Zakelijke software
Urenregistratie kiezen
Werk je voor meerdere klanten, dan moet je urentool meer kunnen dan een timer starten. Je wilt de juiste klant en het juiste project terugvinden, niet-declarabele tijd bewaren en een export buiten het pakket kunnen controleren. Gebruik daarvoor dezelfde kleine proefregistratie bij ieder pakket.
Kort antwoord
Kies op vijf controles: klant en project, declarabele status, correcties, tijdseenheden en export. Gebruik fictieve gegevens in een demo. De productvoorbeelden hieronder komen uit actuele officiële documentatie; wij hebben geen leveranciersaccount of volledige praktijkproef uitgevoerd.
Controleer klant en project afzonderlijk
Schrijf vóór de demonstratie drie situaties op: werk voor klant A, werk voor klant B en administratie voor je eigen bedrijf. Geef elke registratie een datum, activiteit, duur, klant of interne categorie, project en declarabele status. Dit is ons eigen testblad, geen verplicht formulier.
De koppeling tussen klant en project verschilt per pakket. Moneybird vermeldt dat het project niet aan een contact is gekoppeld: je kiest na het contact zelf het juiste project. Zie Moneybird: uren registreren. Bij Toggl Track kan één klant meerdere projecten hebben, terwijl een project één klant heeft. Zie Toggl Track: projecten en klanten.
Laat daarom bewust zien wat gebeurt als je van klant wisselt. Blijft er een oud project geselecteerd? Kun je dezelfde projectnaam bij twee klanten onderscheiden? Lees vervolgens één registratie terug in het rapport. Een duidelijk invoerscherm helpt pas als dezelfde combinatie in de export herkenbaar blijft.
Houd geregistreerd en declarabel uit elkaar
Niet alle werkelijk gewerkte tijd komt op een klantfactuur. Gebruik bijvoorbeeld een afzonderlijke categorie voor je administratie en acquisitie. Controleer ook tijd die bij een klantproject hoort maar binnen de vaste prijs valt. Het vinkje declarabel bepaalt niet zelfstandig welke afspraak je met de klant hebt gemaakt.
Moneybird beschrijft het uitschakelen van declarabel voor tijd die je niet kunt doorberekenen. Bron: de declarabele status. Laat in je proef een volledig overzicht én een selectie voor facturering tonen. Zo zie je of de selectie de oorspronkelijke registraties zichtbaar laat.
Voor het urencriterium telt volgens de Belastingdienst daadwerkelijk bestede ondernemerstijd mee, waaronder administratie en offertes; alleen beschikbaar zijn zonder werk telt niet mee. Je moet de tijd aannemelijk maken. Zie de officiële voorwaarden. Een softwarelabel is dus geen fiscale goedkeuring. Lees voor die aparte beoordeling de uitleg over het urencriterium en bewijs van je uren.
Fictieve werkweek: 30 geregistreerde uren
Dit eigen voorbeeld is een testset voor een rapport, geen echte werkweek of fiscaal bewijs. We nemen aan dat de declarabele status volgens de afspraken met de fictieve klanten correct is ingesteld.
| Activiteit | Totaal | Declar. |
|---|---|---|
| Klant A | 14 uur | 12 uur |
| Klant B | 10,5 uur | 9 uur |
| Administratie | 3,5 uur | 0 uur |
| Acquisitie | 2 uur | 0 uur |
| Totaal | 30 uur | 21 uur |
De som van de geregistreerde tijd is 14 + 10,5 + 3,5 + 2 = 30 uur. Declarabel is 12 + 9 = 21 uur. Het verschil is 9 uur en het declarabele aandeel is 21 ÷ 30 × 100 = 70%. Dat aandeel is geen benchmark voor andere ondernemers.
Exporteer je alleen de declarabele selectie, dan zie je 21 uur. Voor een overzicht van deze hele testweek ontbreken dan 9 uur. Beide rapporten kunnen nuttig zijn, maar ze beantwoorden verschillende vragen. Noteer daarom bij elk opgeslagen rapport de periode en selectie, bijvoorbeeld “hele week” of “alleen declarabel”.
Open de export en controleer de tijdseenheid
Gebruik naast de werkweek één losse registratie van 90 minuten. Die is 1 uur en 30 minuten, oftewel 1,5 decimaal uur. Een getal 1,30 als decimaal uur is juist 78 minuten: 1,30 × 60 = 78. Het verschil is 12 minuten. Laat dus uitleggen of een kolom een tijdsduur, decimaal uur of een andere eenheid bevat.
Moneybird biedt urenexport als PDF of Excel en wijst op het instellen van een tijdsduur-notatie bij het optellen in een spreadsheet. Zie uren exporteren. Toggl Track beschrijft verschillende duurformaten, de actieve workspace en export volgens je toegangsrechten. Bron: Toggl Track: exportmogelijkheden.
Vergelijk de som in het bestand met het scherm en met je eigen testset. Kijk bij een verschil eerst naar periode, filters, tijdseenheid en afronding. Trek niet meteen de conclusie dat gegevens verdwenen zijn. Bewaar het oorspronkelijke exportbestand naast je eigen berekening, zodat je een aanpassing in je spreadsheet kunt onderscheiden van de brondata.
Controleer ook afronding. Toggl Track documenteert afronding per losse registratie of over een groep, als betaalde functie. Zie de afrondingsinstellingen. Laat voor jouw pakket de gekozen instelling zien en vergelijk die met de afspraken. Een instelling om tijd naar boven af te ronden is geen toestemming om extra tijd te factureren.
Volg een correctie tot aan de conceptfactuur
Maak in de demo één herkenbare fout, bijvoorbeeld project B kiezen bij klant A. Vraag hoe je die registratie corrigeert en hoe je de wijziging later terugvindt. Controleer daarna of een al gemaakt rapport of factuurconcept nog de oude gegevens bevat. Dit zijn vragen voor de demonstratie; we veronderstellen geen wijzigingslog die ieder pakket heeft.
Bij Moneybird wordt volgens de documentatie een factuur uit geselecteerde, nog niet gefactureerde uren als concept klaargezet. De betrokken uren krijgen de status gefactureerd. Bron: geregistreerde uren factureren. Houd daarom de status in het urenoverzicht en de verzending van de factuur als afzonderlijke controles bij.
Vraag welke omschrijving de klant te zien krijgt en of interne notities buiten het klantdocument blijven. Gebruik in de proef alleen fictieve tekst. Vergelijk vóór echte verzending de gekozen uren met de goedgekeurde offerte en wijzigingen. Kies je tegelijk een boekhoudpakket, neem de tijdstaak mee in de praktijkcontroles voor facturering en export.
Controleer de pakketgrenzen met jouw proef
Een functie kan afhankelijk zijn van pakket of rechten. Moneybird noemt voor Compact maximaal 20 urenregels per maand; andere genoemde pakketten hebben onbeperkte urenregistratie. Zie de urenregistratielimieten. Urenregels zijn niet hetzelfde als het aantal gewerkte uren.
Bij de Detailed Report van Toggl Track zijn CSV- en Excel-export betaalde functies. De exportdocumentatie onderscheidt bovendien Track van Toggl 2.0. Vraag dus naar de exacte productnaam en het gekozen pakket, niet alleen naar de merknaam.
Schrijf na de demonstratie drie eigen uitkomsten op: wat werkte met jouw proefgegevens, wat lukte alleen in een ander pakket en wat nog niet is getoond. Controleer vooral of je na afloop een volledige, leesbare export hebt. Als dat een vereiste voor je administratie is, hoort het bij je keuze vóór je een abonnement neemt.