Zakelijke software
Boekhouding exporteren
Neem bij een wissel van boekhoudsoftware meer mee dan een lijst met factuurbedragen. Bewaar de documenten en hun verband met boekingen en betalingen. Controleer daarna afzonderlijk welke gegevens het nieuwe pakket kan importeren. Een geslaagde download bewijst nog geen complete overdracht.
Kort antwoord
Maak twee sets: een archief dat je buiten het oude pakket kunt raadplegen en een werkset voor de nieuwe boekhouding. Leg voor beide dezelfde afsluitdatum vast. Vergelijk documentaantallen, bijlagen, open posten en bankbedragen. Laat je boekhouder de aansluiting beoordelen voordat je toegang tot het oude systeem beëindigt.
Bepaal wat je wilt bewaren en overzetten
Een archief en een import hebben een ander doel. In het archief zoek je later terug wat je hebt ontvangen, verstuurd en geboekt. In de nieuwe administratie wil je verder werken met de juiste klanten, open posten en afgesproken beginsaldi. Misschien blijft oude detailinformatie in een leesbaar archief; spreek dan af hoe je vanuit de nieuwe boekhouding teruggaat naar die stukken.
De fiscale brochure van de Belastingdienst, juli 2026 verlangt dat digitale gegevens beschikbaar, leesbaar en controleerbaar blijven. Alleen een auditfile bewaren is niet voldoende. Ook gegevens bij een softwareleverancier vallen onder de bewaarplicht. De gebruikelijke termijnen en uitzonderingen staan in onze uitleg over facturen bewaren.
Schrijf op één blad: oude administratie, nieuwe administratie, afsluitdatum, verantwoordelijke en waar elk bestand terug te vinden is. Zet een open vraag naast ieder onderdeel dat nog niet is gecontroleerd. “Alles geëxporteerd” is pas bruikbaar als je kunt aanwijzen wat “alles” omvat.
Maak een inventaris per onderdeel
Gebruik onderstaande eigen werkindeling als vertrekpunt. Vul haar aan met wat jouw onderneming werkelijk gebruikt, zoals voorraad, projecten, loonadministratie of buitenlandse transacties. Bewaar ook de stukken waarmee je aangiften en jaarcijfers onderbouwt; een facturenmap bevat die niet vanzelf.
| Onderdeel | Controle in je werkblad |
|---|---|
| Facturen en credits | Documentnummer, datum, bedragen, status en definitief bestand |
| Inkomende stukken | Overzicht, oorspronkelijke bestanden en alle relevante bijlagen |
| Bank en open posten | Rekening, periode, betalingen, koppelingen en resterende bedragen |
| Boekingen en relaties | Grootboekgegevens, klantnummers en afgesproken importvelden |
Noteer bij iedere download de gekozen periode en filters, het aantal unieke documenten en het bestandsformaat. Zet losse bijlagen niet in dezelfde telling als facturen. Leg ontbrekende of onleesbare stukken apart vast. Zo kun je later gericht herstellen, zonder een tweede willekeurige export over de eerste heen te zetten.
Voorbeeld: de export bestaat uit meerdere routes
We gebruiken Moneybird als gedocumenteerd voorbeeld, zonder voorkeur voor een leverancier. De pagina over je boekhouding downloaden beschrijft afzonderlijke exports van facturen, inkomende stukken, bankmutaties, contacten en boekingen. Controleer bij een ander pakket dezelfde onderdelen in zijn eigen documentatie.
Bij verkoopfacturen exporteren kun je in Moneybird een overzicht per factuur of per regel kiezen en een ZIP samenstellen, met een optie voor UBL-bestanden. Een losse factuur kan als PDF of UBL worden gedownload. Controleer het periodefilter en welke bestanden je in de ZIP hebt aangevinkt. Een Excel-overzicht per regel kan meerdere rijen voor één factuur bevatten; btw-bedragen worden daarin niet altijd per regel getoond.
De export voor inkomende documenten werkt anders: de samengestelde ZIP bevat bijlagen en een Excel-overzicht. Moneybird genereert voor deze documenten geen eigen PDF. Zoek daarom de oorspronkelijke bijlage terug; verwacht niet voor elk document een nieuw aangemaakte PDF. Voor gestructureerde facturen helpt onze uitleg over UBL, weergaven en bijlagen.
Controleer boekingen, bankfilters en contacten
Volgens Moneybird: boekingen exporteren download je grootboekkaarten als Excel per boekjaar. Een losse categorieënlijst zonder boekingen is geen beschikbare export. De RGS Brugstaat vereist bij deze leverancier RGS 3.5-codes op alle categorieën. Laat vooraf bevestigen welke export je boekhouder en het nieuwe pakket kunnen gebruiken.
Een Moneybird-export van banktransacties volgt de geselecteerde periode, rekening en status. Het standaardperiodefilter is het huidige jaar. Controleer dus ook oudere jaren en onverwerkte mutaties. Dit is een Excel-transactieoverzicht; stel het niet automatisch gelijk aan een officieel bankafschrift of een importbestand voor je nieuwe bankkoppeling.
