ZZP & administratie · Facturen

Hoe maak je een voorschotfactuur als zzp'er?

Laatst gecontroleerd: 4 oktober 2026

Maak voor een aanbetaling een echte voorschotfactuur en koppel die aan je opdracht. Bij een afgesproken, verplichte vooruitbetaling reik je de factuur uit vóór het bedrag opeisbaar wordt; bij het factuurstelsel hoort de btw bij het factuurtijdvak. Betaalt de klant vrijwillig vooruit, dan is de btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt. Wacht dus niet automatisch op de oplevering. Vermeld het voorschot en de btw afzonderlijk en verreken beide later op de eindfactuur. Zo betaalt de klant niet twee keer en tel je dezelfde btw niet dubbel. Hieronder staat een voorbeeld voor een gewone Nederlandse zakelijke dienst met 21% btw, zonder KOR of verlegging.

Wat spreek je af voordat je een voorschot factureert?

Een voorschot is een betaling vóór de afgesproken levering of uitvoering. Het is iets anders dan een deelfactuur voor werk dat al is afgerond. Beschrijf daarom welk project of welke prestatie de betaling betreft. Alleen ‘aanbetaling’ is voor de klant en je administratie weinig bruikbaar.

Leg in de geaccepteerde offerte of opdrachtbevestiging het bedrag of percentage vast, of de prijs inclusief of exclusief btw is, wanneer de betaling opeisbaar wordt en hoe je later afrekent. Neem ook op wat er gebeurt bij gewijzigd werk of annulering. Een betaaldatum op een nieuwe factuur is geen vervanging voor een duidelijke eerdere afspraak.

De 30% in het rekenvoorbeeld hieronder is zelf gekozen, niet een wettelijk voorgeschreven voorschot. Voor particuliere klanten kunnen andere beperkingen gelden. Deze uitleg gaat over je eigen verkoop aan een Nederlandse zakelijke klant, niet over een borg, cadeaubon, lening of betaling waarvan de toekomstige prestatie nog onduidelijk is.

Wanneer hoort de btw bij de vooruitbetaling?

Gebruik niet zonder meer de opleverdatum. Bij het factuurstelsel zijn een verplichte en een vrijwillige vooruitbetaling verschillende situaties. Kijk naar de afspraak, het document en de ontvangst, niet alleen naar het woord ‘voorschot’ in je boekhoudprogramma.

Stel dat je een verplicht voorschot op 28 september factureert, met een overeengekomen uiterste betaaldatum van 5 oktober. In dit voorbeeld valt de voorschotfactuur bij een kwartaalaangifte in het derde kwartaal. De betaling in oktober verschuift dat tijdvak niet. Ontvang je op 2 oktober een vrijwillig voorschot zonder eerdere voorschotfactuur, dan valt die ontvangst in het vierde kwartaal.

Dit zijn twee afzonderlijke situaties, geen keuze tussen gunstigere aangiftedatums. Controleer bij een vroeg ontvangen betaling, een te late voorschotfactuur of onduidelijke afspraken de werkelijke feiten. De algemene uitleg over btw voor zzp'ers helpt je de verkoopbedragen te vergelijken met je aangifteoverzicht.

Welke gegevens zet je op de voorschotfactuur?

Gebruik de gewone factuureisen: namen en adressen, je btw-id, KVK-nummer als je bent ingeschreven, uitgiftedatum, uniek opvolgend factuurnummer, duidelijke prestatieomschrijving en bedragen exclusief btw, tarief en btw-bedrag. De datum van de vooruitbetaling is eveneens relevant. Is die bij uitreiking nog niet bekend, verzin dan geen ontvangstdatum: leg de betaalafspraak vast en bewaar later de werkelijke ontvangst bij het document.

Maak herkenbaar welk gedeelte je nu factureert. Bijvoorbeeld: ‘Voorschot 30% voor ontwerp bedrijfswebsite, opdracht WEB-26-17, overeengekomen projectprijs € 2.400 exclusief btw’. Dit is een eigen omschrijvingsvoorbeeld; gebruik de werkelijke aard en omvang van jouw dienst. De volledige checklist staat bij een correcte zzp-factuur maken.

Een geaccepteerde offerte kan de betaalafspraak bevatten, maar is daarmee nog geen btw-factuur. Geef de voorschotfactuur een eigen nummer. Gebruik datzelfde nummer niet opnieuw voor het resterende bedrag.

Rekenvoorbeeld: 30% voorschot op een zakelijke dienst

Eigen voorbeeld: je maakt een bedrijfswebsite voor € 2.400 exclusief btw. De gewone Nederlandse dienst is in dit voorbeeld terecht belast met 21%. Je klant heeft 30% vooraf betalen geaccepteerd. Er zijn geen kortingen, extra werkzaamheden of verschillende tarieven.

