Peppol & e-facturatie

Peppol: onderzoek de status

Gepubliceerd: 2026-10-13 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-13

Onderzoek bij een afgewezen Peppol-factuur eerst welk soort melding je hebt. Niet afgeleverd, ongeldig document en niet akkoord bij de klant vragen om verschillende vervolgstappen. Bewaar de exacte tekst, het tijdstip en de betreffende verzendversie voordat je iets verandert.

Kort antwoord

Open de historie en maak één foutdossier per factuur. Noteer wie de melding geeft, waar het document volgens de provider is aangekomen en welke reden wordt genoemd. Gebruik “afgewezen” niet als voldoende diagnose. Vraag bij een onduidelijke status om de onderliggende gebeurtenis, in plaats van meteen nog een factuur te maken.

Onderscheid aflevering, validatie en klantreactie

De OpenPeppol-uitleg over reacties onderscheidt transportbevestigingen van zakelijke reacties. Een transportbevestiging zegt iets over aflevering op een punt in de keten; ze beoordeelt de factuurinhoud niet. Een Invoice Response beschrijft juist de verwerking bij de koper.

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) onderscheidt technische documentfouten, zoals XML- of standaardfouten, van inhoudelijke problemen, zoals een onjuiste prijs. NPa vermeldt een overgang van MLR naar MLS tussen juli 2026 en 1 maart 2027; MLS gaat rechtstreeks tussen serviceproviders. Vraag je provider welk bericht in jouw situatie is gebruikt en wat je pakket daarvan toont.

Ons eigen overzicht heeft drie regels: aflevering, documentcontrole en klantverwerking. Zet per regel het bewijs of “nog onbekend”. Een duidelijke gebeurtenis in de eerste regel mag de twee andere regels niet automatisch op akkoord zetten. Leg ook het gebruikte factuurformaat vast; raadpleeg bij twijfel de controle van UBL en validatie.

Bewaar de versie waarop de melding slaat

Noteer factuurnummer, documentdatum, geadresseerde Peppol-ID en verzendmoment. Bewaar daarbij de daadwerkelijk verstuurde gestructureerde versie en de bijbehorende weergave. Geef een aparte plek aan het berichtnummer of kenmerk van de provider: dat is in je dossier een ander veld dan het factuurnummer.

Voeg de volledige melding, eventuele foutcode, herkomst en gevraagde actie toe. Geef een onderzoeksvraag een eigenaar: provider voor een onduidelijke aflevergebeurtenis, pakketleverancier voor een veld dat verkeerd wordt geëxporteerd, klant voor een niet passende order. Dit is onze praktische taakverdeling; een echt probleem kan afstemming tussen meerdere partijen vragen.

Heb je na verzending al gegevens aangepast? Zet die nieuwe versie afzonderlijk in het dossier. Anders vergelijk je ongemerkt een foutmelding van gisteren met een document waarin het betreffende veld vandaag al veranderd is. Maak de oude verzending herkenbaar voordat je een nieuwe controle uitvoert.

Fictieve proef A: een ontbrekende referentie

Onze verzonnen factuur F2026-208 bevat vier uren van € 210 exclusief btw. Met uitsluitend voor deze rekenproef 21% btw is dat € 840 + € 176,40 = € 1.016,40. Deze bedragen zijn geen tariefadvies. In de getoonde pdf staat een ordernummer, maar we nemen aan dat zowel de buyer reference als de orderreferentie in de gestructureerde versie ontbreekt.

De regel PEPPOL-EN16931-R003 voor BIS Billing vereist een buyer reference óf purchase order reference. Ons verzonnen foutdossier noemt deze regel als melding. Een nummer alleen in de pdf lost dit specifieke gebrek in de gegevens niet op. Dit voorbeeld is geen uitgevoerde validatietest en geldt niet automatisch voor ieder ander profiel.

Vraag welk invoerveld de juiste gegevens uitvoert en controleer daarna de nieuwe export met de passende regels. De Moneybird-probleemdocumentatie noemt het vaste veld “Kenmerk” als bron van cac:OrderReference; extra velden gaan volgens die uitleg niet mee in de UBL. Een ander pakket kan een andere veldkoppeling hebben.

