Zakelijke software

Toegang tot je boekhouding

Gepubliceerd: 2026-10-13 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-13

Controleer bij boekhoudsoftware twee dingen afzonderlijk: hoe iemand inlogt en wat die persoon daarna mag zien of veranderen. Een account met tweestapsverificatie kan nog steeds te ruime rechten hebben. Maak daarom een overzicht van gebruikers, taken, rechten en herstelmogelijkheden voordat je iemand toegang geeft.

Kort antwoord

Gebruik persoonlijke accounts, kies rechten vanuit de taak en controleer de ingestelde inlogmethode én accountherstel. Laat met fictieve gegevens zien welke informatie een medewerker werkelijk kan openen. Leg ook vast wie toegang intrekt wanneer het werk eindigt. Hieronder gebruiken we Moneybird als gedocumenteerd voorbeeld, zonder een leveranciersaccount te hebben getest.

Inloggen en rechten zijn twee controles

Het NCSC over authenticatie onderscheidt het controleren van je identiteit van autorisatie: wat je na het inloggen mag doen. MFA gebruikt meerdere onafhankelijke factoren. Het NCSC adviseert passkeys waar die mogelijk zijn en passende MFA waar passkeys niet worden ondersteund. Bekijk dus de beschikbare methode, niet alleen een vinkje dat extra beveiliging aanstaat.

Vertaal dat naar twee vragen voor je boekhouding. Kan deze persoon op een betrouwbare manier inloggen? En heeft deze persoon toegang nodig tot bijvoorbeeld klantfacturen, inkoopstukken of bankinformatie? Het antwoord op de eerste vraag bepaalt niet het antwoord op de tweede. Een inlogcontrole is ook geen bewijs dat exports of gedeelde bestanden zorgvuldig worden beheerd.

Begin met een klein toegangsblad

Het NCSC beschrijft een rechtenmatrix om gebruikers en toegangsrechten vast te leggen en de werkelijkheid ermee te vergelijken. Maak voor een kleine administratie eerst een eenvoudig blad zoals hieronder. Dit is onze werkindeling; de genoemde velden zijn geen functies die ieder pakket automatisch heeft.

Bewaar hier geen wachtwoorden, herstelcodes, bankrekeningnummers of kopieën van identiteitsbewijzen. Noteer de controle en de verantwoordelijke. Geef een ontbrekend antwoord de status “nog te controleren”; maak er geen groen vinkje van omdat iemand gisteren kon inloggen.

Controleer de werkelijke grenzen van een rol

Moneybird: gebruikers uitnodigen beschrijft persoonlijke accounts en verschillende rollen. Een extra eigenaar krijgt ruime beheerrechten, waaronder gebruikers uitnodigen en het pakket aanpassen. Een boekhouder heeft brede toegang tot de boekhouding, met beperkingen op onder meer gebruikersbeheer en pakketwijzigingen. Bij een medewerker kies je onderdelen. Moneybird biedt geen algemene rol met uitsluitend leesrechten; toegang tot Facturen is evenmin beperkt tot alleen de facturen die de medewerker zelf maakte.

De Moneybird-uitleg over toegang per onderdeel laat afhankelijkheden zien. Banktoegang vereist ook Facturen en Inkomend. Alleen Uren geeft een medewerker toegang tot de eigen uren; met Uren én Facturen kan die medewerker ook uren van anderen bekijken en bewerken. Een beperkte selectie kan dus meer gevolgen hebben dan het zichtbare menu suggereert.

Vraag bij ieder pakket om de rolgrenzen in jouw gekozen abonnement te tonen. Kan iemand alleen lezen, of ook wijzigen, verwijderen, exporteren en anderen uitnodigen? Noteer wat werkelijk beschikbaar is. Geef iemand niet de eigenaarsrol om één ontbrekende knop snel bereikbaar te maken.

Fictief voorbeeld: drie mensen, verschillende taken

Lotte beheert in dit eigen voorbeeld een kleine administratie. Sander moet alleen zijn eigen uren schrijven. Noor moet facturen controleren, maar Lotte wil dat Noor niets kan veranderen. Alle drie gebruiken een eigen account met een passende inlogmethode. Daarmee is de taakverdeling nog niet opgelost.

