Zakelijke software

Uren naar een conceptfactuur

Gepubliceerd: 2026-10-16 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-16

Controleer vóór het doorfactureren welke tijd bij deze klant hoort, welke regels al aan een factuur gekoppeld zijn en hoe je de duur naar een bedrag vertaalt. Vergelijk de selectie daarna met het gemaakte concept. Een kloppend urentotaal bewijst nog niet dat de juiste regels, het juiste tarief en de afgesproken afronding zijn gebruikt.

Kort antwoord

Werk met één afgebakende klant en periode. Zet op je eigen controleblad de geselecteerde registraties, hun oorspronkelijke minuten, de rekenafspraak en het tarief. Noteer ook welk concept erbij hoort. Laat een afwijking tussen urenrapport en concept openstaan totdat je kunt aanwijzen waar die vandaan komt.

Begin met klant, periode en declarabele regels

In Moneybird: uren registreren staan contact, project en declarabel als afzonderlijke gegevens. Een project is daar niet automatisch aan een contact gekoppeld. Interne notities en taken bij een uurregel worden volgens deze documentatie niet meegenomen naar de factuur.

Lees daarom de regels terug, ook als de projectnaam bekend klinkt. Vergelijk de gekozen klant met de afnemer van de opdracht. Controleer de begin- en einddatum van je selectie, de omschrijving en tijd die je buiten deze factuur wilt houden. Bepaal vooraf of de opdracht op uurbasis of tegen een vaste prijs wordt afgerekend.

Gebruik bij gewijzigd werk de vergelijking van offerte, uitvoering en latere afspraken. Neem dezelfde werkzaamheden niet opnieuw mee als ze al in een eerder document of de vaste prijs zitten. Het vinkje declarabel vervangt die inhoudelijke vergelijking niet.

Eigen voorbeeld: 90 geregistreerd, 70 geselecteerd

Ons fictieve werkblad bevat drie activiteiten zonder pauzes. Alleen A en B horen bij de hier te maken klantfactuur. We nemen aan dat die selectie met de afspraken klopt en rekenen uitsluitend voor dit voorbeeld met € 84 per uur exclusief btw. Dit is een verzonnen rekentarief, geen marktprijs of leveranciersprijs.

Het volledige blad telt 37 + 33 + 20 = 90 minuten. De gekozen klantregels tellen 37 + 33 = 70 minuten. Zonder tijdafronding wordt het eigen rekenbedrag 70 ÷ 60 × € 84 = € 98,00 exclusief btw. De 20 interne minuten blijven zichtbaar in het werkblad, maar ontbreken bewust in deze selectie.

Vergelijk het concept dus met de 70 gekozen minuten. Een controle tegen alleen het totale werkblad van 90 minuten zou hier juist de verkeerde verwachting geven. We beoordelen geen echt klantdossier, btw-tarief of recht om dit bedrag te factureren.

Spreek af wat je afrondt

Vergelijk dezelfde twee klantregels nu met een andere, uitsluitend fictieve rekenafspraak: iedere registratie naar boven afronden op een kwartier. Dan wordt 37 minuten 45 en 33 minuten ook 45. Samen is dat 45 + 45 = 90 minuten en 90 ÷ 60 × € 84 = € 126,00. Dat is 20 minuten en € 28,00 meer dan de ongeronde selectie.

Rond je in plaats daarvan alleen de gezamenlijke 70 minuten naar boven af op een kwartier, dan krijg je 75 minuten en € 105,00. De plaats van afronding verandert de uitkomst. Deze drie berekeningen beschrijven geen automatische Moneybird-instelling en verlenen geen toestemming om extra tijd te berekenen.

Schrijf bij een demonstratie daarom op: per registratie of over het totaal, interval, richting en uitzonderingen. Laat het pakket de gekozen proefregels tonen. Bewaar de oorspronkelijke duur naast de berekende duur. Een verschil dat je kunt narekenen, kan nog steeds strijdig zijn met de afspraak met de klant.

Controleer de eenheid én het tarief

Moneybird over uren en uurtarieven beschrijft het invullen van het met de klant afgesproken tarief. Vergelijk daarom de prijs in het concept met de afspraak voor deze werkzaamheden en periode. Neem niet aan dat een gewijzigd standaardtarief op iedere oudere registratie of ieder bestaand concept is toegepast.

Volgens Moneybird: factuurregels accepteert het aantalveld onder meer uren:minuten; 1:30 staat daar voor anderhalf uur. Het pakket vermenigvuldigt het aantal met het bedrag en rondt het regeltotaal op twee decimalen af. De keuze inclusief of exclusief btw bepaalt daarnaast hoe bedragen worden behandeld.

Controleer dus of je naar minuten, uren:minuten of decimale uren kijkt. Geldbedragen op centen afronden is iets anders dan gewerkte tijd op kwartieren afronden. Ons voorbeeld gebruikt uitsluitend bedragen exclusief btw en rekent geen btw uit.

Volg de selectie naar het concept

Moneybird: geregistreerde uren factureren beschrijft het kiezen van een contact, aanvinken van nog niet gefactureerde uren en kiezen tussen afzonderlijke regels en een samenvatting. De factuur wordt als bewerkbaar concept klaargezet; de bijbehorende uren krijgen de status gefactureerd.

Leg naast het concept je eigen geselecteerde regels. Kun je A en B terugvinden, eventueel via de specificatie van een samenvatting? Kloppen duur, prijs, omschrijving en periode? Bewaar een aparte toelichting als een beknopte klantomschrijving minder detail bevat dan je controleblad.

De praktijkproef voor urenregistratie en concepten helpt om dit in een pakketdemonstratie te volgen. Behandel “concept gemaakt”, “verzonden” en “betaald” als afzonderlijke controlevragen. Een status in het urenrapport beantwoordt die vragen niet allemaal.

Controleer wijzigingen bij een bestaande factuur apart

De officiële uitleg over uren handmatig aan een bestaande Moneybird-factuur koppelen maakt een belangrijk onderscheid: factuurregels toevoegen kan alleen bij een concept. Bij de beschreven handmatige koppeling staan urenregel en factuurregel los van elkaar; een wijziging van de ene past de andere niet aan.

Gebruik dat onderscheid bij een correctie. Noteer welke oorspronkelijke registratie veranderde en lees daarna het gekoppelde concept opnieuw. Neem niet aan dat alleen een koppelteken of status bewijst dat beide dezelfde hoeveelheid en prijs bevatten. Dit artikel geeft geen opdracht om een bestaande verzonden factuur stil te overschrijven.

Rond de controle af vóór verzending

Zet als laatste de gekozen periode, bronregels, minutenberekening, tarief en concept naast elkaar. Controleer ook de afnemer en de benodigde factuurgegevens via de algemene factuurchecklist. Een ontbrekende regel los je niet op door alleen het eindbedrag gelijk te maken.

Bewaar in je eigen dossier welke selectie bij welke conceptversie is gecontroleerd. Verandert daarna de duur of prijs, loop die vergelijking opnieuw langs. Deze werkwijze is een controle vóór verzending; we hebben geen account geopend, uren gekoppeld of klantfactuur gemaakt.