ZZP & administratie · Facturen

Een vergeten factuur achteraf maken als zzp'er

Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Ben je vergeten een factuur te sturen? Maak haar alsnog met de datum waarop je haar werkelijk uitreikt en vermeld apart de eerdere leverdatum of werkperiode. Zet er geen oude uitgiftedatum op om de vertraging te verbergen. Controleer ook je btw-aangifte: bij het factuurstelsel hoort de btw op een te late factuur bij het tijdvak waarin je haar uiterlijk had moeten uitreiken. De datum van vandaag schuift die btw dus niet vanzelf naar een volgend kwartaal. Kijk bovendien of de klant al heeft betaald of al een factuur heeft gekregen, zodat je niet dubbel factureert.

Deze uitleg gaat over je eigen verkoopfactuur voor een gewone, btw-belaste opdracht aan een Nederlandse zakelijke klant, waarbij je het factuurstelsel gebruikt. Voor voorschotten, doorlopende prestaties, het kasstelsel, vrijstellingen en buitenlandse opdrachten kunnen andere regels gelden.

Wanneer is achteraf factureren eigenlijk te laat?

Een factuur ná het uitvoeren van een opdracht is op zichzelf niet te laat. Voor de gewone factuurplichtige levering of dienst moet je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de volgende maand uitreiken. Werk dat je op 29 augustus afrondt, factureer je dus uiterlijk op 15 september. Ontdek je het vergeten document pas in oktober, dan is die termijn verstreken.

Controleer je opdrachtbevestiging, oplevering en eerdere facturen voordat je iets aanmaakt. Was het werk daadwerkelijk afgerond, of was het slechts een tussenstand? Is deze prestatie al onderdeel van een verzamelfactuur? De praktische eerste stap is een vergelijking van je opdrachtenlijst met je facturenregister, niet alleen met je bankrekening.

Welke datum en welk nummer gebruik je nu?

Houd de uitgiftedatum en de leverdatum uit elkaar. Reik je de factuur vandaag uit, dan is vandaag de factuurdatum. De datum van de prestatie blijft de dag waarop je werkelijk leverde; bij werk over meerdere dagen omschrijf je de werkperiode duidelijk. Een oud projectnummer of een notitie ‘werk augustus’ vervangt die informatie niet.

Gebruik een nieuw, uniek nummer uit je lopende reeks. Voeg niet alsnog een document met een al gebruikt nummer tussen oude facturen. Een jaar of maand in je nummering is een hulpmiddel, geen reden om de uitgiftedatum te veranderen. Lees zo nodig hoe je een consequente factuurnummering bijhoudt en controleer de overige velden met de checklist voor een complete factuur.

Bij welk btw-tijdvak hoort de vergeten factuur?

Bij het factuurstelsel bepaalt normaal de factuurdatum het aangiftetijdvak. Voor een te laat uitgereikte factuur geldt echter het tijdvak waarin je haar uiterlijk had moeten uitreiken. Kies dus niet simpelweg het huidige kwartaal omdat je boekhoudprogramma de datum van vandaag ziet.

Leg bij de boeking vast welke prestatie bij deze factuur hoort en welk btw-tijdvak je hebt gecontroleerd. Heeft je software een aparte instelling voor factuurdatum en btw-periode, controleer dan het resultaat in het aangifteoverzicht. Verander niet op goed geluk de documentdatum om de software passend te maken. De algemene uitleg over btw-aangifte voor zzp'ers helpt je de factuur met je btw-rekeningen te vergelijken.

Voorbeeld: werk in augustus, factuur in oktober

Je rondt op 29 augustus 2026 een adviesopdracht af. De afgesproken vergoeding is € 1.000 exclusief btw en voor deze fictieve opdracht geldt het algemene tarief van 21%. Je ontdekt op 3 oktober dat je nog niets hebt gefactureerd. Je doet per kwartaal aangifte en hebt de btw nog niet eerder verwerkt.

De uiterste uitgiftedatum was 15 september. Daarom hoort de € 210 btw bij het derde kwartaal, ook al krijgt de klant een factuur met een oktoberdatum. Is die aangifte nog niet ingediend, neem het bedrag daarin één keer op. De factuur bevat daarnaast alle gebruikelijke bedrijfs- en klantgegevens; de tabel toont alleen de velden die dit voorbeeld verduidelijken.

Wat als je de btw-aangifte al hebt gedaan?

