Peppol & e-facturatie
Peppol-ID controleren vóór je eerste factuur
Een Peppol-ID bestaat uit een identificatieschema en een nummer. Vraag je klant welk adres voor elektronische facturen wordt gebruikt en controleer dat exacte adres. Voor Nederlandse organisaties zijn KVK, btw-id en OIN gangbare schema's. Een gevonden ontvanger vertelt iets over ontvangst, niet automatisch over verzending of de betaling van jouw factuur.
Bevestig de juridische klant → neem het afgesproken Peppol-adres over → zoek in het productienetwerk → controleer het ondersteunde factuurtype → leg de controle vast in je klantdossier.
Deze gids helpt een Nederlandse zzp'er vóór de eerste echte verzending. De onderstaande werkvolgorde is onze praktische aanbeveling. Je hoeft daarvoor geen eigen netwerkdienst te bouwen. Begrijp je het verschil met e-mail nog niet, begin dan bij Peppol en elektronische facturen.
Welk nummer hoort bij welke ontvanger?
Volgens de Nederlandse Peppolautoriteit worden voor Nederlandse ontvangers deze schema's gebruikt. Voor rijksoverheden, provincies en gemeenten is OIN verplicht; andere organisaties kunnen een identificatie op basis van KVK-nummer of btw-id gebruiken.
| Schema | Code | Wat je opvraagt |
|---|---|---|
| NL:KVK | 0106 | Het geregistreerde KVK-nummer |
| NL:VAT | 9944 | Het geregistreerde btw-id |
| NL:OIN | 0190 | Het organisatie-identificatienummer |
Vermijd een automatische keuze omdat één nummer toevallig op een oude offerte staat. Een inkoopafdeling kan voor verschillende onderdelen een eigen werkwijze hebben. Laat je contactpersoon daarom bevestigen welke rechtspersoon de opdrachtgever is en welke factuurroute daarbij hoort. Een factuuradres, betaalrekening en Peppol-adres hebben ieder hun eigen functie.
Neem het complete adres over
In de officiële documentatie voor het zoeken van ontvangers bestaat de identifier uit een stelselcode, een dubbele punt en het registratienummer. De vorm is bijvoorbeeld 0106:[KVK-nummer]. De tekst tussen vierkante haken is hier een plaatsaanduiding; kopieer die niet als werkelijk adres.
Maak in je klantdossier twee afzonderlijke velden: het identificatieschema en de waarde. Noteer daarnaast de bevestigde bedrijfsnaam en wie het adres heeft aangeleverd. Zo voorkom je dat iemand later een btw-id in het KVK-veld plakt of het adres vervangt door een factuurnummer. Laat bij twijfel de softwareleverancier aangeven hoe jouw pakket die velden verwacht.
Een btw-id kan dus deel uitmaken van een netwerkadres, maar is daarmee nog geen bewijs dat alle gegevens op de factuur kloppen. Bekijk ook welk belastingnummer je op een factuur gebruikt en de aparte checklist om een volledige factuur te maken.
Zoek in het productienetwerk
Open Zoek ontvangers van de NPa. Vul de identifier in en kies bij een echte klant de productieomgeving, aangeduid als SML. SMK is de testomgeving. De Nederlandse documentatie beschrijft dat een gevonden registratie een tabel met documenttypen oplevert; een rij toont meer informatie over het endpoint. Voor deze zoekfunctie is volgens de registratie-uitleg van de testtool geen account nodig.
Gebruik de uitkomst als een controlepunt. Leg de datum, het onderzochte adres en het resultaat vast. Kopieer geen technische endpoint-URL in een gewoon factuurveld als jouw programma daar alleen een klantidentifier verwacht. Bewaar liever een korte notitie bij het klantrecord, zodat een collega dezelfde controle later kan herhalen.
Wat doe je als je geen resultaat vindt?
