ZZP & administratie · Btw op inkopen
Btw bij diensten uit het buitenland: wat doe je als zzp'er?
Koop je als Nederlandse zzp'er een gewone zakelijke dienst van een buitenlandse ondernemer? Dan wordt de btw vaak naar jou verlegd. Je betaalt de leverancier zonder btw, maar berekent zelf de Nederlandse btw en geeft die aan. Voor een dienst uit een ander EU-land gebruik je bij verlegging rubriek 4b; voor een dienst van buiten de EU rubriek 4a. Alleen het aftrekbare deel neem je op als voorbelasting in rubriek 5b. Met de Nederlandse KOR kun je die btw niet aftrekken en moet je bij verlegging toch aangifte doen. Controleer dus de leverancier, het soort dienst en je btw-status voordat je een factuur zonder btw als afgehandeld beschouwt.
Geen btw aan de leverancier betalen is niet hetzelfde als geen btw hoeven aangeven. Bepaal de juiste behandeling, bereken de btw en controleer daarna pas of je deze kunt aftrekken.
Deze uitleg gaat over diensten die je als ondernemer in Nederland inkoopt, niet over fysieke goederen of privéaankopen. Stuur je juist zelf een rekening naar een klant over de grens? Lees dan factureren aan buitenlandse klanten. De aangifterubrieken voor je verkoop zijn niet die voor je inkoop.
Welke leverancier en dienst staan op de factuur?
Kijk naar de onderneming die de dienst werkelijk aan jou levert. Een internationaal merk, de taal van de website of de naam op je creditcardafschrift zegt niet genoeg. Open de factuur en controleer de leveranciersnaam, het vestigingsland, jouw zakelijke gegevens en de omschrijving van de dienst. Vraag ontbrekende of tegenstrijdige gegevens na.
Maak ook duidelijk dat je als ondernemer koopt. Geef bij een zakelijke bestelling de passende bedrijfsgegevens en, waar nodig, je btw-identificatienummer door. Dat is een gegevenscontrole, geen keuze waarmee je elke aankoop btw-vrij maakt. Heeft de leverancier een Nederlandse vestiging die bij de dienst betrokken is, of past hij een bijzondere vrijstelling toe? Laat eerst beoordelen welke regels gelden.
Een gewone adviesopdracht kan onder de hoofdregel vallen. Een restaurantbezoek in het buitenland is een ander soort dienst. Gebruik voor twijfelgevallen het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ van de Belastingdienst, met de werkelijke gegevens van je aankoop.
Hoe verwerk je verlegde btw uit de EU en daarbuiten?
Bij verlegging neemt de afnemer de btw-heffing over. Op een EU-dienstenfactuur staat dan doorgaans ‘btw verlegd’, eventueel in een andere taal. Boek de factuur niet automatisch als een aankoop met 0%: verlegging is een eigen behandeling waarbij je zelf het Nederlandse tarief bepaalt.
| Leverancier | Rubriek | Invullen |
|---|---|---|
| Ander EU-land | 4b | Vergoeding en zelf berekende btw |
| Buiten de EU | 4a | Vergoeding en zelf berekende btw |
Beoordeel vervolgens je aftrekrecht. Voor zover de dienst voor btw-belaste activiteiten wordt gebruikt en je aan de aftrekvoorwaarden voldoet, verwerk je de aftrekbare btw in 5b. Bij volledig aftrekrecht kan het effect op de te betalen btw daardoor nul zijn. Toch moet de aankoop in de aangifte staan. Voor de algemene samenhang tussen verschuldigde btw en voorbelasting kun je de btw-uitleg voor zzp'ers gebruiken.