Zoek eerst uit of de btw werkelijk ontbreekt. Misschien had je de prestatie al geboekt en aangegeven, terwijl alleen het document voor de klant ontbrak. In dat geval maak je de factuur alsnog, maar geef je dezelfde btw niet opnieuw aan. Koppel het nieuwe document aan de bestaande boeking.

Is een ingediende aangifte onjuist, dan mag je een btw-correctie van maximaal € 1.000 in je eerstvolgende aangifte verwerken. Gaat het om meer dan € 1.000, gebruik dan een suppletie. Die dien je zo snel mogelijk in en uiterlijk binnen acht weken nadat je de fout ontdekt. Kijk bij de grens naar de btw die je corrigeert, niet naar het factuurtotaal, en beoordeel de benodigde correctie als geheel.

Noteer de ontdekking, de betrokken factuur en de gekozen herstelroute. Laat je boekhouder controleren wat nodig is als meerdere fouten samenkomen of een ouder, afgesloten jaar betrokken is. De btw-behandeling in dit artikel bepaalt niet automatisch hoe je een oude opbrengst in je jaarrekening of inkomstenbelasting moet verwerken.

Hoe leg je de vertraging aan je klant uit?

Stuur de factuur met een korte, zakelijke toelichting en herkenbare opdrachtgegevens. Bijvoorbeeld: ‘Bij controle van mijn administratie zag ik dat de adviesopdracht van 29 augustus nog niet was gefactureerd. Bijgaand ontvang je de factuur. Excuses voor de vertraging. De betaling verloopt volgens onze afspraak.’ Voeg waar nodig de opdrachtbevestiging of projectreferentie toe, zodat de klant de kosten kan herkennen.

Controleer de overeengekomen betaalafspraak; zet niet zonder overleg een willekeurige nieuwe termijn op het document. Bij onduidelijkheid maak je een heldere afspraak met de klant. Meer daarover staat bij de betalingstermijn van een factuur. Is het bedrag al geheel of gedeeltelijk ontvangen, vermeld dan de betaling en het resterende saldo, zodat je geen tweede betaling vraagt.

Bestaat er al een correcte factuur, maar is die niet aangekomen? Stuur dezelfde factuur opnieuw als kopie. Staat er een fout in een bestaand document, volg dan de uitleg over een verkeerde factuur corrigeren. Dat is een andere situatie dan een factuur die je nog nooit hebt uitgereikt.

Checklist voordat je de vergeten factuur verstuurt

• Controleer de opdracht, de prestatie en de werkelijke leverdatum of werkperiode.
• Zoek na of er al een factuur, boeking of betaling voor deze prestatie bestaat.
• Gebruik de echte uitgiftedatum en het volgende unieke nummer in je reeks.
• Vermeld de eerdere leverdatum afzonderlijk en controleer alle gewone factuurvelden.
• Bepaal het btw-tijdvak en voorkom dat dezelfde btw twee keer wordt aangegeven.
• Herstel een onjuiste aangifte via de passende route en leg je controle vast.
• Licht de klant kort in en maak het nog te betalen saldo en de betaalafspraak duidelijk.

Veelgestelde vragen over achteraf factureren

Welke datum krijgt een vergeten factuur?

Gebruik de datum waarop je de factuur werkelijk uitreikt. Vermeld daarnaast wanneer je hebt geleverd of gewerkt. Geef de factuur geen oude uitgiftedatum om te doen alsof je haar eerder verstuurde.

Mag ik de btw doorschuiven naar het kwartaal waarin ik de factuur alsnog stuur?

Niet automatisch. Bij het factuurstelsel hoort btw op een te laat uitgereikte factuur bij het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten uitreiken.

Moet ik voor iedere vergeten factuur een suppletie indienen?

Nee. Controleer eerst of de juiste aangifte al is gedaan en of de btw daarin ontbreekt. Een btw-correctie van maximaal € 1.000 mag je in de eerstvolgende aangifte verwerken. Voor een grotere correctie gebruik je een suppletie, zo snel mogelijk en uiterlijk binnen acht weken na ontdekking.

Wat als er al een factuur bestaat, maar de klant die niet heeft ontvangen?

Stuur een kopie van de bestaande factuur met hetzelfde nummer. Maak niet een tweede factuur voor dezelfde prestatie. Is het oorspronkelijke document fout, behandel dat als een factuurcorrectie.