ZZP & administratie · Betalingen

Wat doe je als je factuur niet wordt betaald?

Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Controleer eerst of de betaaltermijn voorbij is, de factuur klopt en de betaling niet al is binnengekomen. Neem daarna contact op met je zakelijke klant en stuur een duidelijke herinnering met het openstaande bedrag en een concrete betaaldatum. Leg de reactie en eventuele betaalafspraak vast. Blijft betaling uit, beoordeel dan een formele aanmaning of hulp bij incasso, rekening houdend met je contract, bewijs en kosten. Maak onderscheid tussen een vergeten betaling, een inhoudelijk geschil en een klant die niet kan betalen. Wis de factuur niet uit je administratie: een betalingsachterstand verandert de btw-behandeling niet vanzelf.

Dit stappenplan is voor Nederlandse zzp'ers met een onbetaalde factuur aan een zakelijke klant in Nederland. Bij consumenten, buitenlandse klanten of een faillissement moet je de passende regels en hulp kiezen. Het voorbeeld hieronder is geen standaardbrief voor juridische procedures.

Wat controleer je voordat je de klant aanspreekt?

Vergelijk de openstaande post met je bankmutaties. Een betaling kan onder een projectnaam, oud kenmerk of ander bedrag staan. Kijk ook naar deelbetalingen en creditfacturen. Vraag bij twijfel om een betaalbewijs voordat je nogmaals om het volledige bedrag vraagt.

Controleer vervolgens de afspraak over de vervaldatum, de juiste klant en het factuuradres. Heeft de administratie van je klant het document ontvangen? Ontbreekt er een inkoopnummer? Begin bij de afgesproken betalingstermijn en controleer met de factuurchecklist of je document volledig is.

Bestaat de correcte factuur al, stuur dan een kopie met hetzelfde nummer als de klant die kwijt is. Maak geen tweede vordering voor dezelfde opdracht. Noteer wie het document ontvangt en welke verwerking de klant nog moet doen.

Hoe stuur je een bruikbare zakelijke betalingsherinnering?

Vraag je contactpersoon kort wat er misgaat: ontvangst, goedkeuring of betaling. Bevestig het gesprek per e-mail. Vermeld het factuurnummer, het nog openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, de betaalgegevens en je gewenste nieuwe betaaldatum. Voeg een kopie toe en vraag om een concrete reactie, niet alleen om ‘spoedige betaling’.

In dit fictieve voorbeeld is factuur 2026-038 van 1 september, met een afgesproken vervaldatum van 15 september, nog volledig open. Het bedrag is € 1.210. Je schrijft op 3 oktober:

De datum 10 oktober is hier een eigen praktische keuze, geen algemene wettelijke herinneringstermijn. Pas het bericht aan je afspraken en eerdere contacten aan. Houd kosten en rente apart van de hoofdsom als je die later terecht in rekening brengt.

Wat als de klant de factuur betwist of niet kan betalen?

Bij een inhoudelijk bezwaar vraag je om een concrete toelichting: welke opdracht, prestatie of prijs wordt betwist? Leg je opdrachtbevestiging, oplevering en correspondentie ernaast. Heb je zelf een fout gemaakt, volg dan de route voor een verkeerde factuur corrigeren. Is er een echt geschil, laat zo nodig een juridisch adviseur beoordelen hoe je verdergaat.

Erkent de klant het bedrag maar ontbreekt tijdelijk geld, dan kun je een betalingsregeling bespreken. Zet het totale openstaande saldo, de termijnen, de exacte data en de afspraak bij een gemiste betaling op papier. Vraag een schriftelijke bevestiging. Beoordeel zelf of de regeling haalbaar is; een vaag vooruitzicht lost jouw cashflow niet op.

Bij de voorbeeldfactuur kun je bijvoorbeeld twee betalingen van € 605 afspreken, op 10 en 24 oktober. Na de eerste ontvangst staat nog € 605 open. Dit is alleen een rekenvoorbeeld zonder extra kosten of rente. Werk je overzicht bij na iedere betaling, zodat een volgende herinnering niet opnieuw € 1.210 vraagt.

Wanneer kies je voor een aanmaning of incassohulp?

Komt de klant een duidelijke afspraak niet na of reageert hij niet, bepaal dan je volgende stap. Bij zakelijke klanten is een kosteloze aanmaning niet in alle gevallen verplicht; controleer je contract en voorwaarden. Er is geen algemene regel dat je eerst drie herinneringen moet sturen. Bewaar wel de verzonden berichten en reacties.

