Zakelijke software

Boekhouden met Peppol: software kiezen

Gepubliceerd: 2026-10-12 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-12

Kies boekhoudsoftware met Peppol door je dagelijkse werk te laten demonstreren: een factuur voorbereiden, een inkoopfactuur verwerken, een probleem terugvinden en je gegevens meenemen. Schrijf vooraf op wat er na elke stap zichtbaar moet zijn. Dan vergelijk je concrete uitkomsten in plaats van een vinkje bij “Peppol”.

Begin met vier taken die voor jou moeten werken

De Nederlandse Peppolautoriteit vermeldt dat boekhoudpakketten verschillen in verzenden, ontvangen, automatisch kiezen van Peppol en het aantal contractpartners. Ook aansluit- en gebruikskosten variëren. Gebruik het NPa-overzicht van boekhoudpakketten als startpunt en bevestig de mogelijkheden voor het abonnement dat je overweegt.

Onze aanpak: kies vier verplichte uitkomsten. Bijvoorbeeld: je factuur bevat de klantreferentie, een ontvangen factuur komt op de juiste werkplek, een collega kan een foutmelding afhandelen en de boekhouder kan je export openen. Zet extra wensen apart. Zo verdringt een fraaie rapportage geen ontbrekende dagelijkse functie.

Maak voor elk pakket één notitieblad met taak, verwachte uitkomst, getoonde uitkomst en open vraag. Noteer ook wie de taak uitvoert. Een demonstratie door de leverancier laat zien wat mogelijk is; laat daarna de toekomstige gebruiker uitleggen waar hij of zij verder zou gaan.

Test 1: wie regelt de registratie?

Vraag welke verificaties nodig zijn, wie ze mag uitvoeren en hoe je ziet dat jouw administratie is aangesloten. Heb je al een Peppol-registratie, bespreek dan eerst de overstaproute met de betrokken leveranciers. Laat vastleggen wie wanneer de ontvangst overneemt.

Een concreet documentatievoorbeeld: bij Moneybird regelt de eigenaar van de administratie de verificaties en de activering. Daarna kunnen facturen van aangesloten leveranciers automatisch binnenkomen. De stappen staan in Moneybird: aanmelden voor Peppol. Neem voor andere pakketten hun eigen actuele registratieprocedure door.

Schrijf het resultaat van deze test als een taakverdeling: welke actie ligt bij jou, bij de boekhouder en bij de leverancier? Controleer daarna het juiste adres met onze uitleg over je Peppol-ID en het bijbehorende schema.

Test 2: bereid één herkenbare factuur voor

Gebruik voor de demonstratie een fictieve klant, twee factuurregels, een klantreferentie en een bijlage. Laat de leverancier een daarvoor bedoelde demo- of testomgeving gebruiken. Vraag om de schermen vóór verzending, de verzendkeuze en de status na een testverzending. Stuur geen fictieve factuur naar een echte klant.

Laat ook zien wat gebeurt bij een ontbrekende referentie of een onjuist adres. Kun je de oorzaak terugvinden zonder opnieuw alle gegevens in te voeren? Noteer precies welke melding je ziet en welke actie wordt voorgesteld. Betrek hierbij het controleren van het ontvangstadres.

Moneybird beschrijft bijvoorbeeld automatische detectie van een aangesloten klant en verzending via Peppol. In dat pakket kan een factuur maar één keer via Peppol worden verzonden; voor een herinnering wordt e-mail gebruikt. Zie de huidige verzenddocumentatie. Vraag bij jouw kandidaat dus ook welk kanaal een herinnering gebruikt en welke contactgegevens daarvoor nodig zijn.

Test 3: volg een ontvangen factuur tot aan de boeking

Laat een voorbeeld van een ontvangen factuur openen. Controleer leverancier, factuurnummer, regels en bijlagen. Vraag wie een melding krijgt, waar een medewerker controleert en hoe de factuur aan een project of kostenpost wordt gekoppeld. Kijk daarna of je vanuit de boeking terug kunt naar het document.

