ZZP & administratie · Facturen / Betalingen

Veertiendagenbrief: regels en voorbeeld

Laatst gecontroleerd: 5 oktober 2026

Wil je incassokosten rekenen aan een consument die niet betaalt, stuur dan eerst een correcte kosteloze veertiendagenbrief. De rekening moet opeisbaar zijn en de klant moet al in verzuim zijn. Geef vervolgens veertien volle dagen om zonder incassokosten te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief. Noem het openstaande bedrag, hoe de klant betaalt en het concrete incassobedrag dat bij uitblijven van tijdige betaling volgt. Reken die kosten nog niet bij het nu te betalen saldo. Bewaar ook bewijs van verzending en ontvangst. Een gewone herinnering met ‘betaal binnen 14 dagen’ is dus niet automatisch voldoende. Hieronder staat een eigen voorbeeld voor één onbetwiste Nederlandse consumentenrekening.

Voor welke klant gebruik je een veertiendagenbrief?

Deze uitleg is voor een Nederlandse zzp'er die een privéklant wil aanmanen vóór incassokosten. Het gaat om iemand die niet voor een beroep of bedrijf koopt. Een ondernemer die privé een opdracht geeft, kan dus ook consument zijn; kijk naar de werkelijke aankoop, niet alleen naar een KVK-inschrijving.

Bij een zakelijke opdracht gelden niet automatisch dezelfde regels. Gebruik daarvoor het stappenplan bij een onbetaalde zakelijke factuur. Het consumentenvoorbeeld hieronder is evenmin bedoeld voor huurachterstanden, abonnementen met meerdere gemiste termijnen, buitenlandse klanten, betwiste schadeclaims of een gerechtelijke procedure.

De fiscale vraag of je een verkoopfactuur moet uitreiken, staat los van deze incassowaarschuwing. Lees daarvoor factureren aan een particulier. Ook zonder gewone btw-factuurplicht moet duidelijk zijn welke overeengekomen rekening je van de klant verlangt.

Wat controleer je vóór de aanmaning?

Controleer de overeenkomst, uitvoering, betaalafspraak en bankmutaties. Trek ontvangen betalingen en toegekende verminderingen van het saldo af. Stuur een herkenbare rekening mee, zodat de consument niet hoeft te raden bij welke aankoop het bericht hoort.

Artikel 6:96 lid 6 BW verlangt dat het verzuim al is ingetreden vóór deze aanmaning. Een datum die jij eenzijdig op de factuur zet, bewijst niet vanzelf dat aan die voorwaarde is voldaan. Of eerst een ingebrekestelling nodig is, hangt af van de afspraken en omstandigheden. Laat dit bij twijfel beoordelen; een veertiendagenbrief is niet zonder meer een vervanging voor die voorafgaande stap.

Controleer de afgesproken betalingstermijn daarom apart. De termijn van deze brief is een laatste kosteloze kans vóór incassokosten, niet een algemene wettelijke termijn waarbinnen elke oorspronkelijke consumentenrekening betaald moet worden.

Wanneer beginnen de veertien dagen?

De termijn begint de dag nadat de consument de aanmaning heeft ontvangen. Tel dus niet vanaf de datum boven de brief of vanaf het moment dat je op verzenden klikt. Een vertraagde bezorging mag de kosteloze betaalperiode niet inkorten.

Gebruik een heldere ontvangstgebonden formulering, zoals in het voorbeeld hieronder. Vermijd alleen ‘binnen 14 dagen na dagtekening’ of ‘binnen 14 dagen vanaf vandaag’. Zet ook niet willekeurig een harde einddatum in de brief als je nog niet weet wanneer die aankomt.

Eigen datumvoorbeeld: de ontvangst staat vast op 6 oktober 2026. Dag één is dan 7 oktober en dag veertien is 20 oktober. Dat illustreert de telling; het is geen aanname dat een op 5 oktober verzonden brief zeker op 6 oktober wordt bezorgd. Voor een einddatum rond een weekend of feestdag kies je niet zelf een verkorting, maar laat je zo nodig de termijn controleren.

Welk incassobedrag kondig je aan?

Noem een concreet bedrag, niet uitsluitend ‘wettelijke incassokosten’. Voor één gewone contractuele geldvordering geldt de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500 en daarna lagere percentages. Er geldt normaal een minimum van € 40. Je mag minder vragen dan het wettelijke maximum.

