ZZP & administratie · Facturen

Mag je een factuur sturen zonder KVK-nummer?

Laatst gecontroleerd: 3 oktober 2026

Ja, een KVK-nummer is niet in iedere situatie nodig om een opdracht in rekening te brengen. Je moet alleen eerst vaststellen of je je bij KVK móét inschrijven en of je ondernemer voor de btw bent. Zonder verplichte KVK-inschrijving, maar mét een btw-registratie, kun je een btw-factuur sturen met je eigen btw-id. Heb je geen btw-nummer en val je onder de registratiedrempel, dan kun je na betaling een kwitantie geven. Het ontbreken van een KVK-nummer betekent dus niet automatisch dat je zonder btw mag werken of je inkomsten niet hoeft aan te geven.

Deze uitleg is voor mensen in Nederland die een losse opdracht aannemen of willen starten met zelfstandig werk. We gaan uit van een binnenlandse opdracht. Het is geen route om een bestaande onderneming buiten het Handelsregister te houden.

Wanneer moet je je toch bij KVK inschrijven?

KVK kijkt of je zelfstandig levert, daarmee geld wilt verdienen en regelmatig klanten bedient buiten alleen je familie- of vriendenkring. Ook voorbereidingen op zo'n bedrijf kunnen meetellen. Herken je die combinatie, regel dan je inschrijving; schrijf niet simpelweg ‘geen KVK-nummer’ op een factuur om de registratie te vermijden.

Er is geen algemene omzetgrens waarmee je deze beoordeling kunt overslaan. Bespreek twijfel over je activiteiten met KVK, vooral als losse klussen veranderen in terugkerende opdrachten. Maak voor jezelf een korte notitie: wat bied je aan, aan wie, hoe vaak en hoe zoek je klanten? Dat helpt om je werkelijke situatie uit te leggen.

Kun je zonder KVK-inschrijving toch een btw-nummer hebben?

Ja. Niet voldoen aan de inschrijfvoorwaarden van het Handelsregister sluit btw-ondernemerschap niet uit. De Belastingdienst beoordeelt onder meer zelfstandig werken, eigen rekening en risico en regelmatige inkomsten. Ook werkzaamheden naast een vaste baan kunnen onder de btw vallen. Je status voor de inkomstenbelasting is weer een afzonderlijke beoordeling.

Hoef je je niet bij KVK in te schrijven, maar moet je je wel voor de btw aanmelden, gebruik dan de aanmeldroute ‘Opgaaf startende onderneming (niet ingeschreven in het Handelsregister)’ van de Belastingdienst. Er is ook een online route voor eenmanszaken met activiteiten die volgens het Handelsregister geen onderneming zijn. Geef je echte startdatum en werkzaamheden door en volg het bericht over je belastingplicht. Lees voor de gewone aangiftepraktijk hoe btw voor zzp'ers werkt.

Wanneer geldt de registratiedrempel van € 2.200?

Deze btw-vrijstelling kan gelden als je meetellende jaaromzet maximaal € 2.200 is, je niet verplicht bent je bij KVK in te schrijven en je je nog niet als btw-ondernemer hebt aangemeld. Het gaat om omzet, niet om wat je na kosten overhoudt. Ben je al voor de btw geregistreerd, dan kun je deze drempel niet alsnog toepassen omdat je weinig verkoopt.

Bij toepassing bereken je geen btw, doe je geen btw-aangifte en trek je ook geen btw op kosten af. Een factuur is voor de btw dan niet verplicht; bewaar wel je inkoopfacturen. Dit is iets anders dan deelnemen aan de KOR. Voor andere redenen om geen btw te berekenen kun je de uitleg over facturen zonder btw gebruiken.

Wat zet je op een factuur zonder KVK-nummer?

Ben je terecht niet bij KVK ingeschreven, maar wel btw-ondernemer, dan laat je het KVK-veld weg. De Belastingdienst verlangt dat nummer op de factuur als je bij KVK bent ingeschreven. Vul geen verzonnen nummer in en gebruik niet het nummer van een opdrachtgever of kennis.

Voor een gewone btw-factuur blijven je volledige naam en adres, de klantgegevens, je btw-id, uitgiftedatum, uniek volgnummer, prestatie en omvang, leverdatum, vergoeding en toepasselijke btw-gegevens nodig. Gebruik de checklist voor een complete factuur en een consequente factuurnummering. Neem daarnaast de afgesproken betaalafspraak en je rekeningnummer op, zodat de klant weet hoe hij moet betalen.

