Peppol & e-facturatie
Alles wat ondernemers moeten weten over Peppol, UBL en elektronische facturen.
Ontdek hoe het werktVan systeem naar systeem
Peppol is een netwerk waarmee organisaties elektronische bedrijfsdocumenten kunnen uitwisselen. Een factuur gaat daarbij niet als gewone pdf-bijlage van mailbox naar mailbox, maar wordt als gestructureerde data tussen aangesloten systemen verstuurd.
Dat maakt automatische verwerking mogelijk. De techniek achter het netwerk is minder belangrijk dan drie praktische vragen: kan jouw software verzenden, is de ontvanger bereikbaar en staan de gegevens in het juiste formaat?
Begrijp eerst het netwerk, daarna de bestandsvorm en tenslotte je eigen aansluiting.
Vier rollen zorgen dat een factuur de juiste ontvanger veilig bereikt.
Bekijk de route → FormaatDe ene is leesbaar voor mensen, de andere ook direct voor software.
Bekijk het verschil → PraktijkControleer ondersteuning, identificatie, kosten en de werkwijze voor inkomende facturen.
Bekijk de checklist →Zonder vaktaal
De verzender levert de factuur aan bij een aangesloten dienstverlener. Het netwerk zoekt via de identificatie van de ontvanger waar het document moet worden afgeleverd. De dienstverlener van de ontvanger controleert en bezorgt de factuur in diens systeem.
Daardoor hoeven verzender en ontvanger niet dezelfde boekhoudsoftware te gebruiken. Beide kanten moeten wel via een geschikte toegang tot het netwerk werken en de gegevens moeten technisch kloppen.
Een pdf laat zien hoe een factuur eruitziet. UBL beschrijft velden zoals leverancier, klant, factuurregels, btw en totaal in een vaste structuur. Software kan die gegevens daardoor inlezen zonder dat iemand alles overtypt.
Een visuele weergave kan naast de gestructureerde factuur worden meegestuurd, maar het bruikbare datadeel maakt e-facturatie interessant voor automatische controle en verwerking.
Begin bij je bestaande factuur- of boekhoudproces. Controleer of verzenden én ontvangen worden ondersteund, welke identifier wordt geregistreerd, hoe fouten zichtbaar worden en wat er gebeurt als een klant niet via Peppol bereikbaar is.
Vergelijk niet alleen de abonnementsprijs. Ook inrichting, support, archivering en het aantal documenten kunnen invloed hebben op de werkelijke kosten en het gemak.
Verplichtingen en invoeringsdata kunnen veranderen. Artikelen over wetgeving worden vóór publicatie opnieuw gecontroleerd en voorzien van een duidelijke controledatum.