Zakelijke software

Herinneringen controleren

Gepubliceerd: 2026-10-14 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-14

Automatische factuurherinneringen werken met de gegevens die je pakket kent. Controleer daarom het resterende bedrag, de actieve workflow en de verzending samen. Met Moneybird als concreet documentatievoorbeeld laten we zien hoe een deelbetaling, een pauze en een late registratie je controle veranderen.

Kort antwoord

Verwerk eerst de betalingen en controleer de actuele factuur. Kijk daarna welke herinneringsstap actief is, welke facturen het bericht bevat en wie het ontvangt. Pauzeer een factuur zolang een betaling of inhoudelijk verschil nog moet worden uitgezocht. Bewaar na verzending het bericht en het tijdstip; een workflowinstelling bewijst niet dat een bepaalde herinnering is verstuurd.

Controleer de workflow van de concrete factuur

In Moneybird: factuurworkflow instellen staan de betalingstermijn, teksten en herinneringsstappen. Een workflow kan bij een contact zijn opgeslagen. Een eerder aangemaakte periodieke factuur neemt een later toegevoegde contactworkflow niet vanzelf over. Controleer dus de instellingen van die factuur, niet alleen de huidige klantinstelling.

Maak een eigen regel met factuurnummer, gekozen workflow, huidige stap, geplande actie en verantwoordelijke. Schrijf erbij of de stap automatisch of handmatig wordt uitgevoerd. Controleer ook de gebruikte taal en contactgegevens. Bij een klant met meerdere opdrachten moet je kunnen uitleggen waarom deze factuur deze tekst en termijn krijgt.

De uitleg over automatisch herinneren beschrijft een verzending op de vervaldag of met een ingestelde vertraging. De opgeslagen verzendmethode van het contact wordt gebruikt. Bekijk die combinatie voordat je de automatische stap aanzet; een tekst klaarzetten is iets anders dan een verzendmoment activeren.

Een ontvangst is pas bruikbaar als de factuur bijgewerkt is

Moneybird controleert vóór automatisch herinneren of de factuur binnen het pakket de status Betaald heeft. Een werkelijk ontvangen maar nog niet verwerkte betaling kan daardoor een onterechte herinnering opleveren. Leg het bankbewijs naast de factuur. Ons stappenplan voor banktransacties en factuurkoppeling helpt wanneer de transactie ontbreekt of nog niet bij het document staat.

Volgens betaling registreren vanuit de factuur kun je een zakelijke overboeking koppelen aan de banktransactie die in Moneybird staat. Registreren zonder bewijs laat een onvolledige boekhouding achter. Gebruik een betaaldmarkering dus niet alleen om een herinnering te laten verdwijnen; zoek de ontvangst en de passende registratie erbij.

De Moneybird-statusuitleg onderscheidt onder meer een onvolledige gekoppelde betaling van volledig Betaald. In betaling betekent dat een betaling is begonnen maar nog niet volledig verwerkt. Controleer het bedrag en de onderliggende registratie in plaats van alleen een statuslabel over te nemen.

Fictieve controle: totaal open is niet het bedrag voor ieder bericht

In onze eigen proef heeft één klant twee facturen. R-601 bedraagt € 600; er is € 450 verwerkt. R-602 bedraagt € 200 en heeft nog geen betaling. Over R-602 loopt een inhoudelijke vraag, zodat we in dit voorbeeld de automatische workflow van die factuur pauzeren. Er zijn geen creditnota's, verrekeningen of extra kosten in de rekenproef.

Het rekenkundige totaal open is € 350, maar onze bedoelde opvolging betreft alleen R-601 met € 150. Een bericht dat om € 600 vraagt, vergeet in deze proef de verwerkte deelbetaling. Een bericht voor € 350 neemt ook de factuur mee die we eerst willen bespreken. Controleer daarom zowel het saldo als de factuurselectie.

Een gepauzeerde factuur en een bericht met meerdere facturen controleer je afzonderlijk. Laat vóór ingebruikname zien welke documenten in de herinnering worden opgenomen; neem niet zonder zichtbare controle aan wat een pauze bij bundeling doet. Deze proef is ons controleblad, geen uitgevoerd pakketexperiment of oordeel over een echte schuld.