Het voorschot is € 2.400 × 30% = € 720 exclusief btw. Daarover bereken je € 151,20 btw. De klant maakt dus € 871,20 over. Spreek je in plaats daarvan een vast voorschot inclusief btw af, haal de btw er dan eerst uit met het juiste tarief. Bij € 871,20 inclusief 21% is de berekening € 871,20 ÷ 1,21 = € 720 exclusief btw.

Reserveer de btw afzonderlijk van het geld waarmee je het project uitvoert. Noteer in je projectoverzicht zowel het gefactureerde voorschot als de werkelijke betaling. ‘Gefactureerd’ en ‘ontvangen’ betekenen niet hetzelfde.

Hoe verreken je het voorschot op de eindfactuur?

Geef de eindfactuur een nieuw nummer en verwijs naar de voorschotfactuur. Toon de totale opdracht, trek het eerder gefactureerde voorschot inclusief de bijbehorende btw af en vermeld het resterende bedrag. In het voorbeeld resteert € 1.680 exclusief btw plus € 352,80 btw, samen € 2.032,80. Daarbij is het voorschot volledig betaald en is de projectprijs ongewijzigd.

Controleer het boekingsresultaat, niet alleen de pdf voor je klant. De voorschotfactuur bevat € 151,20 btw en het nieuw verwerkte restant € 352,80. Samen is dat € 504, niet € 655,20. Als je op de eindfactuur de hele opdracht toont, moet de verrekening ook de al verwerkte btw verminderen. Alleen een betaling van het totaal aftrekken zonder die fiscale aansluiting kan tot dubbele btw leiden.

Voeg geen creditfactuur toe puur omdat je het voorschot netjes op een eindafrekening vermeldt. Een echte prijsverlaging, fout of annulering vraagt een afzonderlijke beoordeling. Is het voorschot nog niet betaald, laat het dan niet verdwijnen onder ‘reeds betaald’: houd de openstaande voorschotfactuur en het nieuw gefactureerde restant apart zichtbaar.

Hoe controleer je de boeking en een gewijzigde opdracht?

Werk met een projectkaart waarop je per document het nummer, uitgiftedatum, bedrag exclusief btw, btw-bedrag, btw-tijdvak, ontvangen betaling en openstaand saldo bewaart. Dit is een praktische controle, geen voorgeschreven model. Vergelijk de kaart met je bank en aangifteoverzicht voordat je het project afsluit.

Voor het voorbeeld is je controle: totaal gefactureerd € 2.904, totaal btw € 504 en na ontvangst van € 871,20 nog € 2.032,80 te ontvangen. Tel niet tegelijkertijd de hele eindfactuur én het voorschot als nieuwe verkoop. Controleer bij je software hoe een voorschot, verrekening en bankkoppeling precies worden verwerkt; een knop ‘betaald’ zegt niet genoeg over de btw.

Verhoogt de klant later de opdracht of gaat het werk niet door, herbereken dan de afspraak en documenteer wat je daadwerkelijk levert of terugbetaalt. Verwijder de oorspronkelijke voorschotfactuur niet uit je dossier. Heb je een voorschot vergeten te documenteren, bekijk ook een vergeten factuur achteraf maken, maar neem de gewone opleveringsregel uit dat artikel niet over voor een vooruitbetaling.

Wanneer kun je dit voorbeeld niet rechtstreeks gebruiken?

Bij het kasstelsel staat de werkelijke ontvangst centraal; de tabel voor het factuurstelsel is daarvoor geen algemene vervanging. Bij KOR, vrijgestelde prestaties of btw-verlegging past een voorschot met 21% niet automatisch. Controleer eerst het btw-regime van de opdracht.

Ook grensoverschrijdende prestaties, doorlopende diensten, een tariefwijziging, een borg of een nog niet concreet bepaalde levering vragen eigen beoordeling. Voor een vooruitbetaling bij een intracommunautaire goederenlevering geldt bovendien een uitzondering op de factuurplicht. Maak daar niet de bredere conclusie van dat alle buitenlandse voorschotten zonder factuur of zonder btw zijn.

Deze uitleg bepaalt niet wanneer een ontvangen voorschot winst voor de inkomstenbelasting is. Evenmin is het een advies over hoeveel aanbetaling je juridisch van een consument mag verlangen. Houd die vragen gescheiden van de btw en de eindafrekening.

Checklist voordat je voorschot en eindfactuur afsluit

• De klant, prestatie en betaalafspraak zijn duidelijk vastgelegd.
• Je hebt gecontroleerd of het een voorschot of al uitgevoerd werk betreft.
• Het btw-regime, de uitgiftedatum, opeisbaarheid en ontvangst zijn afzonderlijk beoordeeld.
• De voorschotfactuur heeft een uniek nummer en herkenbare projectomschrijving.
• Je bewaart de werkelijke bankontvangst bij de opdracht.
• De eindfactuur verwijst naar het voorschot en verrekent zowel de vergoeding als de btw.
• Het totaal van voorschot en restant sluit aan op de echte projectprijs.
• Een onbetaald voorschot wordt niet als ontvangen betaling afgevinkt.

Veelgestelde vragen over een voorschotfactuur