ZZP & administratie · Facturen

Verkeerde factuur corrigeren als zzp'er

Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Een fout ontdekt in een factuur? Is het document nog niet verstuurd, verbeter dan het concept. Heeft de klant het al ontvangen, bewaar de verzonden versie en stuur een herkenbare correctie die naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst. Bij een verkeerd bedrag of een verkeerde btw-berekening is een creditfactuur gevolgd door een nieuwe, juiste factuur vaak de duidelijkste route. Geef beide documenten een eigen nummer en vertel de klant welk bedrag uiteindelijk openstaat. Controleer apart of de eerdere btw-aangifte ook fout was: een correctie van de factuur herstelt die aangifte niet vanzelf.

Deze uitleg is bedoeld voor Nederlandse zzp'ers die hun eigen verkoopfactuur moeten herstellen. Het rekenvoorbeeld gaat over een gewone binnenlandse zakelijke dienst met 21% btw. Bij vrijgestelde omzet, verlegde btw of buitenlandse transacties moet je ook de regels voor die specifieke prestatie controleren.

Is de factuur al verstuurd of nog een concept?

Een concept dat alleen in je eigen systeem staat, kun je aanpassen voordat je het uitgeeft. Controleer daarna opnieuw de naam, het adres, de geleverde prestatie, de data, het bedrag en de btw. Voor de complete basischeck kun je het stappenplan voor een zzp-factuur gebruiken.

Heeft de klant de factuur al ontvangen, behandel het document dan niet meer als een concept. De klant kan het bestand al hebben geboekt of de btw als voorbelasting hebben verwerkt. Bewaar daarom wat je daadwerkelijk hebt verzonden, leg de fout vast en stuur de correctie ook aan de klant. Stuur niet alleen een stilzwijgend aangepaste pdf met hetzelfde nummer.

Wanneer gebruik je een creditfactuur en een nieuwe factuur?

Gaat het hele bedrag of de volledige prestatie niet door, dan is een creditfactuur voor het volledige bedrag een overzichtelijke oplossing. Moet alleen een deel van de prijs omlaag, dan kun je dat verschil gericht crediteren. Is het oorspronkelijke document inhoudelijk zo onjuist dat de klant er niet mee kan werken, dan is volledig crediteren en opnieuw correct factureren meestal duidelijker dan losse berichten met verschillende totalen.

Een wijzigingsfactuur kan volgens de Belastingdienst in veel binnenlandse situaties vereenvoudigd worden opgesteld. Vermeld dan in elk geval de uitgiftedatum, je naam en adres, de prestatie, de btw of de gegevens waarmee die te berekenen is, en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Bij bijvoorbeeld intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en bepaalde verlegde EU-prestaties mag deze vereenvoudiging niet. Gebruik dan de volledige toepasselijke factuureisen; zie ook de aparte uitleg voor buitenlandse klanten.

Welk nummer en welke datum zet je op de correctie?

Geef een creditfactuur of nieuwe factuur een eigen, uniek nummer in een opeenvolgende reeks. Hergebruik het nummer van het foutieve document niet. Verwijs op de correctie naar het nummer en bij voorkeur ook de datum van de oorspronkelijke factuur. Zo kan de klant de documenten aan elkaar koppelen en kun je later de boeking uitleggen. Bij factuurnummers en creditreeksen staan voorbeelden van een consequente nummering.

Gebruik de werkelijke datum waarop je de correctie uitreikt. Een nieuwe datum verandert niet automatisch het tijdvak waarin de oorspronkelijke btw had moeten worden aangegeven. Was de oude factuur te laat verstuurd of was de btw-aangifte al gedaan, controleer dan de tijdvakken afzonderlijk.

Hoe ziet een correctie met bedragen er in de praktijk uit?

Stel: je stuurde factuur 2026-041 voor € 1.000 exclusief 21% btw. De klant kreeg dus een rekening van € 1.210, maar de afgesproken prijs was € 900 exclusief btw. Is de factuur nog niet betaald en kies je voor een volledige correctie, dan ziet de administratieve keten er zo uit:

Stuur creditfactuur en nieuwe factuur samen, met een korte toelichting dat de eerste factuur vervalt en alleen het nieuwe saldo betaald moet worden. Is de oude factuur al betaald, verreken het verschil dan niet ongemerkt: spreek met de klant af of je € 121 terugbetaalt of met een volgende rekening verrekent en leg die afwikkeling vast. Bij een deels betwiste prestatie of een latere prijsafspraak kan een gedeeltelijke correctie passender zijn.

Wanneer moet je ook de btw-aangifte corrigeren?

Controleer eerst waarom het bedrag verandert. Was de btw op de oorspronkelijke factuur of in een al ingediende aangifte fout, vergelijk dan het verschil in btw met de correctieregels van de Belastingdienst. Gaat het om maximaal € 1.000 te veel of te weinig aangegeven btw, dan verwerk je dit in de eerstvolgende btw-aangifte. Bij meer dan € 1.000 gebruik je een suppletie; die stuur je zo snel mogelijk en in elk geval binnen acht weken nadat je de fout ontdekte. De grens ziet op de btw-correctie, niet op het factuurtotaal.

Is de oorspronkelijke factuur juist opgesteld, maar geef je later een korting of wordt de overeenkomst later geannuleerd, dan is dat een andere situatie. De Belastingdienst laat een teruggaaf wegens prijsvermindering of annulering verwerken in het tijdvak waarin die latere gebeurtenis plaatsvindt. Behandel zo'n latere commerciële wijziging dus niet automatisch als een fout in een oude aangifte. Lees daarnaast hoe factuurdatum en btw-aangifte samenhangen. Bij twijfel over tijdvak, buitenlandse omzet of een al verwerkte betaling: vraag je boekhouder om de boekingen te controleren.

Welke controle doe je voordat je de correctie verstuurt?

• Bewaar de oorspronkelijke, werkelijk verzonden factuur en noteer wat er fout is.
• Kies of een gerichte wijziging volstaat of een volledige creditfactuur en nieuwe factuur duidelijker zijn.
• Gebruik voor elk uitgegeven document een uniek nummer en verwijs naar het oorspronkelijke nummer.
• Controleer of alle vereiste gegevens en de juiste btw op de correctie staan.
• Stuur de correctie aan de klant en schrijf welk bedrag nog betaald of teruggestort moet worden.
• Vergelijk facturen, betalingen en boekingen; voorkom dat omzet of btw dubbel blijft staan.
• Controleer de btw-aangifte en bewaar ook de correcties. Lees hoe lang je facturen moet bewaren.

Veelgestelde vragen over een factuur corrigeren

Mag ik een verzonden factuur gewoon overschrijven?

Bewaar de versie die je klant heeft ontvangen. Maak een herkenbare correctie en stuur die aan de klant, zodat zichtbaar blijft wat is veranderd.

Krijgt een creditfactuur een eigen nummer?

Ja. Gebruik een uniek nummer in een opeenvolgende reeks en verwijs naar de oorspronkelijke factuur.

Moet ik na een creditfactuur altijd een suppletie btw doen?

Nee. Bepaal eerst of een eerdere aangifte fout was of dat de prijs pas later veranderde. Voor een fout in een ingediende aangifte geldt bij maximaal € 1.000 btw doorgaans verwerking in de volgende aangifte; bij meer dan € 1.000 gebruik je een suppletie.

Mag ik altijd een vereenvoudigde correctiefactuur sturen?

Nee. Voor bepaalde grensoverschrijdende leveringen en verlegde prestaties gelden uitzonderingen. Controleer in die gevallen de volledige factuureisen.