Pauzeren, hervatten en archiveren hebben een ander doel

Bij workflow pauzeren en hervatten beschrijft Moneybird een tijdelijke stop van automatische herinneringen voor één factuur. Bij hervatten begint de volledige vervaltermijn van de huidige stap opnieuw. De workflow gaat dus niet simpelweg verder met de resterende dagen.

Noteer bij een pauze je eigen reden, wie het verschil onderzoekt en wanneer je opnieuw kijkt. Zet hervatten pas op je takenlijst nadat de betaling of afspraak is gecontroleerd. Lees de nieuw getoonde planning na hervatten opnieuw; je oude notitie van de volgende verzenddatum kan verouderd zijn.

Archiveren maakt een workflow volgens die documentatie niet meer selecteerbaar in de instellingen. Gebruik dat niet als vervanging voor de beschreven pauze van een individuele factuur. Een tijdelijke vraag over R-602 is in onze proef geen reden om een gedeelde workflow voor alle klanten op te ruimen.

Lees het bericht met de juiste gegevensbron

De Moneybird-tags voor herinneringsteksten verschillen van factuurtags. In herinneringen zijn {document.*} en {contact_person.*} niet beschikbaar. De tag {reminders_table} geeft een overzicht van de betreffende facturen binnen dezelfde workflowstap, met onder meer het openstaande bedrag.

Neem dus niet zomaar een factuurtekst met {document.total_price} over als herinneringstekst. Controleer welke gegevens het gekozen type bericht werkelijk kan invullen. Vergelijk de bedragen en factuurnummers in de weergave met je eigen saldoblad. Lees ook aanhef, taal, ontvanger en betaalinformatie alsof je de klant bent.

Moneybird kan volgens de herinneringsuitleg meerdere openstaande facturen van een contact meenemen. Controleer het getoonde overzicht en de selectie. Laat bij meerdere contactpersonen of afwijkende stappen bevestigen wie de specifieke herinnering krijgt; ga daarbij af op de concrete weergave en actuele documentatie.

Vergelijk verzending en registratie op tijdstip

De automatische-herinneringsuitleg beschrijft in de factuurhistorie het verzendtijdstip van de herinnering en het registratiemoment van de betaling. De uitleg over factuurhistorie noemt ook Bekijk bericht om de verzonden tekst terug te zien. Bewaar voor je controle die tekst met de bijbehorende datum en versie.

Neem een tweede eigen, fictieve situatie. De resterende € 150 voor R-601 is op het bankoverzicht om 08:55 ontvangen. Een herinnering staat om 09:05 in het verzendlog; de betaling wordt pas om 09:12 bij de factuur geregistreerd. De registratie ligt 7 minuten na het bericht, terwijl de ontvangst 10 minuten ervoor ligt.

Zo'n tijdlijn helpt in deze proef de oorzaak onderzoeken: de administratieve verwerking liep achter. Zij bewijst niet wat een echte klant heeft ontvangen. Controleer bij een werkelijk incident de bankontvangst, de factuurhistorie en eventuele verzendmelding samen. Na verwerking is het resterende bedrag van R-601 in onze rekenproef € 0; R-602 blijft een afzonderlijke open vraag.

Leg vast wie betalingen en uitzonderingen opvolgt

Maak iemand verantwoordelijk voor het verwerken van ontvangsten en iemand voor open vragen bij een herinnering. Dat kan dezelfde persoon zijn. Schrijf daarnaast op wie workflows mag aanpassen en wie een pauze opnieuw beoordeelt. Onze controle van rollen en toegang helpt die afspraken naast de werkelijke pakketrechten te leggen.

Sluit je eigen proef pas af wanneer je kunt terugvinden welke factuur, betaling, workflowstap en bericht bij elkaar horen. Test met een concept of gecontroleerde demonstratie voordat echte automatische berichten uitgaan. We behandelen hier de softwarecontrole; er is geen herinnering verzonden en geen incassotraject gestart.