ZZP & administratie
Praktische antwoorden over facturen, btw, boekhouding en administratie.
Bekijk alle ZZP-onderwerpenEen werkbare basis
Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zorg eerst dat je verkoopfacturen, inkoopbewijzen, betalingen en btw per periode terug kunt vinden. Kies daarna pas software of extra automatisering.
Op deze plek vind je uitleg voor concrete situaties: van je eerste factuur tot een klant die niet betaalt, en van een kwijtgeraakte bon tot factureren aan een buitenlandse opdrachtgever.
Kies de vraag die het dichtst bij je huidige situatie ligt.
Van vaste gegevens en factuurnummers tot betaaltermijn en verzending.
Lees de complete handleiding → BtwScheid ontvangen btw, zakelijke uitgaven en je reservering voor de aangifte.
Bekijk de aanpak → AdministratieMaak bewijsstukken vindbaar en koppel ze aan de juiste betaling of factuur.
Bekijk de checklist →Direct toepasbaar
Gebruik één vaste indeling en een doorlopende nummering. Vermeld duidelijk wie levert, wie de klant is, wat je hebt geleverd, op welke datum dat gebeurde en welk bedrag betaald moet worden. Zet de vervaldatum zichtbaar bij het totaal.
Controleer vóór verzending vooral namen, adressen, nummers, btw-behandeling en het rekeningnummer. Bewaar de definitieve versie; een later aangepast concept is geen goed bewijs van wat je werkelijk hebt verstuurd.
Boek inkomsten en uitgaven regelmatig in plaats van vlak voor de aangifte. Houd ontvangen btw apart van je omzet en controleer of de betaling overeenkomt met de factuur. Zo zie je eerder of een document ontbreekt of dubbel is verwerkt.
Niet iedere factuur heeft dezelfde btw-behandeling. Een buitenlandse klant, verlegde btw of een vrijstelling vraagt om een andere controle dan een gewone Nederlandse opdracht. Behandel zulke situaties afzonderlijk in plaats van een oude factuur te kopiëren.
Kies een vaste structuur per boekjaar en periode. Bewaar verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen en bankmutaties zo dat de relatie tussen document en betaling duidelijk blijft. Een consequente bestandsnaam scheelt later veel zoekwerk.
Maak ook een herstelbare back-up. Alleen documenten in een mailbox of op één laptop bewaren is kwetsbaar. Controleer enkele keren per jaar of bestanden werkelijk openen en of je administratie compleet is.
Btw-regels en bewaarplichten kunnen per situatie verschillen. Pagina's over uitzonderingen worden daarom afzonderlijk inhoudelijk gecontroleerd voordat ze worden gepubliceerd.