Bij contacten exporteren beschrijft Moneybird twee Excel-werkbladen, voor contacten en contactpersonen; vCard bevat alleen standaardcontactgegevens. De beschreven import in een andere Moneybird-administratie heeft eigen voorwaarden. Daarbij kunnen aanwezige SEPA-gegevens incasso activeren en kan opnieuw importeren dubbele contacten veroorzaken. Laat daarom ook betaalinstellingen en bestaande klantnummers controleren. Voor een ander pakket moet je de veldtoewijzing daar afzonderlijk testen.
Reken een kleine proefset na
Onderstaande fictieve septemberset laat zien waarom documentaantallen en Excel-rijen geen gelijke maat zijn. We veronderstellen drie verkoopfacturen en één creditfactuur, allemaal in euro. De bedragen zijn inclusief toepasselijke btw; we rekenen hier geen btw-aangifte of omzet uit.
| Document | Regels | Bedrag |
|---|---|---|
| F-001 | 2 | € 1.210 |
| F-002 | 1 | € 605 |
| F-003 | 2 | € 968 |
| C-001 | 1 | − € 121 |
De set bevat 4 documenten en 6 factuurregels. Het totaal na aftrek van de credit is € 1.210 + € 605 + € 968 − € 121 = € 2.662. Een export per regel met zes rijen kan dus kloppen. Tel voor de documentcontrole unieke nummers, niet alleen rijen, en vergeet de credit niet.
Veronderstel dat F-001 volledig is betaald, op F-002 € 500 is ontvangen en C-001 het bedrag van F-003 verlaagt. Er zijn geen eerdere open posten, afboekingen of andere correcties. De gekoppelde ontvangsten zijn € 1.210 + € 500 = € 1.710. Dan blijft € 2.662 − € 1.710 = € 952 open: € 105 op F-002 en € 847 na de credit op F-003. Dat open bedrag moet herkenbaar aansluiten op de gekozen overdracht.
In dezelfde fictieve periode heeft één bankrekening een beginsaldo van € 3.200, twee bijschrijvingen van samen € 1.710 en drie afschrijvingen van € 400, € 310 en € 150. Het eindsaldo is € 3.200 + € 1.710 − € 860 = € 4.050. Vergelijk dus vijf bankmutaties en het saldo. Stel dat de drie inkoopstukken bestaan uit twee PDF's en één foto: dan zijn dat drie bronbestanden, ook al vind je maar twee bestanden met de extensie PDF.
Test de import apart van het archief
Laat het nieuwe pakket eerst met een kleine, afgesproken proefset werken. Controleer documentnummers, valuta, datums, negatieve credits, betalingen en klantkoppelingen. Zoek na de proef dezelfde factuur terug en vergelijk de open post met je controleblad. Controleer ook of het systeem bestanden bewaart of alleen de bedragen importeert.
Spreek met je boekhouder af of je historie, beginsaldi of alleen open posten overneemt. Voorkom dat hetzelfde bedrag zowel in een beginsaldo als nogmaals als oude boeking wordt opgenomen. Reeds verstuurde facturen opnieuw maken of verzenden is geen neutrale manier om een archief te vullen. Leg de gekozen werkwijze en de verwijzing naar het oude archief vast.
De Moneybird-documentatie vermeldt bijvoorbeeld dat periodieke facturen wel naar Excel kunnen, maar niet rechtstreeks naar een andere administratie kunnen worden overgezet. Een opgeslagen export is dus geen bewijs dat een abonnement, workflow of bankkoppeling in het nieuwe pakket opnieuw is ingericht. Laat die werkprocessen afzonderlijk bevestigen.
Rond de overdracht af voordat toegang vervalt
Bewaar de oorspronkelijke export onbewerkt en maak een aparte werkkopie voor de import. Open het archief buiten het oude pakket, test een herstel uit je eigen back-up en noteer welke programma's nodig zijn. Spreek af wie ontbrekende bestanden oplost en hoe lang het oude account bereikbaar blijft.
De Moneybird-uitleg over back-ups onderscheidt exports voor jezelf van zijn herstelvoorziening voor incidenten. Die leveranciersback-ups kunnen niet worden gebruikt om een individuele administratie terug te zetten. Bij een geblokkeerde administratie beschrijft Moneybird een ZIP per boekjaar met een inhoudsoverzicht in LEESMIJ.txt. Controleer zelf de jaren en de inhoud; neem niet aan dat alleen het bestaan van een ZIP je vragen oplost.
Rond pas af als het archief leesbaar is, bedragen aansluiten, importverschillen verklaard zijn en vervolgprocessen werken. Bewaar het controleblad naast de exports. Gebruik bij de keuze van je nieuwe pakket ook de demonstratiechecklist voor boekhoudsoftware en, waar van toepassing, de aparte urenexport met klanten en projecten.