Voor Sander onderzoekt Lotte de medewerkersrol met alleen Uren. Daarna bekijkt zij wat er verandert als Facturen wordt toegevoegd: volgens de genoemde Moneybird-documentatie wordt ook toegang tot uren van anderen ruimer. Voor Noor kan Lotte niet uitgaan van een algemene leesrol die dit pakket niet aanbiedt. Zij moet de gewenste controle anders organiseren of een passende mogelijkheid laten bevestigen, voordat Noor toegang krijgt.

Laat in een demo met fictieve gegevens zowel een gewenste handeling als een ongewenste handeling tonen. Bijvoorbeeld: de eigen tijdregistratie openen en vervolgens proberen informatie van een andere medewerker te bekijken. Schrijf de uitkomst op; veronderstel geen geslaagde beperking die niet is getoond. Gebruik daarbij de proef voor klanten, projecten en urenexport.

Controleer wat een andere inlogmethode verandert

Bij Moneybird: passkeys gebruiken staat dat de toegang tot een passkey op de gebruikte apparaten geregeld moet zijn. De leverancier adviseert extra passkeys als alternatief bij verlies van een apparaat. Bij het instellen van passkeys vervalt de eerder ingestelde authenticatie-app met de bijbehorende oude codes. Stel dus niet automatisch dat alle eerdere herstelmiddelen blijven werken.

Ook 2FA via de Moneybird-app vervangt volgens de documentatie de authenticatie-app; passkeys kunnen daarnaast bruikbaar blijven. Verwijder de ingestelde app niet voordat de toegang en herstelroute zijn geregeld. Bevestig een verzoek alleen wanneer je zelf de bijbehorende actie startte en herkent. Bij een onverwacht verzoek: keur het niet goed en meld het via de bekende beheerder of officiële supportroute.

Bereid een verplichting per administratie voor

Moneybird: 2FA verplichten beschrijft een aparte instelling voor iedere administratie. De beheerder moet eerst zelf 2FA hebben ingesteld. De verplichting geldt ook voor betrokken boekhouders en medewerkers van een boekhoudkantoor. Gebruikers zonder ingestelde 2FA krijgen tijdelijk geen toegang, totdat zij de vereiste beveiliging instellen. Volgens deze documentatie kun je de verplichting daarna niet meer uitschakelen.

Neem daarom vóór die wijziging je toegangsblad door: welke administraties vallen eronder, wie werkt er mee en wie moet nog voorbereiden? Spreek af wanneer iedereen de eigen inlogmethode en hersteloptie controleert. Een verplichting voor één administratie bewijst niet dat alle andere administraties dezelfde instelling hebben.

Regel herstel voordat een apparaat wegvalt

De pagina Moneybird: herstelopties beschrijft routes die je vooraf moet instellen en accountvoorwaarden voor andere routes. Toegang tot je inlog-e-mail en wachtwoord blijft daarbij een voorwaarde. Lees welke persoonsgegevens of verificatiestappen een herstelroute gebruikt en kies bewust. Accountherstel via het intrekken van toegang kan betekenen dat de eigenaren je opnieuw moeten uitnodigen; ontvangen herstelcodes kunnen ingestelde 2FA-methoden verwijderen. Volg na herstel daarom ook de instructies om de beveiliging opnieuw in te richten.

Maak het controlepunt concreet: kan de gebruiker aanwijzen welke actuele herstelroute beschikbaar is, zonder de geheime gegevens met collega's te delen? Controleer dit opnieuw bij een nieuwe telefoon, andere inlogmethode of gewijzigd e-mailadres. Test geen volledige blokkering in een live administratie om te bewijzen dat een noodplan werkt.

Werk het blad bij als de samenwerking verandert

Vergelijk de gebruikerslijst met de mensen die nu werk uitvoeren. Leg bij een nieuwe taak, vertrek of softwarewissel vast welke toegang nog nodig is en wie de wijziging uitvoert. Houd een gewenste aanpassing en een uitgevoerde aanpassing als twee verschillende statussen bij. Vraag ook hoe lang bestaande sessies geldig blijven en hoe de leverancier die beëindigt; neem niet aan dat ieder pakket dat hetzelfde afhandelt.

Bij een softwarewissel moet naast accounttoegang ook het archief bereikbaar blijven voor de juiste personen. Gebruik daarvoor de controle van archief, exports en overdracht. Noteer uiteindelijk wat is gecontroleerd, wat niet mogelijk bleek en wie de resterende vraag oplost. Dat maakt je volgende toegangscontrole veel gerichter.