ZZP & administratie · Facturen
Factuur sturen naar een buitenlandse klant
Een buitenlandse klant factureer je niet automatisch zonder btw. Bepaal eerst of je een dienst of goederen levert, of je klant ondernemer of particulier is en of de klant binnen of buiten de EU zit. Voor een gewone dienst aan een ondernemer in een ander EU-land wordt de btw vaak verlegd: je zet dan geen Nederlandse btw op de factuur, maar wel beide btw-identificatienummers en ‘btw verlegd’. Bij goederen die je aan zo'n ondernemer naar een ander EU-land vervoert, kan onder voorwaarden juist het 0%-tarief gelden. Een particulier, een bijzondere dienst of een levering buiten de EU vraagt opnieuw om een afzonderlijke beoordeling. Controleer de gegevens en bewaar het bewijs vóór je de factuur verstuurt; alleen een buitenlands adres is nooit voldoende om 0% of verlegging te kiezen.
Maak eerst onderscheid tussen dienst en goederen. Controleer daarna klantstatus, bestemming en de toepasselijke btw-regel. Gebruik ‘btw verlegd’ niet als synoniem voor 0% en bewaar de onderbouwing bij je factuur.
Welke drie vragen bepaal je voordat je factureert?
Begin met de prestatie: lever je advies, ontwerp of ander werk, of verkoop je een fysiek product? Controleer vervolgens wie je klant is. Een geldig btw-identificatienummer helpt je vaststellen of een EU-klant als ondernemer optreedt. Controleer ook of naam en adres bij het nummer passen. Ten slotte kijk je waar je dienst voor de btw plaatsvindt of waar de goederen daadwerkelijk naartoe gaan. Het factuuradres en de plaats van levering zijn niet altijd hetzelfde.
Deze controle voorkomt een veelgemaakte fout: dezelfde factuurtekst gebruiken voor een adviesopdracht en een doos producten. Bij twijfel over een uitzonderingsdienst, zoals werk aan een gebouw of een evenement, bepaal je eerst de plaats van de dienst. Lees voor de gewone vaste factuurgegevens ook hoe je als zzp'er een factuur maakt.
| Situatie | Gebruikelijke richting | Eerst controleren |
|---|---|---|
| Gewone dienst aan EU-ondernemer | Vaak btw verlegd | Btw-id en plaats van dienst |
| Goederen naar EU-ondernemer | Mogelijk 0% btw | Btw-id, vervoer en aangifte |
| Goederen buiten de EU | Doorgaans 0% btw | Bewijs van uitvoer |
| Particulier of uitzonderingsdienst | Geen standaarduitkomst | Type prestatie en plaats van belasting |
Hoe factureer je een gewone dienst aan een ondernemer in de EU?
Bij veel zakelijke diensten ligt de btw-heffing in het land van de afnemer. De afnemer berekent de btw daar zelf. Op je factuur staan dan jouw btw-identificatienummer, het gecontroleerde btw-identificatienummer van de klant en de tekst ‘btw verlegd’. Je berekent geen Nederlandse btw. Verwerk de dienst wel in je Nederlandse btw-aangifte en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
Voorbeeld: een Nederlandse vormgever ontwerpt een huisstijl voor een Belgische onderneming met een geldig Belgisch btw-id. Als voor deze ontwerpwerkzaamheden de gewone B2B-regel geldt, stuurt de vormgever een factuur van bijvoorbeeld € 800 zonder Nederlandse btw, met beide btw-id's en ‘btw verlegd’. Dit voorbeeld geldt niet automatisch voor iedere opdracht aan dezelfde klant. Een dienst die samenhangt met onroerend goed kan een andere plaats van belasting hebben.
Wanneer factureer je goederen naar een EU-bedrijf met 0% btw?
Een fysieke levering aan een ondernemer die in een ander EU-land btw-aangifte doet, kan een intracommunautaire levering zijn. De goederen moeten daadwerkelijk naar een ander EU-land gaan. Vraag het buitenlandse btw-id op, controleer het nummer en bewaar bewijs van het vervoer, zoals een vrachtbrief of andere vervoersdocumenten. Geef de levering aan in je btw-aangifte en opgaaf ICP. Zonder voldoende bewijs kan het 0%-tarief achteraf worden geweigerd.