Vraag vóór een incasso-opdracht wat jij betaalt bij succes én als niets wordt geïnd. Bespreek ook wie een eventuele rechtszaak mag starten. Een incassobureau mag geen beslag leggen of officiële dagvaarding uitbrengen. Een gerechtsdeurwaarder heeft voor gedwongen inning meestal eerst een rechterlijk vonnis nodig. Dreig daarom niet met maatregelen die nog niet mogelijk zijn.

Is de klant al failliet, dien je vordering dan bij de curator in en vraag passende hulp. Ga niet zonder advies goederen ophalen, een dienst afsluiten of zelf faillissement aanvragen.

Mag je rente en incassokosten toevoegen?

Bij te late zakelijke betaling kunnen wettelijke handelsrente en invorderingskosten gelden. De toepasselijke regeling hangt mede af van je afspraken. RVO noemt voor zakelijke betalingsachterstand een standaardvergoeding van € 40. Tel die niet zonder controle bovenop alle andere incassokosten; laat de berekening en eventuele samenloop beoordelen.

Maak in je overzicht onderscheid tussen de oorspronkelijke factuur, ontvangen betalingen, rente en kosten. Gebruik het actuele rentetarief en de juiste periode wanneer je rente berekent. Voor consumenten gelden andere regels, waaronder een correcte kosteloze veertiendagenbrief vóór incassokosten. Het zakelijke voorbeeld hierboven vervangt die brief niet.

Wat gebeurt er met de btw als betaling uitblijft?

Bij het factuurstelsel blijf je de oorspronkelijke btw normaal aangeven en betalen. Teruggaaf kan zodra de vordering aantoonbaar oninbaar is; uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum wordt zij als oninbaar beschouwd. Verwerk de oninbare omzet en bijbehorende btw in het juiste tijdvak bij rubriek 1a of 1b. Bij gedeeltelijke betaling gaat het om het oninbare deel.

Ontvang je na de teruggaaf toch geld, geef de btw over die ontvangst weer aan in het ontvangsttijdvak. Voor het kasstelsel werkt dit anders. Controleer je boeking met de uitleg over btw voor zzp'ers en je boekhouder. Alleen een late betaling is geen reden om de oude factuur te verwijderen.

Welke stukken bewaar je in je incassodossier?

• De opdrachtbevestiging, overeenkomst en de toen geldende algemene voorwaarden.
• De factuur, afgesproken vervaldatum en bewijs van levering of uitvoering.
• Ontvangen betalingen, creditfacturen en het actuele openstaande saldo.
• Kopieën van herinneringen, aanmaningen en de beschikbare ontvangstgegevens.
• Gespreksnotities, bezwaren van de klant en schriftelijk bevestigde betaalafspraken.
• Een aparte berekening van eventuele rente en kosten.
• De opdracht aan een incassodienstverlener en de afspraken over diens kosten.

Koppel alles aan het oorspronkelijke factuurnummer. Bewaar stukken ook als je de post later afboekt; bekijk hiervoor hoe je facturen en bijbehorende administratie bewaart.

Veelgestelde vragen over een onbetaalde factuur

Moet ik een zakelijke klant altijd drie herinneringen sturen?

Nee, er geldt geen algemene regel dat je eerst drie herinneringen moet sturen. Controleer je overeenkomst en voorwaarden. Een duidelijke herinnering en persoonlijk contact kunnen wel helpen voordat je verdere stappen neemt.

Mag een incassobureau direct beslag leggen?

Nee. Een incassobureau kan om betaling vragen, maar mag geen beslag leggen of een officiële dagvaarding uitbrengen. Voor gedwongen inning door een gerechtsdeurwaarder is meestal eerst een rechterlijk vonnis nodig.

Vervalt mijn btw-verplichting als de klant te laat betaalt?

Niet bij het gewone factuurstelsel. Je verwerkt de factuur eerst volgens de normale btw-regels. Voor teruggaaf wegens oninbaarheid gelden afzonderlijke voorwaarden; een korte betalingsachterstand is niet genoeg.

Kan ik dezelfde herinnering naar een consument sturen?

Gebruik dit zakelijke voorbeeld niet als verplichte consumentenaanmaning. Een consument moet vóór incassokosten een correcte kosteloze veertiendagenbrief ontvangen, met de juiste termijn en aangekondigde kosten.