Voorbeeld: € 300 advies inkopen bij een EU-ondernemer
Je koopt een eenmalig zakelijk advies bij een ondernemer in Duitsland. In dit eigen rekenvoorbeeld is het een gewone B2B-dienst die in Nederland belast is, geldt verlegging en is het Nederlandse tarief 21%. De leverancier factureert € 300 zonder btw. Jij gebruikt het advies volledig voor btw-belaste activiteiten en hebt volledig aftrekrecht.
| Onderdeel | Bedrag | Verwerking |
|---|---|---|
| Dienst | € 300 | Vergoeding in 4b |
| Btw: 21% × € 300 | € 63 | Verschuldigde btw in 4b |
| Aftrekbare btw | € 63 | Voorbelasting in 5b |
| Btw per saldo | € 0 | Alleen voor deze aankoop |
Je maakt € 300 over aan de leverancier, niet € 363. De € 63 verwerk je via de btw-aangifte. Andere omzet, kosten en correcties kunnen de uiteindelijke uitkomst van die aangifte veranderen. Het voorbeeld is dus geen belofte dat je gehele aangifte op nul eindigt. Gebruik 21% ook niet voor iedere denkbare dienst: controleer het toepasselijke tarief.
Wat verandert er als je aan de Nederlandse KOR deelneemt?
De KOR maakt buitenlandse inkopen met verlegde btw niet automatisch onbelast. Als de heffing bij deze dienst naar jou wordt verlegd, moet je de btw aangeven. Je hebt als KOR-deelnemer geen btw-aftrek op zakelijke kosten en investeringen. In hetzelfde voorbeeld is de € 63 daarom wel verschuldigd, maar niet terug te vragen als voorbelasting.
Doe je normaal geen periodieke aangifte? Controleer dan met het hulpmiddel ‘Incidentele btw-aangifte’ van de Belastingdienst hoe je de benodigde aangifte regelt. Neem bij onduidelijkheid contact op met je belastingkantoor. Negeer de inkoopfactuur niet omdat je geen gebruikelijke aangifte-uitnodiging ontvangt, en wacht bij terugkerende diensten niet tot het einde van het jaar om je werkwijze te laten controleren.
De regels voor jouw eigen verkoopfactuur zijn een andere vraag. Bij een factuur zonder btw sturen vind je het onderscheid tussen KOR, vrijstelling, 0% en verlegging. Die uitgaande factuurtekst bepaalt niet hoe je een ontvangen buitenlandse factuur verwerkt.
Wat als de leverancier buitenlandse btw heeft gerekend?
Zet btw uit een ander EU-land niet zomaar als voorbelasting in je Nederlandse aangifte. Controleer eerst of de buitenlandse btw terecht is. Bij een uitzonderingsdienst kan dat juist zijn; bij een gewone zakelijke dienst kunnen bijvoorbeeld onjuiste afnemersgegevens aanleiding zijn om de leverancier om uitleg en zo nodig een gecorrigeerde factuur te vragen.
Is de buitenlandse btw correct, dan kan terugvragen een afzonderlijke procedure zijn, met eigen voorwaarden. Voor EU-btw bestaat onder voorwaarden een teruggaafroute via de Nederlandse Belastingdienst of verwerking in een buitenlandse aangifte. Bij belasting uit een niet-EU-land vraag je de belastingdienst van dat land naar de mogelijkheden. De KOR geeft geen recht om betaalde EU-btw op kosten terug te vragen.
Bewaar de oorspronkelijke factuur en een eventuele correctie bij elkaar. Wis een btw-bedrag niet zelf uit de pdf en kies niet alleen op basis van het factuurtotaal een btw-code. Laat een onduidelijke combinatie van berekende btw en verlegging beoordelen voordat je de aangifte indient.
Welke diensten vragen een afzonderlijke beoordeling?
De hoofdregel voor gewone zakelijke diensten is niet universeel. Bij diensten uit andere EU-landen noemt de Belastingdienst onder meer deze uitzonderingen:
- diensten die met een onroerende zaak te maken hebben;
- toegang tot bepaalde culturele, sportieve, wetenschappelijke of andere evenementen;
- kortdurende verhuur van een vervoermiddel;
- personenvervoer;
- restaurant- en cateringdiensten.
