ZZP & administratie · Betalingen
Wanneer moet een factuur betaald worden?
Een factuur moet worden betaald binnen de termijn die je vooraf met de klant hebt afgesproken. Heb je bij een zakelijke klant geen termijn vastgelegd, dan geldt 30 dagen. Tussen bedrijven kan een termijn tot 60 dagen worden afgesproken; langer kan alleen in bijzondere gevallen en mag niet kennelijk onbillijk zijn voor de schuldeiser. Een grootbedrijf moet een mkb-ondernemer of zzp'er binnen 30 dagen betalen. Voor overheden geldt eveneens in beginsel 30 dagen. Bij consumenten is geen vaste wettelijke betalingstermijn: je kiest zelf een redelijke termijn en communiceert die vóór of bij de overeenkomst. Zet op de factuur altijd een concrete vervaldatum die aansluit op de afspraak.
Spreek de betalingstermijn vóór de opdracht af en herhaal die op de factuur. Zonder zakelijke afspraak reken je met 30 dagen. Een korte termijn van 14 dagen kan als de klant daarmee heeft ingestemd; alleen achteraf ‘14 dagen’ op de factuur zetten verandert een bestaande afspraak niet.
Welke betalingstermijn geldt voor jouw klant?
De juiste termijn hangt af van het soort klant en van wat je vóór de levering hebt afgesproken. Onderstaande indeling geeft de hoofdregels voor Nederlandse opdrachten.
| Klant | Hoofdregel |
|---|---|
| Bedrijf, geen termijn afgesproken | 30 dagen |
| Bedrijven onderling, wel afgesproken | In beginsel maximaal 60 dagen |
| Grootbedrijf betaalt mkb of zzp | Maximaal 30 dagen |
| Overheid | In beginsel 30 dagen |
| Consument | Geen vaste wettelijke termijn; kies een redelijke termijn |
De betalingstermijn is iets anders dan de uiterste datum waarop je de factuur moet uitreiken. Voor een gewone btw-factuur aan een ondernemer geldt doorgaans dat je die uiterlijk op de vijftiende dag van de volgende maand verstuurt. Pas daarna bepaalt de betaalafspraak wanneer het geld binnen moet zijn.
Waar leg je een termijn van 14, 30 of 60 dagen vast?
Leg de termijn vast voordat je begint: in de offerte, de overeenkomst of algemene voorwaarden die de klant tijdig kan inzien. Herhaal dezelfde termijn op de factuur. Staat in je overeenkomst 30 dagen en zet je later zonder overleg 14 dagen op de factuur, dan kun je niet vanzelfsprekend van de kortere datum uitgaan. De eerder gemaakte afspraak is dan leidend.
- Kies een passende termijn. Houd rekening met je cashflow en het betaalproces van de klant.
- Zet de afspraak in je offerte. Laat de klant instemmen voordat je levert.
- Gebruik dezelfde tekst in je voorwaarden. Voorkom verschillende termijnen in verschillende documenten.
- Vermeld een vervaldatum. Een concrete datum is duidelijker dan alleen ‘binnen 30 dagen’.
- Bewaar de geaccepteerde afspraak. Zo kun je bij discussie aantonen welke termijn gold.
Hoe bereken je de uiterste betaaldatum?
Schrijf op vanaf welk moment je termijn loopt: de factuurdatum, de ontvangstdatum of een ander overeengekomen moment. Gebruik vervolgens kalenderdagen, tenzij je uitdrukkelijk werkdagen hebt afgesproken. Een boekhoudpakket kan de vervaldatum automatisch berekenen, maar controleer die altijd.
| Factuur ontvangen | 2 oktober 2026 |
|---|---|
| Afgesproken termijn | 30 kalenderdagen na ontvangst |
| Uiterste betaaldatum | 1 november 2026 |
Zet bijvoorbeeld: ‘Te betalen uiterlijk 1 november 2026 onder vermelding van factuurnummer 2026-042.’ Een goed nummer maakt de betaling sneller herkenbaar. Lees zo nodig hoe je een duidelijke factuurnummering kiest.
Wat geldt bij een grootbedrijf of de overheid?