Begin met drie eenvoudige controles: is de waarde letterlijk overgenomen, hoort het schema bij die waarde en staat de zoekomgeving op productie? Vraag daarna de klant of ontvangen al is geactiveerd en welk adres werkelijk geregistreerd is. Wijzig telkens één gegeven; anders weet je achteraf niet welke aanpassing het verschil maakte.
Een bruikbare vraag aan de klant is: “Wij willen onze eerste elektronische factuur sturen. Kunnen jullie de juridische bedrijfsnaam, het Peppol-adres inclusief schema en het vereiste inkoopkenmerk bevestigen?” Dat is een eigen voorbeeldtekst. Het helpt meer dan alleen vragen of de klant ‘Peppol heeft’.
Zoeken op een handelsnaam in een directory is iets anders dan een exact adres controleren. De NPa beschrijft de Peppol Directory als een manier om ontvangende organisaties op naam te zoeken. Die vermelding bewijst niet dat een organisatie ook verzendt. Gebruik bij een onduidelijke uitkomst daarom het door de klant bevestigde adres en overleg met je leverancier; trek geen conclusie uit alleen een naamzoekopdracht.
Een gevonden adres is nog geen betaalbevestiging
Maak in je eigen werkwijze onderscheid tussen een bereikbare ontvanger, technisch verzonden document, geaccepteerde factuur en betaling. De NPa-uitleg over de verstuurtest beschrijft validatiefouten en een optionele Message Level Response. Ondersteuning van die terugmelding hangt af van beide dienstverleners.
Onze aanbeveling is daarom om voor de eerste verzending een verantwoordelijke aan te wijzen. Laat die na verzending controleren wat de status in het pakket betekent. Vraag bij een fout om de concrete melding en het factuurnummer. Stuur een document niet telkens opnieuw omdat een betaalstatus nog leeg is: controleer eerst of het oorspronkelijke document al is ontvangen en hoe een eventuele correctie hoort te worden verwerkt.
Voorbeeld uit een fictieve werkdag: een ontwerper controleert op maandag het adres van een nieuwe zakelijke klant. Het factuurtype wordt gevonden, maar de klant verwacht ook een orderreferentie. De ontwerper vraagt die referentie op vóór verzending. De adrescontrole voorkomt zo niet iedere fout, maar wordt onderdeel van een complete voorbereiding.
Checklist voor de eerste verzending
- Bevestig de rechtspersoon waarvoor je hebt gewerkt.
- Vraag het complete Peppol-adres en de gewenste factuurroute.
- Controleer schema, waarde en productieomgeving.
- Bekijk het relevante documenttype in het zoekresultaat.
- Vraag om een orderreferentie of contactpersoon als de klant die gebruikt.
- Controleer inhoud en totalen in je eigen factuurpakket.
- Leg vast wie de verzendstatus en een eventuele foutmelding opvolgt.
- Bewaar je controle bij het klantdossier en herhaal die bij een wijziging.
Het is niet nodig om deze handeling op elke gewone factuur opnieuw te documenteren alsof de klant altijd nieuw is. Maak je controle uitgebreider bij een eerste factuur, een ander bedrijfsonderdeel, gewijzigde software of een fout. Dat houdt de administratie controleerbaar zonder onnodige stappen.
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf een Peppol-ID verzinnen?
Gebruik het adres dat voor je organisatie is geregistreerd en laat de inrichting door je leverancier bevestigen. Een nummer met een geloofwaardige opmaak is geen bewijs van een werkende aansluiting.
Waar noteer ik de uitkomst?
In het klantrecord of een kort controledocument met datum, juridische naam, schema, waarde en eventuele bijzonderheden. Zet technische foutmeldingen niet als vervanging van verplichte factuurgegevens op de factuur zelf.
Moet ik mijn echte klantfactuur gebruiken om te testen?
Stem een test eerst af met je leverancier. De NPa heeft een aparte verstuurtest met een testfactuur; gebruik de actuele instructies daar. Voorkom dat een proefdocument per ongeluk als echte verkoop in je eigen administratie blijft staan.