Zelfstandige ondernemer controleert haar facturen en administratie

ZZP & administratie

ZZP zonder administratieve stress

Praktische antwoorden over facturen, btw, boekhouding en administratie.

Bekijk alle ZZP-onderwerpen

Een werkbare basis

Waar begin je met je administratie?

Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zorg eerst dat je verkoopfacturen, inkoopbewijzen, betalingen en btw per periode terug kunt vinden. Kies daarna pas software of extra automatisering.

Op deze plek vind je uitleg voor concrete situaties: van je eerste factuur tot een klant die niet betaalt, en van een kwijtgeraakte bon tot factureren aan een buitenlandse opdrachtgever.

FacturenBtwBoekhoudingZakelijke kosten BetaaltermijnenBuitenlandse klanten

Praktische antwoorden voor je administratie

Kies de vraag die het dichtst bij je huidige situatie ligt.

Btw · KOR aanvragen

KOR aanvragen: ingangsdatum en bevestiging controleren

Bereid je online aanmelding voor en controleer de termijn, de definitieve startdatum en je aangiftes tijdens het wachten.

Plan je KOR-aanmelding
Zorgverzekeringswet · Berekenen

Bijdrage Zvw zzp 2026: berekenen met en zonder loon

Controleer de belastbare winst, het tarief van 4,85% en de resterende jaargrens als je ook een baan hebt.

Controleer je Zvw-berekening
Inkomstenbelasting · Vooruitbetalen

Voorlopige aanslag zzp: aanvragen of wijzigen in 2026

Maak een winstprognose voor het hele jaar en controleer je gegevens, betaaltermijnen en afzonderlijke Zvw-aanslag.

Controleer je belastingplanning
Inkomstenbelasting · Aftrek verrekenen

Niet-gerealiseerde zelfstandigenaftrek verrekenen in 2026

Controleer de negenjaarstermijn, je beschikking en de ruimte voor oude aftrek, met een saldo-overzicht.

Controleer je oude saldo
Inkomstenbelasting · Winstvrijstelling

Mkb-winstvrijstelling 2026: ook zonder urencriterium?

Bereken 12,7% na ondernemersaftrek en controleer waarom de vrijstelling een fiscaal verlies kleiner maakt.

Bekijk de rekenvoorbeelden
Inkomstenbelasting · startersaftrek

Heb je recht op startersaftrek in 2026?

Controleer de extra € 2.123 aftrek, je vijf eerdere kalenderjaren en de voorwaarden, met voorbeelden.

Lees de uitleg
Zakelijke kosten · Werkruimte

Werkruimte thuis aftrekken als zzp'er

Toets zelfstandigheid, de 30% en 70% inkomenseis en de afzonderlijke woning- en kostengevolgen.

Bekijk de werkruimtecheck
Zakelijke kosten · Telefoon

Telefoonabonnement aftrekken als zzp'er

Houd privéabonnement, zakelijke gesprekken en btw uit elkaar, met een SIM-voorbeeld en checklist.

Bekijk de telefooncheck
Zakelijke kosten · Kleding

Werkkleding aftrekken als zzp'er: wanneer mag het?

Controleer het kledingstuk, het bedrijfslogo en de aparte btw-regels vóór je de aankoop boekt.

Bekijk de kledingcheck
Administratie · Betalingen

Is een zakelijke bankrekening verplicht als zzp'er?

Controleer de bankvoorwaarden en stap over zonder privébetalingen of facturen dubbel te boeken.

Bekijk de rekeningcheck
Administratie · starten

Aanloopkosten aftrekken als zzp'er

Verwerk kosten vóór je inschrijving met bewijs, aparte btw-controle en het juiste tijdvak.

Bekijk het startkostenvoorbeeld →
Facturen · Reiskosten

Reiskosten doorberekenen: met of zonder btw?

Zet kilometers op je factuur, bereken de btw en herken het verschil met een doorlopende post.

Bekijk het factuurvoorbeeld
Administratie · Gemengde kosten

Gemengde kosten: 80% of de drempel?

Vergelijk je jaartotaal met de regels van 2026 en voorkom een dubbele winstcorrectie.

Lees de berekening
Facturen · btw-id

Welk btw-nummer zet je op je factuur?

Vind je btw-id terug, controleer je sjabloon en voorkom fouten als je nummer nog niet binnen is.

Lees de uitleg
Btw · onderaanneming

Btw verleggen als zzp'er in de bouw

Toets de opdracht, controleer de uitzonderingen en vul je verleggingsfactuur en aangifte goed in.