Hier kan buitenlandse btw van toepassing zijn. Bekijk per aankoop waar de dienst belast is en wie de btw moet voldoen. Behandel bijvoorbeeld een diner tijdens een zakenreis niet hetzelfde als een adviesgesprek op afstand. Een vrijgestelde dienst of bijzondere regeling vraagt eveneens om controle. Voor fysieke goederen gebruik je de regels voor goedereninkoop en invoer, niet dit dienstenschema.
Welk tijdvak en welke bewijsstukken gebruik je?
Bij een afgenomen intracommunautaire dienst is het tijdvak waarin de dienst is geleverd bepalend. Dat hoeft niet het tijdvak van de betaling te zijn. Neem daarom naast de factuurdatum ook de uitvoeringsdatum of dienstperiode op in je controle. Bij doorlopende contracten en andere soorten diensten kunnen afwijkende tijdvakregels gelden; beoordeel die apart.
Een EU-dienstenfactuur in vreemde valuta moet voor de aangifte naar euro's worden omgerekend. Bij een intracommunautaire dienst gebruik je de voorgeschreven koers op het moment van levering; de laatst bekende ECB-koers op dat moment is ook toegestaan. Neem niet zonder controle het bedrag van je bankafschrift over als btw-grondslag. Bewaar de gebruikte koers, datum en berekening.
Houd praktisch per inkoop de factuur, zakelijke afnemersgegevens, dienstomschrijving, leverancier en land, btw-behandeling, tarief, berekening en aangiftetijdvak bij elkaar. Kies in je boekhoudprogramma een code die bij de juiste buitenlandse inkoopdienst hoort. Controleer vervolgens de conceptaangifte: een correct totaal aan kosten garandeert nog niet dat 4a, 4b en 5b goed zijn gevuld.
Checklist voordat je de buitenlandse dienst aangeeft
- Is dit een zakelijke dienst en niet een privéaankoop of fysieke goederenlevering?
- Heb je de werkelijke leverancier en het EU- of niet-EU-land vastgesteld?
- Zijn afnemersgegevens en btw-behandeling duidelijk, inclusief mogelijke uitzonderingen?
- Klopt het Nederlandse tarief en de berekening, eventueel na valutaomrekening?
- Past de aankoop bij het juiste tijdvak en de juiste inkooprubriek?
- Is alleen de werkelijk aftrekbare btw als voorbelasting opgenomen, of is bij KOR de aangifte geregeld zonder aftrek?
Een ontvangen EU-dienst zet je niet op jouw opgaaf ICP. Die opgaaf gaat over je eigen intracommunautaire prestaties en bepaalde goederenbewegingen, niet over deze inkoop. Houd een buitenlandse leveranciersfactuur daarom gescheiden van een buitenlandse klantfactuur, ook als beide ‘btw verlegd’ vermelden.
Veelgestelde vragen over buitenlandse inkoopdiensten
Geen btw op de factuur: hoef ik dan niets aan te geven?
Nee, die conclusie kun je niet uit het ontbreken van een btw-bedrag trekken. Bij verlegging bereken je zelf de Nederlandse btw en verwerk je de aankoop in je aangifte. Controleer eerst waarom de leverancier geen btw rekent.
Mag ik buitenlandse btw in rubriek 5b aftrekken?
Btw die je in een ander EU-land hebt betaald, trek je niet af in je Nederlandse aangifte. Een eventuele teruggaaf uit dat land heeft een aparte procedure en voorwaarden. Verwar dit niet met de Nederlandse btw die je bij verlegging zelf berekent.
Moet ik met de KOR verlegde btw betalen?
Als de btw over jouw buitenlandse inkoopdienst naar jou wordt verlegd, moet je die aangeven. De Nederlandse KOR geeft geen recht op aftrek van die btw. Controleer met de Belastingdienst hoe je de benodigde aangifte regelt als je normaal geen aangifte doet.
Moet ik een ingekochte EU-dienst op de opgaaf ICP zetten?
Nee. De opgaaf ICP is niet het overzicht van jouw buitenlandse inkopen. Voor deze ingekochte dienst gebruik je de toepasselijke rubriek van je btw-aangifte. Heb je zelf ook diensten aan EU-klanten geleverd, beoordeel die verkoop afzonderlijk.