Peppol & e-facturatie
Alles wat ondernemers moeten weten over Peppol, UBL en elektronische facturen.
Ontdek hoe het werktVan systeem naar systeem
Peppol is een netwerk waarmee organisaties elektronische bedrijfsdocumenten kunnen uitwisselen. Een factuur gaat daarbij niet als gewone pdf-bijlage van mailbox naar mailbox, maar wordt als gestructureerde data tussen aangesloten systemen verstuurd.
Dat maakt automatische verwerking mogelijk. De techniek achter het netwerk is minder belangrijk dan drie praktische vragen: kan jouw software verzenden, is de ontvanger bereikbaar en staan de gegevens in het juiste formaat?
Begrijp eerst het netwerk, daarna de bestandsvorm en tenslotte je eigen aansluiting.
Onderzoek bij een afwijzing aflevering, documentvalidatie en de reactie van je klant afzonderlijk.
Vier rollen zorgen dat een factuur de juiste ontvanger veilig bereikt.
Bekijk de route → FormaatDe ene is leesbaar voor mensen, de andere ook direct voor software.
Bekijk het verschil → PraktijkControleer ondersteuning, identificatie, kosten en de werkwijze voor inkomende facturen.
Bekijk de checklist →Zonder vaktaal
De verzender levert de factuur aan bij een aangesloten dienstverlener. Het netwerk zoekt via de identificatie van de ontvanger waar het document moet worden afgeleverd. De dienstverlener van de ontvanger controleert en bezorgt de factuur in diens systeem.
Daardoor hoeven verzender en ontvanger niet dezelfde boekhoudsoftware te gebruiken. Beide kanten moeten wel via een geschikte toegang tot het netwerk werken en de gegevens moeten technisch kloppen.
Een pdf laat zien hoe een factuur eruitziet. UBL beschrijft velden zoals leverancier, klant, factuurregels, btw en totaal in een vaste structuur. Software kan die gegevens daardoor inlezen zonder dat iemand alles overtypt.
Een visuele weergave kan naast de gestructureerde factuur worden meegestuurd, maar het bruikbare datadeel maakt e-facturatie interessant voor automatische controle en verwerking.
Controleer je eigen export met de zes controles voor UBL en een leesbare factuurweergave.
Begin bij je bestaande factuur- of boekhoudproces. Controleer of verzenden én ontvangen worden ondersteund, welke identifier wordt geregistreerd, hoe fouten zichtbaar worden en wat er gebeurt als een klant niet via Peppol bereikbaar is.
Vergelijk niet alleen de abonnementsprijs. Ook inrichting, support, archivering en het aantal documenten kunnen invloed hebben op de werkelijke kosten en het gemak.
Verplichtingen en invoeringsdata kunnen veranderen. Artikelen over wetgeving worden vóór publicatie opnieuw gecontroleerd en voorzien van een duidelijke controledatum.
Een ampersand in XML heeft een schrijfwijze. Controleer wat na het lezen overblijft en scheid dat van volledige factuurvalidatie.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieDrie bekende waarden zijn nog geen passende export. Vergelijk verwisselde identifiers en een dubbel procesveld met één expliciete Profile 01-afspraak.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieLees hoeveelheid en PriceAmount apart. Drie eigen gedeeltelijke XML-fragmenten onderscheiden een sluitende rekensom van de eis dat de artikelnettoprijs niet negatief is.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieLees de vertegenwoordiger als eigen partijrol. Naam, btw-identificatie en adres vragen ieder een controle van plaats en inhoud.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen concrete btw-datum, datumcode en periodegrens hebben elk een eigen plaats. Controleer aanwezigheid en codelijst zonder een fiscale keuze te veronderstellen.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen factuurnotitie is een ander veld dan de vrijstellingsreden. Vergelijk code, tekst en categorie in dezelfde btw-groep.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieDezelfde elementnaam kan bij de factuur of een regel staan. Vergelijk niveau, regelnummer en afgesproken boekingskenmerk met een eigen proef.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen bekend stelselkenmerk bewijst de artikelkoppeling niet. Vergelijk het standaardnummer en schemeID als paar bij iedere onderzochte regel.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen prijskorting zit al in de nettoprijs. Vergelijk bruto, korting en netto op dezelfde plaats voordat je het regelbedrag herstelt.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen gevonden Name kan de naam van een kenmerk zijn. Vergelijk de directe artikelnaam en de afgesproken details bij dezelfde factuurregel.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen objectcode vinden is niet genoeg. Controleer of het juiste object bij de bedoelde factuur of factuurregel staat, los van artikelcode en regelnummer.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud oorsprongsland bij het artikel en afleverland bij het adres. Een bestaande landcode bewijst nog niet de juiste koppeling of werkelijke productherkomst.