Zakelijke software

Creditnota: factuur, saldo en export

Gepubliceerd: 2026-10-18 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-18

Vergelijk bij een creditnota meer dan het negatieve bedrag. Zoek de oorspronkelijke factuur terug, controleer hoe de credit is verwerkt en leg de eventuele bankontvangst ernaast. Pas daarna kun je beoordelen welk bedrag nog openstaat en wat je export daarvan meeneemt.

Kort antwoord

Maak één controleblad met afzonderlijke regels voor factuur, creditdocument, verrekening en echte betaling. Houd de documenttotalen naast het actuele resterende bedrag. Een status als Betaald vertelt zonder de onderliggende registratie nog niet dat precies dat bedrag via de bank is ontvangen.

We nemen Moneybird als concreet documentatievoorbeeld. Het rekenblad hieronder is onze eigen fictieve uitwerking: er is geen account geopend, creditnota verstuurd, betaling verwerkt of export getest. Andere pakketten kunnen andere stappen en velden gebruiken.

Begin bij de relatie tussen de twee documenten

Volgens Moneybird: creditfactuur maken en versturen kun je vanuit een verkoopfactuur kiezen voor Extra > Dupliceer naar creditfactuur. Het nieuwe document krijgt een nieuw nummer, een aangepaste datum en negatieve bedragen. Rechts in de creditfactuur staat op welke factuur zij is gebaseerd. Een gedeeltelijke credit kun je aanpassen.

Onze controle begint met het openen van beide documenten. Noteer naast hun nummers de klant, valuta, datums en het onderdeel dat wordt gecorrigeerd. Gaat het om de hele factuur of één afgesproken deel? Een overeenkomend bedrag bij dezelfde klant is op zichzelf geen voldoende verklaring van die relatie.

Bewaar de oorspronkelijke documenten bij je werkblad. Zet een ontbrekende verwijzing op de vragenlijst. Een zelf toegevoegde notitie kan uitleg geven, maar bewijst niet dat de software die relatie ook in een exportbestand heeft opgenomen.

Houd verrekening en bankontvangst uit elkaar

De actuele uitleg over betaling registreren vanuit de factuur maakt onderscheid tussen een banktransactie koppelen en facturen verrekenen. Bij verrekening ontstaan wederzijdse betalingsverwijzingen. Die route vraagt hetzelfde contact, euro als valuta en de status Openstaand of Verlopen bij beide documenten. Bij een deelbetaling beschrijft Moneybird eerst de banktransactie koppelen en daarna de credit verrekenen.

Maak daarom in je eigen blad een aparte kolom voor de registratiemethode. “Verrekend met C-1819” en “ontvangen via bankregel B-1807” zijn verschillende verklaringen. Controleer ook het verwerkte bedrag; een methode met de juiste naam kan nog steeds bij een verkeerde regel horen.

Dezelfde Moneybird-pagina beschrijft betaald markeren zonder bewijs als een onvolledige registratie. Maak een ontbrekende bankontvangst dus geen sluitpost om je proef te laten kloppen. Controleer vóór verdere opvolging ook het openstaande bedrag en de verwerking van ontvangsten bij herinneringen.

Eigen voorbeeld: van documenttotaal naar open bedrag

We verzinnen één klant en één verkoopfactuur I-1818 van € 865,40. Credit C-1819 verlaagt uitsluitend die factuur met € 125,15. Een afzonderlijke bankontvangst B-1807 van € 200 is volgens onze aanname al aan I-1818 gekoppeld. Alle bedragen zijn in euro. Er zijn geen andere credits, kosten, afboekingen of terugbetalingen.

De documenten samen leveren € 865,40 − € 125,15 = € 740,25 op. Na de aangenomen ontvangst blijft € 740,25 − € 200 = € 540,25 over. Dat is onze saldorekensom, geen nagebouwd Moneybird-rapport. We gebruiken alleen verzonnen documenttotalen en beoordelen geen btw-tarief, aangifte of echte vordering.

Zo herken je twee verschillende overdrachtsfouten

Een lijst met alleen de twee documenttotalen kan in deze proef terecht op € 740,25 uitkomen. Dat is nog geen actuele open post: de ontvangst van € 200 ontbreekt dan in de berekening. Noem eerst het doel van de kolom voordat je een verschil als fout bestempelt.

Neem je daarentegen een al bijgewerkt open bedrag van € 540,25 over, trek de credit dan niet nog eens af. Dat zou € 540,25 − € 125,15 = € 415,10 opleveren, precies € 125,15 te weinig. Noteer bij de overdracht welke correcties en betalingen al in het overgenomen saldo zitten.

Onze sluitvraag is daarom: kan iemand vanuit de gekozen beginwaarde naar dezelfde € 540,25 terugrekenen, met iedere credit en ontvangst eenmaal? Een onverklaard verschil parkeer je bij het betreffende document of de betreffende koppeling, zonder de oorspronkelijke bestanden te herschrijven.

Controleer wat de gekozen export werkelijk bevat

Moneybird: facturen exporteren beschrijft PDF en UBL per factuur, Excel per document of regel en een samengestelde ZIP. Je kunt vooraf op periode en contact filteren. Bij het samenstellen kies je onder meer of een Excel-overzicht en UBL-bestanden meegaan.

Noteer onze eigen proefselectie expliciet: klant, afsluitmoment, I-1818 en C-1819. Open daarna de gevonden bestanden. Tel unieke documentnummers, vergelijk totalen en zoek terug waar de relatie met het origineel zichtbaar is. Een rij per factuurregel is geen telling van facturen.

De genoemde exportuitleg garandeert niet dat ieder verband of betalingsdetail in elk formaat beschikbaar is. Bevestig daarom apart hoe je de verrekening en ontvangst terugvindt. Neem het minteken uit de schermweergave evenmin over als algemene regel voor ieder gestructureerd exportveld; controleer documenttype en formaat afzonderlijk.

Voeg het saldo en zijn onderbouwing samen

Volgens Moneybird: boekhouding downloaden hebben verkoopfacturen, bankmutaties en boekingen eigen exportroutes. Boekingen kun je onder meer via een auditfile of grootboekkaarten exporteren. Een facturenmap en de boekhoudkundige onderbouwing zijn dus afzonderlijke onderdelen van je controle.

Schrijf bij onze € 540,25 welke documenten en registraties de uitkomst onderbouwen en op welk moment het saldo is bepaald. Bewaar bij een softwarewissel daarnaast de gekozen importafspraak. De inventaris voor boekhouding exporteren en overstappen helpt om bestanden, open posten en bankgegevens samen te volgen. Een geslaagde download bewijst nog niet dat het nieuwe pakket de koppelingen heeft overgenomen.

Onderzoek een verkeerde koppeling vóór je corrigeert

De pagina Moneybird: factuur verwijderen adviseert om reeds rondgestuurde facturen niet zomaar te verwijderen en beschrijft crediteren als alternatief. De creditfactuurhandleiding legt daarnaast uit hoe een onjuiste verrekening via de gekoppelde betaling in de historie kan worden hersteld.

Leg eerst vast welke koppeling verkeerd is en welke documenten en betalingen erbij horen. Laat bij een echte administratie de passende correctie beoordelen voordat je gegevens verwijdert of opnieuw verstuurt. Ons voorbeeld bepaalt geen herstel voor een al volledig betaalde factuur: daarvoor beschrijft de leverancier een andere route. Na iedere afgesproken correctie vergelijk je opnieuw documentrelatie, registratie en resterend bedrag.

Bronnen en verder lezen