Heb je je btw-id nog niet ontvangen, kopieer dan niet alvast een willekeurig nummer in je document. Bespreek de afwikkeling met de Belastingdienst of je boekhouder. Het wachten op een registratie is geen zelfstandige reden om een verschuldigde btw-heffing weg te laten.

Hoe maak je een kwitantie voor een losse klus?

Een kwitantie is een bevestiging van ontvangen geld, niet een verzoek om nog te betalen. Gebruik die pas als de betaling echt is binnengekomen. Zet erop wie betaalde, aan wie, voor welke prestatie, op welke leverdatum en welk bedrag is voldaan. Onderteken de ontvangstbevestiging. Staat het bedrag nog open, stuur dan een duidelijke rekening of betaalverzoek en bevestig de ontvangst daarna.

Onderstaand fictief voorbeeld gaat over iemand die niet inschrijfplichtig is, geen btw-nummer heeft en terecht onder de registratiedrempel valt. De namen, opdracht en vergoeding zijn uitsluitend een voorbeeld; ze zeggen niets over jouw eigen belastingpositie.

Bewaar een kopie en koppel die aan de betaalgegevens. Omdat in dit voorbeeld geen btw wordt berekend, is er voor de klant geen btw-bedrag om af te trekken. Spreek vóór de opdracht af welk document de opdrachtgever voor zijn administratie nodig heeft. Zo hoef je na betaling niet alsnog te verklaren waarom je geen gewone btw-factuur kunt leveren.

Moet je de inkomsten van een losse opdracht aangeven?

Geen KVK-inschrijving betekent niet ‘belastingvrij bijverdienen’. Ben je voor dit werk niet in loondienst en ook geen ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan kunnen de opbrengsten onder inkomsten uit overig werk vallen. Geef dat resultaat aan; bepaalde bijbehorende kosten kunnen aftrekbaar zijn. Over het resultaat kan ook een bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd zijn.

Een klus in de familie- of hobbysfeer waarbij je alleen onkosten terugkrijgt kan anders worden behandeld. Trek die uitzondering niet door naar iedere betaalde opdracht. Bewaar vergoedingen en kosten overzichtelijk, zodat je je aangifte kunt onderbouwen. Bij uitsluitend inkomsten uit overig werk bestaat niet dezelfde algemene administratieplicht als voor een onderneming; eventuele btw-verplichtingen moet je apart blijven beoordelen.

Welke checklist gebruik je voordat je iets verstuurt?

• Beoordeel of je werkzaamheden een KVK-inschrijving vereisen, los van het bedrag van deze opdracht.
• Controleer je btw-status en eventuele aanmelding bij de Belastingdienst.
• Gebruik de registratiedrempel alleen als je aan alle voorwaarden voldoet en bewaak je meetellende jaaromzet.
• Maak duidelijk of je om betaling vraagt of met een kwitantie een eerdere betaling bevestigt.
• Controleer namen, prestatie, data en bedrag; gebruik uitsluitend eigen, echte registratienummers.
• Vertel je opdrachtgever vooraf of het document wel of geen btw bevat.
• Bewaar betaling en bewijsstukken en bepaal hoe je het inkomen in je aangifte verwerkt.

Veelgestelde vragen over een factuur zonder KVK

Mag ik zonder KVK-nummer een btw-factuur sturen?

Dat kan als je niet verplicht bent je bij KVK in te schrijven, maar wel voor de btw bent geregistreerd. Houd je aan de toepasselijke factuureisen en gebruik je eigen btw-identificatienummer.

Is € 2.200 een grens waaronder ik belastingvrij mag bijverdienen?

Nee. De registratiedrempel is een btw-regeling met voorwaarden, geen algemene vrijstelling voor de inkomstenbelasting en geen vrijstelling van de KVK-inschrijfplicht.

Is een kwitantie hetzelfde als een factuur?

Nee. Met een kwitantie bevestig je dat een bedrag al is betaald. Een factuur of rekening kan juist nog om betaling vragen. Een kwitantie zonder btw geeft de klant geen aftrekbare btw.

Wat doe ik als de volgende opdracht mijn omzet boven € 2.200 brengt?

Dan vervalt de registratiedrempel vanaf de levering of dienst waarmee je over de grens gaat. Meld je aan voor de btw en pas vanaf die prestatie de normale btw-regels toe, niet alleen over het bedrag boven de grens.