ZZP & administratie · Facturen
Factuur sturen naar Duitsland als Nederlandse zzp'er
Factureer je als Nederlandse zzp'er aan een Duits bedrijf, controleer dan eerst het Duitse btw-identificatienummer en wat je precies levert. Bij een gewone zakelijke dienst wordt de btw meestal verlegd: zet beide btw-id's en ‘btw verlegd’ op de factuur, zonder Nederlandse btw. Je meldt de dienst in je btw-aangifte en opgaaf ICP. Stuur je goederen van Nederland naar Duitsland, dan kan onder voorwaarden juist het 0%-tarief voor een intracommunautaire levering gelden; bewaar bewijs van het vervoer. Bij een particulier of een uitzonderingsdienst is de uitkomst anders. De Duitse plicht voor gestructureerde E-Rechnungen geldt niet automatisch voor jou als je geen Duitse vestiging hebt. Stem het gewenste factuurformaat vooraf met je klant af.
Voor een Duitse klant zijn vooral drie checks bepalend: geldig Duits btw-id, dienst of goederen, en eventuele Duitse vestiging of overheidsopdracht. Gebruik ‘btw verlegd’ niet als synoniem voor 0%.
Hoe controleer je het btw-id van een Duitse klant?
Vraag de zakelijke klant om het btw-identificatienummer waarmee hij in Duitsland voor de btw is geregistreerd. Controleer de geldigheid in de EU-controle en bewaar het resultaat bij de opdracht. Bij Duitse nummers laat die controle geen naam of adres zien. Dat is geen fout in jouw invoer: de Belastingdienst noemt dit expliciet als beperking. Een geldig nummer is volgens de Belastingdienst wel bewijs dat je met een ondernemer zaken doet.
Vraag de officiële bedrijfsnaam, het factuuradres en de contactpersoon daarom rechtstreeks aan je klant. Neem niet automatisch het verzendadres of een naam uit een e-mailhandtekening over. Kijk vervolgens of je een dienst verricht of fysieke goederen verkoopt. De algemene beslisroute voor andere landen staat in factureren aan een buitenlandse klant; hier gaat het om de Duitse details.
Wat zet je op de factuur voor een gewone dienst aan een Duits bedrijf?
Stel: je maakt vanuit Nederland voor een Duitse onderneming een nieuwe website voor € 1.250. De afnemer heeft een geldig Duits btw-id en voor deze dienst geldt de gewone B2B-regel. Dan factureer je € 1.250 zonder Nederlandse btw. Vermeld naast de normale factuurgegevens jouw Nederlandse btw-id, het Duitse btw-id en ‘btw verlegd’. Die vermelding mag volgens de Belastingdienst ook in het Duits of Engels. Zet er niet ‘0% btw’ voor in de plaats: dat duidt een andere btw-behandeling aan.
Neem de dienst op in je Nederlandse btw-aangifte en opgaaf ICP. Het ontbreken van een btw-bedrag betekent niet dat je de omzet kunt weglaten. Diensten rond bijvoorbeeld Duits vastgoed of een evenement kunnen van de gewone plaats-van-dienstregel afwijken. Onderzoek zo'n opdracht apart voordat je de factuur maakt. Het onderscheid tussen verlegging, vrijstelling en 0% wordt verder uitgelegd bij een factuur zonder btw sturen.
Wanneer factureer je goederen naar Duitsland met 0%?
Bij een verkoop van goederen aan een Duitse ondernemer die daar btw-aangifte doet, kan 0% gelden als de goederen daadwerkelijk van Nederland naar Duitsland gaan. Controleer het btw-id en leg het vervoer vast met stukken die bij de opdracht en factuur passen, zoals de orderbevestiging, verzendgegevens en een vrachtbrief. Alleen een Duits factuuradres bewijst nog niet dat de goederen de grens zijn overgegaan.
Vermeld op de factuur beide btw-id's, 0% btw en dat het een intracommunautaire levering betreft. Een verwijzing naar artikel 138, lid 1, van Richtlijn 2006/112 is een mogelijke aanduiding. Geef deze levering in de Nederlandse btw-aangifte en opgaaf ICP op. Is het btw-id ongeldig of kun je het vervoer niet onderbouwen, pas 0% dan niet op goed geluk toe.
Wat als de Duitse klant particulier is?