Lees de uitleg
Administratie · urenregistratie

Uren bijhouden voor het urencriterium

Tel echte bedrijfsuren, toets de 1.225 uur en controleer loondienst, een late start en je bewijs.

Lees de uitleg
Administratie · investeringen

Hoe bereken je de KIA als zzp'er?

Toets je bedrijfsmiddelen, bereken het jaartotaal en gebruik de KIA-tabel van 2026.

Lees de uitleg
Administratie · reiskosten

Zakelijke kilometers met je privéauto aftrekken

Bereken € 0,25 per km in 2026, voorkom dubbele autokosten en scheid woon-werkverkeer voor winst en btw.

Lees de uitleg
Administratie · investeringen

Hoe schrijf je een zakelijke laptop af?

Bepaal kostprijs, btw en restwaarde en bekijk een eigen schema met een eerste half gebruiksjaar.

Lees de uitleg
Facturen · consumentenbetalingen

Hoe stuur je een veertiendagenbrief?

Geef de juiste kosteloze termijn, bereken het aangekondigde incassobedrag en gebruik een eigen voorbeeld.

Lees de uitleg
Facturen · kleine bedragen

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur sturen?

Toets de € 100-grens inclusief btw, de resterende gegevens en de uitzonderingen bij EU-transacties.

Lees de uitleg
Btw · EU-diensten

Hoe doe je opgaaf ICP voor diensten?

Kies de leveringsperiode, tel bedragen per klant op en controleer de aansluiting op rubriek 3b.

Lees de uitleg
Btw · gemiste deadline

Btw-aangifte of betaling te laat?

Herstel beide verplichtingen apart en controleer boetes, coulance en een ontvangen naheffingsaanslag.

Lees de uitleg
Facturen · particuliere klanten

Moet je een factuur sturen aan een particulier?

Houd de factuurplicht, prijs inclusief btw en het juiste aangiftetijdvak uit elkaar.

Lees de uitleg
Facturen · vooruitbetaling

Hoe maak je een voorschotfactuur?

Controleer het btw-tijdvak en verreken de aanbetaling op je eindfactuur, met een rekenvoorbeeld.

Lees de uitleg
Btw · oninbare facturen

Btw terugvragen als je klant niet betaalt

Bepaal het teruggaaftijdvak, bereken het onbetaalde deel en verwerk een latere ontvangst correct.

Lees de uitleg
Btw · KOR-grens

KOR-grens van € 20.000 overschreden?

Controleer de beslissende levering, bereken btw over het juiste bedrag en regel je afmelding en aangifte.

Lees de uitleg
Btw · aangifte corrigeren

Hoe corrigeer je een btw-aangifte?

Kies tussen een kleine correctie en suppletie, gebruik de juiste totalen en controleer de betaaltermijn.

Lees de uitleg
Btw · buitenlandse inkopen

Btw bij diensten uit het buitenland

Verwerk verlegde btw in 4a of 4b, controleer voorbelasting en voorkom een gemiste aangifte bij de KOR.

Lees de uitleg
Administratie · privébetalingen

Zakelijke kosten met je privépas betaald?

Boek de aankoop en eigen inbreng apart, en voorkom dubbele kosten als je geld naar jezelf overmaakt.

Lees de uitleg
Administratie · bewijsstukken

Bon of inkoopfactuur kwijt?

Herstel het aankoopbewijs en beoordeel kosten en btw apart, ook bij een bon tot € 100.

Lees de uitleg
Administratie · zakelijke kosten

Welke zakelijke kosten mag je aftrekken?

Maak onderscheid tussen winst, btw, privégebruik en investeringen met concrete voorbeelden.

Lees de uitleg
Betalingen · administratie

Wat als je factuur niet wordt betaald?

Controleer de vordering en kies een passende stap, van herinnering tot incasso en btw.

Lees de uitleg
Factureren · administratie

Een factuur vergeten te sturen?

Gebruik de juiste data en controleer het btw-tijdvak als je achteraf factureert.

Lees de uitleg
Factureren · starten

Mag je een factuur sturen zonder KVK-nummer?

Controleer inschrijfplicht, btw-status en wanneer je een kwitantie gebruikt.

Bekijk de regels en het voorbeeld →
Factureren

Hoe maak je een factuur als zzp'er?

Van vaste gegevens en factuurnummers tot betaaltermijn en verzending.

