ZZP & administratie · Btw en debiteuren

Btw terugvragen bij een oninbare factuur als zzp'er

Laatst gecontroleerd: 4 oktober 2026

Heeft je klant een factuur niet betaald en heb jij de btw al aangegeven en afgedragen? Bij het factuurstelsel kun je die btw terugvragen zodra vaststaat dat het bedrag niet meer wordt betaald. Uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum geldt het onbetaalde deel als oninbaar. Verlaag in het bijbehorende aangiftetijdvak zowel de omzet als de btw in rubriek 1a of 1b. Vraag alleen de btw over het oninbare deel terug, niet het hele factuurbedrag. Ontvang je later alsnog een betaling, dan hoort de btw daarover weer in het ontvangsttijdvak. Leg daarom niet alleen de factuur vast, maar ook de vervaldatum, deelbetalingen en je teruggaafberekening.

Deze uitleg gaat over eigen Nederlandse verkoopfacturen met gewone Nederlandse btw die al is afgedragen. Het is geen incassohandleiding, overzicht van winstafboekingen of formulierinstructie voor overgenomen vorderingen.

Controleer eerst je btw-stelsel en de oorspronkelijke factuur

Bij het factuurstelsel volgt de btw niet simpelweg het moment waarop geld op je bankrekening verschijnt. Een late betaling verandert de oorspronkelijke aangifteplicht niet. Zoek de factuur en de aangifte waarin je de verkoop hebt verwerkt op. De basis lees je bij btw voor zzp'ers.

Werk je met het kasstelsel, dan draag je verkoop-btw in beginsel af op basis van je ontvangsten. Over een niet ontvangen bedrag heb je dan geen btw afgedragen om langs deze route terug te vragen. Bij een terecht zonder btw gefactureerde verkoop ontbreekt eveneens het verkoop-btw-bedrag uit dit voorbeeld. Laat twijfel over je stelsel of een bijzondere factuur eerst oplossen.

Welke datum bepaalt wanneer je btw terugvraagt?

De eenjaarstermijn begint bij de uiterste betaaldatum, niet bij de factuurdatum. Zonder vastgelegde betalingstermijn noemt de Belastingdienst voor deze regeling 30 dagen na ontvangst van de factuur. Is eerder zeker dat een bedrag niet betaald zal worden, dan hoef je de jaargrens niet af te wachten.

Maak een dossierregel met drie aparte datums: factuurdatum, vervaldatum en datum waarop de oninbaarheid vaststaat of de jaargrens is bereikt. Een rood saldo in je boekhoudprogramma zegt op zichzelf niets over de onderbouwing van die laatste datum. Bewaar bij een eerdere beoordeling bijvoorbeeld de relevante correspondentie en laat vaststellen welk deel werkelijk oninbaar is.

Bij een faillissement kan nog een uitkering volgen. KVK adviseert je vordering met bewijs bij de curator te melden. Gebruik beschikbare informatie over de verwachte betaling voor je beoordeling; neem niet zonder controle aan dat iedere failliete klant vanaf de uitspraak niets meer zal betalen.

Rekenvoorbeeld: een factuur is gedeeltelijk betaald

Stel: een gewone dienst is correct belast met 21% btw. Je factureert € 1.800 exclusief btw, plus € 378 btw, samen € 2.178. De klant betaalt € 726. We rekenen zonder rente, incassokosten, korting of andere tarieven. Het resterende bedrag van € 1.452 wordt oninbaar.

De ontvangen € 726 bestaat uit € 600 omzet en € 126 btw. Daarom neem je niet de volledige oorspronkelijke € 378 btw terug. Controle: € 126 over het betaalde deel plus € 252 over het oninbare deel is weer € 378. De berekening hoort bij deze ene factuur en één tarief; gebruik haar niet als standaardverdeling voor een factuur met verschillende tarieven.

Hoe verwerk je omzet en btw in de aangifte?

De teruggaaf hoort in het tijdvak waarin de oninbaarheid vaststaat of de eenjaarstermijn verstrijkt. Verminder in rubriek 1a of 1b de omzet én de verschuldigde btw. Het is geen nieuwe inkoop-btw die je alleen als voorbelasting opvoert.

In ons 21%-voorbeeld verlaag je de bedragen in rubriek 1a met € 1.200 omzet en € 252 btw. Stel dat daar vóór deze verwerking € 6.000 omzet en € 1.260 btw staat. Dan wordt dat € 4.800 omzet en € 1.008 btw. Andere aangifterubrieken zijn niet in dit rekenvoorbeeld opgenomen. Bij een factuur onder het lage tarief beoordeel je rubriek 1b en reken je met dat oorspronkelijke tarief.

Voor de timing: neem een factuur waarvan de afgesproken uiterste betaaldatum 15 september 2025 is. Als het restant niet eerder oninbaar is geworden, wordt de jaargrens op 15 september 2026 bereikt. Bij een kwartaalaangifte valt dat in het derde kwartaal van 2026. Het jaar van de factuur en het jaar van de teruggaaf kunnen dus verschillen.