Zet op de factuur beide btw-id's, het tarief van 0% en een aanduiding dat het om een intracommunautaire levering gaat. De vermelding ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’ is daarvoor een toegestane aanduiding. Verkoop je een product aan een particuliere EU-klant, dan is dit geen gewone zakelijke intracommunautaire levering. Voor afstandsverkopen kunnen regels van het bestemmingsland en de Unieregeling gelden; kopieer de 0%-factuur van een zakelijke klant dan niet.
Wat verandert er bij een klant buiten de EU?
Bij uitvoer van goederen naar een land buiten de EU mag je doorgaans 0% btw rekenen als je met je administratie kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom de uitvoer- en vervoersgegevens bij de factuur. Een buitenlands afleveradres op zichzelf bewijst de uitvoer niet.
Voor diensten buiten de EU bestaat geen simpele regel ‘buiten EU betekent 0%’. Eerst moet je bepalen in welk land de specifieke dienst belast is. Is de dienst niet in Nederland belast, dan is dat iets anders dan een Nederlandse levering tegen 0%. Onderzoek ook of het andere land verplichtingen oplegt. Stel verzending uit als de plaats van dienst of de lokale behandeling onduidelijk is.
Wat als de buitenlandse klant een particulier is?
Bij een gewone dienst aan een particulier in een ander EU-land is de dienst in veel gevallen in Nederland belast en breng je Nederlandse btw in rekening. Er zijn belangrijke uitzonderingen, onder meer afhankelijk van de aard van de dienst. Bij verkoop van goederen aan particuliere EU-klanten spelen vaak de regels voor afstandsverkopen, de plaats waar de goederen aankomen en eventueel het eenloketsysteem. Een particulier heeft gewoonlijk geen btw-id waarmee je de zakelijke B2B-regel kunt onderbouwen.
Vraag daarom vóór je factureert of de klant in de relevante transactie als ondernemer handelt. Een bedrijfsnaam op een e-mailhandtekening is geen vervanging voor die controle. Gebruik bij onduidelijkheid geen factuur met ‘btw verlegd’ en ook niet automatisch 0%.
Welke gegevens en bewijsstukken controleer je vóór verzending?
- De factuur heeft alle gewone verplichte gegevens, een uniek nummer en de juiste klantnaam en het juiste adres.
- Je hebt vastgelegd of het om goederen of diensten gaat en of de klant ondernemer of particulier is.
- Bij een zakelijke EU-transactie zijn het btw-id van de klant en de bijbehorende naam en adres gecontroleerd.
- Bij een verlegde EU-dienst staan beide btw-id's en ‘btw verlegd’ op de factuur.
- Bij een intracommunautaire goederenlevering staan beide btw-id's, 0% en een aanduiding van de levering op de factuur; vervoer is aantoonbaar.
- Bij uitvoer buiten de EU bewaar je bewijs dat de goederen de EU hebben verlaten.
- De juiste btw-aangifte en, waar nodig, opgaaf ICP zijn gepland.
- De definitieve factuur en de onderbouwing blijven samen bewaard; zie ook hoe lang je facturen moet bewaren.
Veelgestelde vragen over buitenlandse facturen
Moet op een buitenlandse factuur altijd 0% btw staan?
Nee. Voor een gewone dienst aan een EU-ondernemer wordt de btw vaak verlegd; bij een intracommunautaire goederenlevering kan 0% gelden. Particuliere klanten en bijzondere prestaties volgen andere regels.
Mag ik zonder btw-id van mijn EU-klant factureren?
Je kunt een factuur sturen, maar pas de zakelijke verleggings- of 0%-behandeling niet zomaar toe. Vraag het juiste btw-id op en controleer het voordat je de factuur definitief maakt. Ontbreekt het nummer, beoordeel de btw-behandeling opnieuw.
Moet ik een verlegde EU-dienst toch aangeven?
Ja. Een verlegde intracommunautaire dienst neem je op in je btw-aangifte en opgaaf ICP. Geen Nederlandse btw op de factuur betekent dus niet dat de transactie uit je administratie verdwijnt.
Is export buiten de EU hetzelfde als een dienst aan een klant buiten de EU?
Nee. Bij export gaat het om goederen die aantoonbaar de EU verlaten. Voor een dienst bepaal je afzonderlijk waar die voor de btw belast is.