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVergelijk ieder artikelkenmerk als naam-waardepaar. Gevulde elementen bewijzen nog niet dat de bedoelde waarde bij het juiste kenmerk staat.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud classificatiecode, stelselkenmerk en versie bij elkaar. Een ander ID-attribuut vervangt listID niet.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVergelijk contactgegevens per partij. Een contactmail vervangt het elektronische afleveradres niet.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud betalingsreferentie, machtigingskenmerk, incassant-ID en af te schrijven rekening apart in dezelfde Peppol-export.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVergelijk de tekst én de plaats van een factuurnotitie of regelnotitie, en houd taalkeuze apart van een taalattribuut.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud naam, handelsnaam, juridische registratie en btw-id apart. Vind met een eigen fragmentproef één verwisseld gegeven.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVerbind de twee verwijzingen met het juiste brondocument en dezelfde factuurversie.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud de klant die het document opstelt apart van de verkoper en controleer het selfbilling-profiel.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVergelijk datum en voorwaardentekst met de afspraak en de gebruikte regelsversie; een datumvorm bewijst geen juiste betaaltermijn.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud projectnummer en contractnummer apart en vergelijk rol, waarde en exportplaats met de bevestigde klantafspraak.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHoud verkopersnaam, andere begunstigde, rekening en rekeningnaam apart bij een vergelijking van dezelfde Peppol-export.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieControleer welk nummer een factuurregel identificeert, naar welke orderregel hij verwijst en van wie de artikelcode komt.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVergelijk de koper en afleverplaats met de juiste adresgroepen, locatie-ID en elektronische factuurroute.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieControleer categorie én percentage per btw-groep en herleid een verschil met een eigen rekenproef.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieControleer vier totaalvelden en houd ontvangen vooruitbetalingen apart van een afrondingscorrectie.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen korting in het regelnetto trek je niet opnieuw van het documenttotaal af. Vergelijk locatie, grondslag en bedragen met een fictieve proef.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieControleer naast het aantal ook unitCode en de prijsbasis: 80 euro per 10 stuks is een andere prijs dan 80 euro per stuk.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieControleer wat de valutacode bij ieder bedrag betekent, inclusief het aparte btw-totaal in een andere boekhoudvaluta.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieControleer afzonderlijk de betaalwijzecode, rekening en betalingsreferentie met een fictieve exportvergelijking.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen zichtbare pdf in je pakket bewijst nog niet wat de export bevat. Controleer de bijlage per document en bewaar het oorspronkelijke bestand.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen factuur uit oktober kan over september gaan. Controleer de afzonderlijke datumvelden en of regelperioden binnen de ingevulde factuurperiode passen.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen Peppol-ontvangst en een losse pdf kunnen dezelfde factuur zijn. Controleer drie fictieve records, hun boekingsstatus en één betaling afzonderlijk.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieHet juiste nummer kan in het verkeerde veld staan. Maak een klantafspraak en vergelijk de vier rollen met de concrete export.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieEen migratiecode is nog geen omschakelbewijs. Houd adressen, ontvangstmogelijkheden en oude documenten afzonderlijk bij.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieBewaar de exacte melding en documentversie. Onderzoek eerst of het probleem bij aflevering, validatie of de verwerking door je klant ligt.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVerbind de credit met de juiste factuur en controleer type, bedragen en afwikkeling. Een minteken of zichtbare verwijzing is niet de volledige controle.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieVergelijk de leesbare factuur met de gestructureerde gegevens en controleer formaat, referenties en verzendstatus.
Lees de praktische uitleg →Peppol & e-facturatieZoek het juiste ontvangstadres en controleer schema, productieomgeving en documenttype.
Lees de praktische uitleg →