewone kantoorkosten, zodat je ze niet na 7 jaar samen met de rest van een oud boekjaar verwijdert.

Een tweede uitzondering geldt als je de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem gebruikt. Voor de leveringen en diensten die onder die regelingen vallen, geldt eveneens 10 jaar. Niet iedere buitenlandse factuur valt automatisch onder deze uitzondering. Bewaar 10 jaar wanneer de transactie daadwerkelijk via OSS of IOSS is aangegeven.

Wanneer begint de bewaartermijn te lopen?

Kijk niet alleen naar de factuurdatum. De Belastingdienst koppelt het begin van de bewaartermijn aan de actualiteitswaarde van een gegeven. Zolang een document nog actueel is voor je bedrijfsvoering, hoort het bij je lopende administratie. Pas wanneer die actualiteitswaarde vervalt, begint de bewaartermijn.

Dat verschil is vooral belangrijk bij langlopende stukken. Een leasecontract van 4 jaar blijft gedurende de looptijd actueel; daarna begint voor dat gegeven de termijn van 7 jaar. Voor een gewone jaarmap met verkoopfacturen is het praktisch om per boekjaar één vernietigingsdatum vast te leggen en vóór verwijdering te controleren of een lopend contract, geschil, correctie of andere wettelijke verplichting een langere bewaring nodig maakt.

Bewaar je een digitale factuur digitaal of op papier?

Bewaar een factuur in de vorm waarin je die hebt verstuurd of ontvangen. Krijg je een pdf per e-mail, sla dan het pdf-bestand op. Ontvang je een gestructureerde e-factuur, bijvoorbeeld als UBL- of XML-bestand, bewaar dan ook dat digitale bestand en zorg dat je de inhoud leesbaar kunt maken. Alleen een screenshot of afdruk van het scherm is geen volwaardige vervanging van het digitale origineel.

Hetzelfde geldt voor facturen die je zelf verstuurt. Bewaar exact de definitieve versie die de klant heeft gekregen, niet alleen het bewerkbare sjabloon. Lees bij het opzetten van je proces ook hoe je een correcte factuur maakt en hoe je de definitieve versie na verzending vastlegt.

Mag je papieren facturen scannen en daarna weggooien?

Ja, dat kan onder voorwaarden. De scan moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn. Scan alle pagina's en bijlagen en zorg dat relevante echtheidskenmerken, zoals kleur, logo of watermerk, niet verloren gaan. De administratie moet bovendien binnen een redelijke termijn te controleren zijn.

Controleer daarom na het scannen of bedragen, btw, data, kleine letters en de achterkant leesbaar zijn. Geef het bestand een vaste naam, koppel het aan de boeking en neem het mee in de back-up. Gooi het papier pas weg als je hebt vastgesteld dat de digitale versie compleet is en aan deze voorwaarden voldoet. Bij twijfel of een bijzonder bewijsstuk kun je het origineel langer bewaren.

Hoe bewaar je facturen praktisch en controleerbaar?

Een map vol willekeurige bestandsnamen voldoet in de praktijk slecht, ook als alle documenten erin staan. Gebruik een indeling die aansluit op je boekhouding, bijvoorbeeld per boekjaar en per type document. Een eenvoudige structuur kan er zo uitzien:

Zorg voor minstens één herstelbare back-up buiten het apparaat waarop je dagelijks werkt. Test geregeld of je een map en een losse factuur kunt terugzetten. Bewaren in alleen een mailbox, telefoon of online boekhoudpakket is kwetsbaar: toegang kan verdwijnen, een abonnement kan eindigen en bestanden kunnen per ongeluk worden verwijderd.

Wie is verantwoordelijk bij een boekhouder, softwarepakket of bedrijfsbeëindiging?

Ook als een boekhouder of softwareleverancier je administratie bijhoudt, moeten de gegevens die deze partij over je onderneming heeft bewaard blijven. Spreek af wie exports en back-ups maakt, in welk formaat je die krijgt en hoe je na beëindiging van het contract toegang houdt. Controleer of de export naast pdf's ook relevante boekingsgegevens bevat.

Stop je als zzp'er, dan stopt de bewaarplicht niet. Download vóór het opzeggen van diensten je verkoop- en inkoopfacturen, grootboek, debiteuren- en crediteurenoverzichten, bankafschriften en aangiften. Bewaar ook de gegevens die horen bij bijzondere btw-behandelingen, bijvoorbeeld het bewijs waarom je een factuur zonder btw hebt verstuurd.

Welke checklist gebruik je vóór je een oude administratie verwijdert?

• De volledige wettelijke termijn is verstreken en de startdatum is correct bepaald.
• Facturen over onroerende zaken en OSS/IOSS-transacties zijn voor 10 jaar apart gehouden.
• Er loopt geen contract, geschil, correctie of andere verplichting waarvoor de stukken nog nodig zijn.
• Digitale facturen zijn in hun oorspronkelijke digitale vorm beschikbaar.
• Scans zijn volledig, leesbaar en bevatten relevante echtheidskenmerken.
• Factuur, boeking, betaling en eventuele creditfactuur zijn aan elkaar te koppelen.
• De back-up is herstelbaar en onafhankelijk van een aflopend softwareabonnement.
• Bij twijfel over een kortere termijn is een schriftelijke afspraak met de Belastingdienst aanwezig.

Veelgestelde vragen over facturen bewaren

Moet je facturen 7 of 10 jaar bewaren?

Gewone zakelijke facturen bewaar je 7 jaar. Voor onroerende zaken en transacties die onder OSS of IOSS vallen, geldt 10 jaar. Bewaar langer als een document nog actueel is of om een andere reden nodig blijft.

Is een afdruk van een digitale factuur voldoende?

Nee. Bewaar een digitaal ontvangen of verstuurd bestand digitaal. De administratie moet bruikbaar en controleerbaar blijven; alleen een afdruk verwijdert digitale gegevens die bij het origineel horen.

Mag je een papieren factuur scannen en het origineel weggooien?

Ja, als de scan juist en volledig is, relevante echtheidskenmerken bevat en binnen een redelijke termijn kan worden gecontroleerd. Controleer dit voordat je het papier vernietigt.

Moet je facturen bewaren nadat je bent gestopt?

Ja. Ook na het beëindigen van je onderneming blijft de bewaarplicht gelden. Maak daarom tijdig een export en back-up voordat je software, bankrekening of zakelijke e-mail opzegt.