Levert een zzp'er of mkb-ondernemer aan een grootbedrijf, dan moet het grootbedrijf binnen 30 dagen betalen. Een langere standaardtermijn van bijvoorbeeld 60 of 90 dagen past niet bij deze wettelijke grens. Controleer bij een nieuwe opdrachtgever daarom of die als grootbedrijf kwalificeert en leg een onjuiste betaalvoorwaarde vóór de opdracht ter bespreking voor.
Een overheid betaalt een correcte factuur in beginsel binnen 30 dagen na ontvangst. Alleen in uitzonderlijke omstandigheden kan bij overheidsopdrachten een langere termijn tot 60 dagen gelden. Vraag vooraf naar het juiste ordernummer, factuuradres en e-facturatiekanaal. Een ontbrekend kenmerk kan de verwerking vertragen, ook als je inhoudelijke betaalafspraak duidelijk is.
Welke termijn gebruik je bij een consument?
Voor consumenten bestaat geen algemene vaste wettelijke betalingstermijn. Je mag zelf een redelijke termijn bepalen en die in de overeenkomst of algemene voorwaarden opnemen. Maak vóór de koop duidelijk wanneer en hoe de consument betaalt. Houd daarbij rekening met regels die voor een specifieke verkoopvorm, branche of aanbetaling kunnen gelden.
Betaalt een consument niet op tijd, dan mag je niet direct incassokosten toevoegen. Stuur eerst een kosteloze, correct geformuleerde veertiendagenbrief. De consument krijgt 14 dagen vanaf de dag na ontvangst om alsnog te betalen. Vermeld in die brief ook welke incassokosten volgen als betaling uitblijft.
Wat doe je als de klant te laat betaalt?
Controleer eerst of de factuur is ontvangen en inhoudelijk klopt. Neem kort na de vervaldatum contact op en stuur een betalingsherinnering met factuurnummer, bedrag, oorspronkelijke vervaldatum en een nieuwe concrete datum. Bij een zakelijke klant is zo'n herinnering niet altijd verplicht, maar zij voorkomt vaak een kostbaar geschil en legt je dossier vast.
Bewaar de factuur, aflever- of urenbewijzen, de overeenkomst en alle herinneringen bij elkaar. Zorg dat het nummer op de betaling overeenkomt met je administratie. Een volledige basisfactuur maak je met de stappen uit hoe maak je een factuur als zzp'er?.
Checklist voor een duidelijke betaalafspraak
- Het type klant is duidelijk: consument, bedrijf, grootbedrijf of overheid.
- De betalingstermijn is vóór de levering overeengekomen.
- Offerte, overeenkomst, voorwaarden en factuur noemen dezelfde termijn.
- Op de factuur staat een concrete uiterste betaaldatum.
- Het juiste factuuradres, ordernummer en betalingskenmerk zijn gebruikt.
- Je bewaakt de vervaldatum en neemt bij vertraging snel contact op.
- Een consument krijgt vóór incassokosten een correcte veertiendagenbrief.
- Factuur, betaling en btw-boeking zijn met hetzelfde nummer gekoppeld.
De betalingstermijn verandert niet wanneer je de btw aangeeft. Bij het factuurstelsel kan de btw al verschuldigd zijn voordat de klant betaalt. Bekijk daarom ook hoe btw voor zzp'ers werkt.
Veelgestelde vragen over de betalingstermijn
Wat is de betalingstermijn als je niets hebt afgesproken?
Bij een zakelijke klant geldt zonder afgesproken betalingstermijn 30 dagen. Leg voor nieuwe opdrachten de termijn vooraf vast, zodat jij en de klant niet achteraf hoeven te bepalen welke datum gold.
Mag je als zzp'er een betalingstermijn van 14 dagen gebruiken?
Ja. Je kunt met een zakelijke klant vooraf een kortere termijn zoals 14 dagen afspreken. Gebruik die termijn consequent in offerte, overeenkomst, voorwaarden en factuur.
Mag een grootbedrijf een zzp-factuur pas na 60 dagen betalen?
Nee. Een grootbedrijf moet een factuur van een mkb-ondernemer of zzp'er binnen 30 dagen betalen. Bespreek een afwijkende inkoopvoorwaarde voordat je de opdracht aanneemt.
Wanneer mag je incassokosten rekenen aan een consument?
Eerst stuur je na de vervaldatum een kosteloze, correcte veertiendagenbrief. Pas als betaling binnen die aanvullende termijn uitblijft, kun je de aangekondigde incassokosten rekenen.