Wat als er na je teruggaaf toch nog geld binnenkomt?

Verwerk de btw over een latere ontvangst opnieuw in het ontvangsttijdvak. Stel dat na de teruggaaf uit ons voorbeeld nog € 484 wordt betaald. Bij hetzelfde 21%-tarief is dat € 400 omzet en € 84 btw. Je neemt dan € 84 btw opnieuw mee, niet automatisch de volledige teruggevraagde € 252.

Praktisch kun je naast de teruggaafregel een ontvangstregel bewaren: datum, bankmutatie, bedrag inclusief btw, berekende btw en aangiftetijdvak. Zo blijft zichtbaar waarom je eerder € 252 terugnam en later € 84 weer aangaf. Na deze betaling staat van de oorspronkelijke € 1.452 nog € 968 open. Voorkom dat software de ontvangst tegelijkertijd als een geheel nieuwe verkoop registreert.

Houd oninbaarheid, prijsverlaging en oude fouten uit elkaar

Een klant die niet betaalt is iets anders dan een later afgesproken prijsverlaging, kwijtschelding of beëindiging van de overeenkomst. De Belastingdienst behandelt die laatste gebeurtenissen als afzonderlijke teruggaafsituaties in het tijdvak waarin ze plaatsvinden. Credit dus niet alleen de hele verkoop om een achterstallige betaling uit je scherm te laten verdwijnen.

Was de oorspronkelijke aangifte correct en ontstaat de oninbaarheid pas later, dan is dat geen reden om de oorspronkelijke verkoop achteraf als aangiftefout te behandelen. Heb je het juiste teruggaaftijdvak al ingediend zonder de teruggaaf? Laat bepalen hoe je dat tijdvak herstelt; de uitleg over een ingediende btw-aangifte corrigeren helpt je de herstelroute te onderscheiden. Verwerk hetzelfde bedrag niet ook nogmaals in een andere aangifte.

Wanneer past deze gewone teruggaafroute niet?

Een ondernemer die een vordering heeft overgenomen, bijvoorbeeld door factoring, gebruikt een afzonderlijk teruggaafverzoek voor overgenomen vorderingen. Het formulier voor die situatie is niet het standaardformulier voor jouw eigen onbetaalde verkoopfactuur.

Laat ook verzekeringsuitkeringen, verrekeningen, gewijzigde betaalafspraken, buitenlandse btw, verlegde btw of verschillende tarieven afzonderlijk beoordelen. Ons voorbeeld neemt geen beslissing over die gevallen. Heb je geen periodieke aangifte meer, vraag dan naar de passende procedure voordat je een bedrag alleen intern afboekt.

Checklist vóór de teruggaaf

• Zoek de oorspronkelijke verkoopfactuur en de eerdere aangifte terug.
• Controleer factuurstelsel, tarief en daadwerkelijk afgedragen btw.
• Bewaar de afspraak over de uiterste betaaldatum en beschikbare ontvangstgegevens.
• Trek eerdere betalingen en echte prijsaanpassingen afzonderlijk na.
• Onderbouw de oninbaarheid of leg de berekening van de jaargrens vast.
• Splits het oninbare bedrag in omzet en btw; controleer het oorspronkelijke tarief.
• Koppel de verwerking aan de juiste rubriek en één aangiftetijdvak.
• Controleer dat boekhouding en aangifte de teruggaaf niet dubbel opnemen.
• Houd latere ontvangsten bij en bewaar de berekeningen bij de factuur.

Moet je de klant nog aanspreken op betaling? Volg daarvoor de afzonderlijke stappen bij een factuur die niet wordt betaald. Houd contact, incassokosten en de btw-berekening herkenbaar uit elkaar.

Veelgestelde vragen over btw bij een oninbare factuur

Is de factuurdatum het begin van de eenjaarstermijn?

Nee. Kijk naar de uiterste betaaldatum. Noteer die afzonderlijk bij de factuur, samen met de afspraak waarop je de datum baseert.

Mag ik het volledige openstaande bedrag als btw terugvragen?

Nee. Een openstaand bedrag inclusief btw bestaat uit omzet en btw. Splits die bedragen met het oorspronkelijke tarief. In het voorbeeld bestaat € 1.452 uit € 1.200 omzet en € 252 btw.

Wat gebeurt er als de klant later toch betaalt?

Geef de btw over de alsnog ontvangen betaling weer aan in het ontvangsttijdvak. Koppel de ontvangst aan het teruggaafdossier, zodat je alleen het juiste gedeelte opnieuw verwerkt.

Is een btw-teruggaaf hetzelfde als een betalingsherinnering?

Nee. Een herinnering vraagt je klant om betaling. De btw-teruggaaf gaat over de belasting die je eerder hebt afgedragen. Houd je klantcontact en je aangifteberekening in afzonderlijke, gekoppelde dossiers bij.