Schrijf in je eigen herstelregel op: ontbrekend element, ingevuld pakketveld, nieuwe documentversie en uitkomst van de controle. Zet de oorspronkelijke melding pas op opgelost als de betreffende controle is geslaagd. Een aangepaste schermweergave is daarvoor nog geen verzend- of validatiebewijs.

Fictieve proef B: het veld bestaat, maar de order klopt niet

Een afzonderlijke variant van onze proef bevat wel orderreferentie PO-Z19. De klant meldt dat voor deze opdracht PO-Z91 is afgesproken. Het aanwezig zijn van een veld bewijst niet dat het bij de juiste opdracht hoort. Zoek de orderbevestiging erbij en laat het verschil bevestigen voordat je het nummer verandert.

De OpenPeppol-statuscodes voor Invoice Response beschrijven verschillende momenten. Onderstaande korte omschrijvingen gelden voor die berichten; het zijn geen universele betekenissen van gelijknamige knoppen in een softwarepakket.

Lees bij UQ of RE ook de reden en gevraagde actie. Onze ordervariant kan bijvoorbeeld een vraag om toelichting opleveren. Maak daar niet zelf een vaststaande afwijzing van. In de Invoice Response-specificatie wijzigt het statusbericht de factuurinhoud en commerciële verantwoordelijkheden niet. Bespreek een inhoudelijk verschil dus met de klant.

Een betalingsstatus in een reactie vervangt in je eigen administratie de controle van de werkelijke ontvangst niet. Koppel de bankbetaling afzonderlijk aan de factuur en controleer bedrag en datum. Vraag de toelichting op als een reactie gedeeltelijke betaling vermeldt; neem niet alleen het label over.

Fictieve proef C: aflevering bevestigd, klantstatus onbekend

Stel dat de provider in ons dossier aflevering om 10:16 bevestigt, maar geen reactie van de klant zichtbaar is. Noteer dan precies die twee bevindingen. Maak van ontbrekende terugkoppeling niet zelf “akkoord”, “afgewezen” of “betaald”. De NPa geeft aan dat ondersteuning van terugkoppeling in de hele keten nog verschilt.

NPa beschrijft de gewone Invoice Response als niet algemeen verplicht. Daartegenover staat het aparte profiel Billing with Response, waarin de koper ten minste één reactie per ontvangen factuur of creditnota moet geven. De OpenPeppol-release van mei 2026 introduceerde dit profiel met een afzonderlijke registratie.

Vraag daarom welk profiel werkelijk is gebruikt, welke reacties zijn ondersteund en waar ze zichtbaar worden. Alleen de naam “Peppol” vertelt dat niet. Een bruikbare eigen vraag luidt: “Voor F2026-208 zie ik aflevering om 10:16. Op welke gebeurtenis en welk berichtnummer berust dat, en is er een afzonderlijke reactie over de verwerking door de klant?”

Kies het vervolg bij het bestaande dossier

Verander het bedrag of maak een credit pas nadat je de inhoudelijke reden hebt onderzocht. Bij een echte correctie helpt de uitleg over de oorspronkelijke factuurreferentie. Bewaar afspraak, correctiedocument en oorspronkelijke verzending samen, zodat je later kunt zien wat is vervangen of verrekend.

Moneybird vermeldt dat een factuur maar eenmaal via Peppol kan worden verstuurd; opnieuw sturen of herinneren volgt daar een e-mailroute. Controleer dus de herstelmogelijkheid bij het pakket en de provider. Neem die pakketbeperking niet over als een algemene regel voor elk Peppol-systeem.

Rond je eigen dossier af met een korte uitkomst per laag: aflevering bevestigd, documentfout hersteld of klantvraag beantwoord. Bewaar open vragen als open. Dat maakt het volgende gesprek concreet zonder opnieuw een factuur te sturen alleen omdat de status onduidelijk is.