Voor een gewone dienst aan een Duitse particulier is de prestatie meestal in Nederland belast. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor bepaalde digitale diensten, evenementen en werk aan onroerend goed. Bij verzending van goederen aan particulieren moet je de regels voor afstandsverkopen beoordelen. De btw kan dan in het land van aankomst verschuldigd zijn; de Unieregeling kan een manier zijn om die btw via Nederland aan te geven.
Gebruik dus niet de B2B-voorbeeldfactuur voor een particuliere klant en zet nooit enkel vanwege het Duitse adres ‘btw verlegd’ of 0% op de factuur. Als jouw situatie afwijkt van een gewone dienst of standaard goederenverzending, bepaal eerst waar de prestatie belast is.
Moet je een Duitse E-Rechnung of XRechnung sturen?
Duitsland heeft regels voor gestructureerde E-Rechnungen bij transacties tussen in Duitsland gevestigde ondernemingen. Sinds 2025 is een eenvoudige pdf volgens die Duitse definitie geen gestructureerde E-Rechnung; voor het uitgeven gelden overgangsperioden. Het Duitse ministerie van Financiën geeft aan dat een ondernemer zonder Duitse zetel of betrokken vaste vestiging niet enkel door een Duitse btw-registratie onder die binnenlandse uitgifteplicht valt. Een Nederlandse zzp'er zonder Duitse vestiging hoeft dus niet automatisch XRechnung of een ander gestructureerd formaat te sturen omdat de klant Duits is.
Vraag toch hoe de klant de factuur kan verwerken: pdf per e-mail, een eigen leveranciersportaal of een afgesproken gestructureerd formaat. Een klant mag praktische eisen in de samenwerking stellen. Heb je wél een Duitse vestiging die bij de levering betrokken is, of factureer je een Duitse overheidsinstantie? Laat de toepasselijke regels dan afzonderlijk controleren. De regels voor Duitse overheidsopdrachten zijn niet dezelfde als de binnenlandse B2B-regels. Ter vergelijking: België heeft eigen e-facturatieregels.
Welke controle doe je voordat je verzendt?
- Vraag de officiële bedrijfsnaam, het factuuradres en het Duitse btw-id op; controleer het nummer en bewaar het resultaat.
- Leg vast of je een gewone dienst, een uitzonderingsdienst of goederen levert, en of de klant ondernemer of particulier is.
- Zet bij een verlegde B2B-dienst beide btw-id's en ‘btw verlegd’ op de factuur, zonder Nederlands btw-bedrag.
- Gebruik 0% voor een goederenlevering pas als het Duitse btw-id geldig is en het vervoer naar Duitsland aantoonbaar is.
- Verwerk een kwalificerende intracommunautaire dienst of levering in btw-aangifte en opgaaf ICP.
- Spreek het bestandsformaat en verzendkanaal met de klant af; beoordeel een Duitse vestiging of overheidsopdracht apart.
- Bewaar de verzonden factuur met opdracht, nummercontrole en eventueel vervoersbewijs. Bekijk hoe lang je facturen bewaart.
Veelgestelde vragen over factureren naar Duitsland
Kan ik bij een Duits btw-id ook de naam controleren?
Nee, de EU-controle toont voor Duitse klanten de geldigheid van het btw-id, maar niet de naam en het adres. Vraag die gegevens apart op en sla het controleresultaat op.
Is ‘btw verlegd’ hetzelfde als het 0%-tarief?
Nee. Bij een gewone dienst aan een Duitse ondernemer wordt de btw vaak verlegd. Een goederenlevering die aantoonbaar naar Duitsland gaat, kan onder voorwaarden met 0% worden gefactureerd. De vermeldingen en bewijsstukken verschillen.
Is een pdf verboden sinds de Duitse E-Rechnung-regels?
Niet voor iedere factuur aan een Duitse klant. De Duitse binnenlandse B2B-uitgifteplicht geldt niet automatisch voor een Nederlandse leverancier zonder Duitse vestiging. Stem het formaat af; bij een Duitse vestiging of overheidsopdracht kunnen andere eisen gelden.
Moet mijn Duitse omzet in de opgaaf ICP?
Ja, als het gaat om een intracommunautaire dienst waarvoor de btw is verlegd of een kwalificerende intracommunautaire goederenlevering. Neem de prestatie ook in de Nederlandse btw-aangifte op.