Bereken over de openstaande hoofdsom, niet over een saldo waaraan je alvast herinneringskosten of rente hebt toegevoegd. Stapel geen losse administratie-, herinnerings- of aanmaningskosten naast de incassokosten. Rente is een afzonderlijke post; dit voorbeeld vraagt geen rente en behandelt geen renteberekening.

Verhoog de vergoeding niet automatisch met btw. Daarvoor gelden voorwaarden, waaronder gebruik van een belaste incassodienst, geen recht om die btw te verrekenen en een uitdrukkelijke verklaring. In ons voorbeeld kan de zzp'er eventuele btw op de incassodienst verrekenen; boven op de aangekondigde € 60 komt daarom geen btw-opslag.

Eigen voorbeeldbrief voor een rekening van € 400

Voorbeeld: een privéklant heeft een afgeronde, overeengekomen opdracht nog niet betaald. Rekening 2026-091 van 1 september 2026 staat volledig open voor € 400, inclusief de toepasselijke verkoop-btw. We veronderstellen dat de rekening opeisbaar is, de consument al in verzuim is en er geen inhoudelijk geschil of bijzondere regeling geldt. Deze aannames moet je in je eigen dossier eerst controleren.

Dit is een zelfgeschreven uitlegvoorbeeld, geen garantie dat ieder dossier juridisch geschikt is voor incasso. Vul je echte contact- en betaalgegevens in en reken de bedragen opnieuw uit. Neem € 60 niet over bij een andere hoofdsom. Een incassowaarschuwing bewijst ook niet dat een betwiste opdracht deugdelijk is uitgevoerd.

Wat verandert als de klant een deel betaalt?

Ontvang je binnen de kosteloze termijn € 200 van de voorbeeldrekening, dan blijft € 200 van de hoofdsom over. Voor het niet tijdig betaalde deel bereken je opnieuw de vergoeding: 15% is € 30, maar het toepasselijke minimum voor deze losse rekening is € 40. De aangekondigde € 60 wordt dus niet ongewijzigd geïnd.

Na afloop is in dit eenvoudige voorbeeld nog € 200 hoofdsom plus € 40 incassokosten open. Betaalt de consument de volledige € 400 binnen de termijn, dan zijn geen incassokosten verschuldigd. Noteer de ontvangstdata en werk je saldo bij voordat je een vervolgbericht verstuurt.

Een afgesproken betalingsregeling is iets anders dan zomaar ontvangen deelbetalingen. Leg bij een regeling schriftelijk vast wat je afspreekt over bedragen, data en kosten. Laat een complex dossier met eerdere kosten of meerdere vorderingen controleren.

Hoe bewaar je ontvangstbewijs en herstel je fouten?

Bewaar de definitieve brief, bijlage, gebruikte adresgegevens, verzendgegevens en beschikbare ontvangstinformatie samen. Een verzonden bestand of een niet-teruggekomen brief bewijst op zichzelf niet op welke dag de consument het bericht heeft ontvangen. Bij betwisting moet jij de ontvangst en termijn kunnen onderbouwen.

Controleer je dossier vóór verdere incasso. Was de termijn onjuist of te kort, stuur dan alsnog een correcte brief met een volledige nieuwe termijn. Alleen een week extra geven, of stilzwijgend langer wachten, herstelt de oorspronkelijke fout niet. Bewaar beide versies, zodat duidelijk blijft welke brief geldig als waarschuwing moet dienen.

Ook na een correcte brief blijven een werkelijk geschil, een verkeerde hoofdsom en onjuiste kosten afzonderlijke problemen. Dreig niet met direct beslag: een incassobureau kan dat niet leggen. Vraag bij een onduidelijk dossier juridische hulp vóór je verdere kosten maakt.

Checklist voordat je de brief verstuurt

• De klant koopt privé en je gebruikt niet het zakelijke standaardbericht.
• De vordering is juist, opeisbaar en het verzuim is gecontroleerd.
• Betalingen en verminderingen zijn van de hoofdsom afgetrokken.
• De brief identificeert de rekening en geeft duidelijke betaalgegevens.
• De volle termijn begint de dag na ontvangst, niet na verzending.
• Het concrete incassobedrag is correct berekend en nog niet als direct te betalen kosten toegevoegd.
• Eventuele bijzondere regels voor meerdere termijnen en btw-opslag zijn beoordeeld.
• Brief, bijlage, ontvangstinformatie en latere betalingen blijven in één dossier.

Veelgestelde vragen over de veertiendagenbrief