Peppol & e-facturatie

Peppol-referenties

Gepubliceerd: 2026-10-14 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-14

Een klant vraagt om “onze referentie” op je Peppol-factuur. Bedoelt die een interne routecode, een inkoopordernummer of allebei? Leg de betekenis en de plaats in de gestructureerde factuur vast. Een correct nummer in het verkeerde veld kan de klant alsnog niet helpen bij het verwerken.

Kort antwoord

Vraag welk kenmerk de koper heeft toegekend en waarvoor het wordt gebruikt. Onderscheid de kopersreferentie van het inkoopordernummer, je eigen verkooporder en je factuurnummer. Controleer vervolgens de veldkoppeling in je pakket én de export. De algemene BIS Billing-regel over een aanwezige referentie bewijst niet dat het juiste klantkenmerk in het juiste veld staat.

Begin bij wie het nummer uitgeeft

Volgens OpenPeppol: BuyerReference is BT-10 een door de koper toegewezen kenmerk voor interne routering. In UBL staat het in cbc:BuyerReference. Neem de door de klant bevestigde waarde over; je eigen debiteurnummer is niet vanzelf dat kenmerk.

De OrderReference-specificatie onderscheidt twee andere nummers. BT-13 is de door de koper uitgegeven inkooporder, onder cac:OrderReference/cbc:ID. BT-14 is de door de verkoper uitgegeven verkooporder, onder cac:OrderReference/cbc:SalesOrderID. Het woord “order” maakt die velden niet uitwisselbaar.

Daarnaast identificeert het factuurnummer BT-1 jouw factuur. Het staat als cbc:ID direct onder de factuur. Let bij een inhoudsweergave dus ook op het bovenliggende onderdeel: hetzelfde elementlabel ID kan bij een ander soort documentreferentie horen.

Maak een referentieblad per klant en opdracht

Stel je klant vóór de eerste factuur twee eigen vragen: “Welke waarde gebruiken jullie om deze factuur intern te routeren?” en “Welk inkoopordernummer hoort bij deze opdracht?” Vraag ook welk veld de ontvangende administratie voor iedere waarde verwacht. Bewaar het antwoord naast de orderbevestiging.

Onze praktische referentieregel bevat klant, opdracht, betekenis, bevestigde waarde, pakketveld en exportveld. Schrijf een datum bij de bevestiging. Markeer wat per opdracht verandert en wat voor deze klant gelijk blijft. Kopieer bij een nieuwe opdracht niet automatisch de inkooporder van de vorige maand.

Voor een factuur aan de Rijksoverheid legt de Helpdesk e-factureren uit dat het ordernummer van de opdrachtgever komt. Is het onbekend, vraag het daar na. Neem het afgesproken formaat over, inclusief leestekens die de opdrachtgever zelf gebruikt. Verwijder dus niet blind ieder streepje of punt en voeg niet zelf een label aan de waarde toe. Dit is de uitleg voor die overheidsroute, geen universele invulinstructie voor ieder pakket.

Fictieve proef: vier nummers met vier rollen

In onze eigen voorbeeldopdracht vraagt Klant A om interne routering naar TEAM-INK-6 en koppeling aan inkooporder PO-26-017. De verkoper heeft de opdracht zelf als SO-88 geregistreerd en maakt factuur V-26017. Deze namen en nummers zijn verzonnen. We hebben geen klant benaderd, factuur verstuurd of pakket ingericht.

Stel dat het conceptscherm alleen “Uw referentie” en “Ordernummer” toont. We nemen voor de proef aan dat de export PO-26-017 in BuyerReference zet en SO-88 als inkooporder-ID uitvoert. Beide velden zijn dan aanwezig, maar ze beantwoorden andere vragen dan de klant stelde. De vier nummers op een scherm terugzien is geen afdoende controle.

De bedoelde koppeling in dit voorbeeld is TEAM-INK-6 naar BT-10, PO-26-017 naar BT-13 en V-26017 naar BT-1. Wil je de eigen verkooporder SO-88 ook meesturen, dan hoort die bij BT-14. Laat de pakketleverancier bevestigen hoe je die koppeling met de echte invoervelden maakt. Vul ontbrekende klantgegevens niet op met een zelf bedacht nummer om een controle tevreden te stellen.

Een veldnaam vertelt nog niet wat wordt uitgevoerd

Een concreet pakketvoorbeeld staat in Moneybird: problemen oplossen met Peppol. Bij een ontbrekend ordernummer noemt Moneybird het vaste veld “Kenmerk” als bron van OrderReference. Extra velden gaan volgens die uitleg niet mee in de UBL-factuur. Neem deze koppeling niet over als instructie voor een ander pakket of als bewijs van een BuyerReference-koppeling.

Vraag daarom om een demonstratie met een concept en export, zonder een proefrekening aan een echte klant te sturen. Noteer welk veld je invult en waar de waarde terugkomt. Kan het pakket de door je klant gevraagde combinatie niet duidelijk tonen, laat de leverancier dat uitzoeken voordat je de factuur verzendt.

Let ook op opgeslagen klantinstellingen en terugkerende facturen. Onze eigen controle is dezelfde: kijk bij de nieuwe opdracht welke referentie opnieuw moet worden bevestigd en open de export van die concrete factuur. Een oude juiste koppeling zegt nog niet dat de oude waarde voor het volgende document passend blijft.

Vergelijk de export met het referentieblad

Open de gestructureerde inhoud van dezelfde conceptversie die je wilt versturen. Gebruik daarvoor een inhoudsweergave die XML-velden toont, of laat de leverancier het exportbestand aanwijzen. Controleer per waarde de rol, het veld en de bronafspraak. Onze controle van UBL en leesbare weergave helpt bij het vergelijken van dezelfde documentversie.

Schrijf bij het fictieve verkeerde concept twee afwijkingen op: in BuyerReference ontbreekt de afgesproken interne routewaarde, en in de inkooporder-ID staat de eigen verkooporder. Verbeter de invoer in de bronapplicatie, maak een nieuwe export en controleer de twee plaatsen opnieuw. Alleen het pdf-sjabloon aanpassen verandert die gestructureerde velden niet.

Bewaar bij de proef de versie vóór en na de correctie en je eigen controleblad. Dat is bewijs van wat je zelf hebt bekeken, geen onafhankelijk validatierapport. Een gedeeltelijk veldvoorbeeld bewijst evenmin dat een volledige factuur aan alle schema-, reken- en landenregels voldoet.

Houd regelcontrole en klantverwerking apart

De officiële regel PEPPOL-EN16931-R003 verlangt een kopersreferentie of inkooporderreferentie. Dat is geen algemene eis dat altijd beide velden bestaan. Je klant kan voor de verwerking wel beide afgesproken gegevens nodig hebben. Behandel die klantafspraak daarom als een afzonderlijke controle.

In onze proef laat de aanwezigheid van de velden het verkeerd gekoppelde nummer niet verdwijnen. We claimen geen geslaagde volledige validatie. Laat de uiteindelijke export met de toepasselijke specificatie controleren en lees de uitkomst per melding. De actuele OpenPeppol-documentatie verwijst naar de geldende BIS Billing-specificatie; gebruik geen toevallig gevonden testversie als productie-instructie.

Is een factuur al verzonden en vraagt de koper een ander kenmerk? Bewaar eerst de verzonden versie en de ontvangen uitleg. Volg onze controle van klantreactie en herstel om de status en gevraagde actie vast te stellen. Overleg de correctieroute voordat je een extra factuur maakt. Een ingevuld kenmerk of een technische aflevering bewijst op zichzelf geen betaling.