Lees de complete handleiding →
Btw

Hoe werkt btw voor zzp'ers?

Scheid ontvangen btw, zakelijke uitgaven en je reservering voor de aangifte.

Lees de complete uitleg →
Btw

Mag je een factuur zonder btw sturen?

Vergelijk KOR, vrijstelling, 0% en btw verlegd.

Bekijk de vier situaties →
Factureren

Wat is een goed factuurnummer?

Kies een unieke, opeenvolgende reeks en voorkom fouten bij correcties.

Bekijk regels en voorbeelden →
Betalingen

Wanneer moet een factuur betaald worden?

Bekijk welke termijn geldt bij bedrijven, overheden en consumenten.

Bekijk termijnen en voorbeelden →
Administratie

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Gebruik 7 jaar als hoofdregel en controleer wanneer 10 jaar geldt.

Bekijk termijnen en checklist →
Factureren · buitenland

Factuur sturen naar een buitenlandse klant

Controleer klant, prestatie en bestemming voordat je btw verlegt of 0% toepast.

Bekijk voorbeelden en checklist →
Factureren · België

Factuur sturen naar België als Nederlandse zzp'er

Bekijk Belgische btw-voorbeelden en wat de e-factuurplicht van 2026 voor jou betekent.

Bekijk de Belgische praktijk →
Factureren · correcties

Verkeerde factuur corrigeren als zzp'er

Herstel een verzonden factuur, kies een herkenbare correctie en controleer je btw-aangifte.

Bekijk de aanpak en het rekenvoorbeeld →
Factureren · Duitsland

Factuur sturen naar Duitsland als Nederlandse zzp'er

Controleer het Duitse btw-id, kies de juiste btw-behandeling en begrijp de E-Rechnung-regels.

Bekijk de Duitse praktijk →

Direct toepasbaar

De basis in korte antwoorden

Hoe maak je een factuur als zzp'er?

Gebruik één vaste indeling en een doorlopende nummering. Vermeld duidelijk wie levert, wie de klant is, wat je hebt geleverd, op welke datum dat gebeurde en welk bedrag betaald moet worden. Zet de vervaldatum zichtbaar bij het totaal.

Werk je vanuit een offerte? Vergelijk eerst de goedgekeurde versie en latere wijzigingen met de factuur die je gaat versturen.

Controleer vóór verzending vooral namen, adressen, nummers, btw-behandeling en het rekeningnummer. Bewaar de definitieve versie; een later aangepast concept is geen goed bewijs van wat je werkelijk hebt verstuurd.

Bekijk het volledige stappenplan en rekenvoorbeeld →

Kies een goed factuurnummer en een vaste nummerreeks →

Heb je na verzending een fout ontdekt? Bekijk hoe je een verkeerde factuur controleerbaar corrigeert.

Controleer wanneer je klant de factuur moet betalen →

Hoe voorkom je verrassingen bij de btw-aangifte?

Boek inkomsten en uitgaven regelmatig in plaats van vlak voor de aangifte. Houd ontvangen btw apart van je omzet en controleer of de betaling overeenkomt met de factuur. Zo zie je eerder of een document ontbreekt of dubbel is verwerkt.

Niet iedere factuur heeft dezelfde btw-behandeling. Een buitenlandse klant, verlegde btw of een vrijstelling vraagt om een andere controle dan een gewone Nederlandse opdracht. Behandel zulke situaties afzonderlijk in plaats van een oude factuur te kopiëren.

Lees de complete uitleg met tarieven, aangiftedata en rekenvoorbeeld →

Controleer wanneer je een factuur zonder btw mag sturen →

Bepaal de juiste btw op een factuur aan een buitenlandse klant →

Hoe richt je een administratie in die je terug kunt vinden?

Kies een vaste structuur per boekjaar en periode. Bewaar verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnen en bankmutaties zo dat de relatie tussen document en betaling duidelijk blijft. Een consequente bestandsnaam scheelt later veel zoekwerk.

Maak ook een herstelbare back-up. Alleen documenten in een mailbox of op één laptop bewaren is kwetsbaar. Controleer enkele keren per jaar of bestanden werkelijk openen en of je administratie compleet is.

Bekijk hoe lang je facturen bewaart en welke uitzonderingen 10 jaar gelden →

Btw-regels en bewaarplichten kunnen per situatie verschillen. Pagina's over uitzonderingen worden daarom afzonderlijk inhoudelijk gecontroleerd voordat ze worden gepubliceerd.