Gebruik vervolgens een correctie of creditfactuur als tweede voorbeeld. Laat tonen hoe de relatie met het oorspronkelijke document zichtbaar blijft. Zet de gewenste uitkomst op je notitieblad; neem niet aan dat elk pakket deze route op dezelfde manier invult.

Automatisch ontvangen is nog geen volledige demonstratie van je boekhoudproces. Laat de toekomstige gebruiker aanwijzen welke gegevens hij controleert en wat er gebeurt wanneer iets niet klopt. Een pakket dat deze stap onduidelijk maakt, vraagt meer uitleg voordat je ermee gaat werken.

Test 4: zoek een probleem terug zonder opnieuw te verzenden

Vraag om een bestaande foutcasus uit de demo. Welke status hoort bij verzending, aflevering en eventuele verdere verwerking? Laat de leverancier de betekenis van iedere getoonde status uitleggen. Leg vast waar je controleert voordat iemand op een knop voor opnieuw verzenden drukt.

Maak daarna een eigen supportvraag: “Factuur DEMO-01 heeft deze status; waar zie ik de oorzaak en wat is de volgende stap?” Het nummer is fictief. Beoordeel of je de benodigde informatie in één overzicht vindt en aan wie je de vraag stelt. Spreek voor je eigen werkwijze af wie het probleem opvolgt, zodat twee collega's niet tegelijk dezelfde correctie uitvoeren.

Test 5: open een export buiten het pakket

Laat een kleine, fictieve periode exporteren. Vraag afzonderlijk om facturen, oorspronkelijke documenten en bijlagen, contacten, bankmutaties en boekingen. Bespreek met je boekhouder welke bestandsformaten nodig zijn. Bewaar een leesbaar document én de beschikbare gestructureerde gegevens; controleer wat werkelijk in de download zit.

Bij Moneybird zijn verkoopfacturen als PDF of UBL te downloaden en is een samengestelde ZIP-export mogelijk, met onder meer UBL en Excel-overzichten. Dat staat in Moneybird: facturen exporteren. Het overzicht boekhouding downloaden beschrijft afzonderlijke routes voor contacten, bankmutaties, inkomende documenten en boekingen.

Let op het verschil per documentsoort: Moneybird vermeldt dat het geen PDF genereert voor inkomende documenten, inkoopfacturen en memoriaalboekingen. Daarvoor beschrijft het onder meer een ZIP met bijlagen en een Excel-overzicht. Zie de exportdocumentatie voor inkomende stukken. Vraag dus om een echte voorbeelddownload in plaats van alleen de uitspraak “alles kan naar PDF”.

Open de map buiten het pakket. Zoek één document op via factuurnummer, open de bijlage en vergelijk het bedrag met het overzicht. Een bestand kunnen downloaden en de gegevens in een nieuw pakket kunnen importeren zijn twee aparte controles. Laat ook bevestigen wat nog toegankelijk is na opzeggen.

Laat een factuurexport beoordelen met de controlelijst voor UBL, pdf en verzendgegevens.

Test 6: vergelijk kosten met zichtbare aannames

Vraag voor dezelfde aantallen gebruikers, administraties en documenten een schriftelijk kostenoverzicht. Neem inrichting, koppelingen, extra ondersteuning en een eventuele aparte Peppol-dienst mee. Bekijk voor de bredere afweging ook totale softwarekosten.

Maak de keuze met je open vragen erbij

Gebruik deze afsluitende eigen controle:

• Welke verplichte taken zijn daadwerkelijk getoond?
• Welke uitzondering moet de leverancier nog uitleggen?
• Is duidelijk wie registratie, controle en support regelt?
• Kunnen jij en je boekhouder de voorbeeldexport gebruiken?
• Zijn prijs, inbegrepen functies en overstapafspraken bevestigd?

Een onbeantwoorde verplichte vraag blijft open, ook als een pakket op andere punten prettig werkt. Plan een vervolgdemonstratie rond die vraag. Bewaar het notitieblad, de gebruikte voorbeeldbestanden en de datum van de productdocumentatie bij je keuze.