Zakelijke software

Projectbudget: uren en status

Gepubliceerd: 2026-10-17 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-17

Hoeveel uur is er nog over op je project? Vergelijk een urenbudget eerst met de werkelijk geregistreerde projecttijd. Houd daarna declarabele uren en de koppeling aan facturen apart. “Nog zes uur binnen budget” beantwoordt een andere vraag dan “welke uren zijn nog niet aan een factuur gekoppeld?”.

Kort antwoord

Zet op één controleblad het project, de budgetafspraak, de meetperiode, alle geregistreerde tijd en de relevante statusselecties. Schrijf bij ieder getal wat het omvat. Declarabele uren kunnen onderdeel zijn van het geregistreerde totaal; tel die twee dus niet zomaar bij elkaar op. Onderstaande berekening is onze eigen proef, geen resultaat uit een geopend softwareaccount.

Leg eerst vast welke periode je vergelijkt

Vraag bij het projectbudget of het om de hele opdracht of een afgesproken fase gaat. Schrijf op vanaf welke datum je de verbruikte tijd telt en welke activiteiten erbij horen. Bewaar ook de versie van de begroting. Een later aangepast budget laat anders ongemerkt een andere vergelijking zien.

Een weekrapport en een budget voor de hele opdracht kunnen ieder bruikbaar zijn, maar passen niet automatisch in dezelfde aftreksom. Neem bij een controle zowel de datumselectie als het projectfilter over op je eigen blad. Laat in een demonstratie aanwijzen of een getoonde teller de hele projectduur of de gekozen rapportperiode omvat.

Controleer de budgeteenheid en het niveau

Volgens Moneybird: urenbudget instellen vul je bij een project het veld Budget (uur) in. De documentatie beschrijft voortgang en resterende uren bij registratie en in de projectrapportage. Het budget geldt per project; een afzonderlijk budget per medewerker is daar niet mogelijk.

Noteer daarom niet alleen “20”, maar bijvoorbeeld “20 uur voor het hele project volgens begroting B1”. Dat is onze eigen notatie. Laat bij teamwerk uitleggen hoe de registraties van verschillende medewerkers in het projectoverzicht samenkomen. Een persoonlijk weektotaal is nog geen verantwoording van het totale projectbudget.

Vraag ook welke registraties de budgetteller meetelt, hoe eventuele filters werken en hoe een gewijzigde begroting wordt getoond. We leiden de precieze tellerlogica niet af uit een veldnaam of voortgangsbalk. Het rekenvoorbeeld hieronder gebruikt bewust een eigen afspraak: alle in het blad opgenomen projecttijd telt mee.

Splits geregistreerd en declarabel

Moneybird: uren registreren noemt contact, project en declarabel als afzonderlijke gegevens. Een project is daar niet automatisch aan een contact gekoppeld. Controleer dus de combinatie op de bronregel; neem niet alleen een herkenbare projectnaam als bewijs dat de selectie bij deze opdracht hoort.

De Moneybird-uitleg over urenrapportage beschrijft een periodefilter en statistieken voor declarabele en niet-declarabele tijd, plus uren op conceptfacturen of al gefactureerde uren. Leg de geselecteerde periode vast voordat je zulke totalen vergelijkt.

Onze proef voor geregistreerde en declarabele tijd helpt om de selectie apart te lezen. Voor projectbewaking wil je ook weten welke werkelijk bestede tijd buiten de klantfactuur blijft. Laat die tijd zichtbaar staan op je controleblad in plaats van haar weg te filteren om een gunstiger budgetbeeld te krijgen.

Eigen voorbeeld: vier getallen voor één project

We verzinnen één project met een begroting van 20 uur. Tot het gekozen meetmoment bevat ons blad 14 uur projecttijd. Daarvan zijn volgens de aangenomen afspraken 10 uur declarabel. Binnen die 10 uur hebben 6 uur al een factuurkoppeling op ons blad. We nemen aan dat de bronregels en indeling juist zijn; er is geen echte opdracht of factuur onderzocht.

De rijen zijn geen vier losse hoeveelheden die je kunt optellen. De begroting is een vergelijkingspunt; de onderste twee rijen zijn deelverzamelingen van werkelijk geregistreerde tijd. Wie 14 + 10 + 6 optelt, telt in deze proef dezelfde uren meermaals mee.

Bereken budgetruimte en open selectie apart

Volgens onze eigen afspraak telt alle projecttijd mee voor de budgetvergelijking. De resterende ruimte is dan 20 − 14 = 6 uur. De gebruikte tijd is 14 ÷ 20 × 100 = 70% van deze begroting. Dit percentage is geen productiviteitsnorm, winstberekening of voorspelling van het werk dat nog nodig is.

Het niet-declarabele deel is 14 − 10 = 4 uur. De declarabele tijd zonder factuurkoppeling in ons blad is 10 − 6 = 4 uur. Dat zijn twee verschillende selecties die hier toevallig even groot zijn. Dezelfde uitkomst betekent niet dat het dezelfde registraties zijn.

Je hebt in deze proef dus 6 uur begrotingsruimte en 4 uur declarabele tijd waarvan de factuurkoppeling nog moet worden bekeken. Het ene getal vervangt het andere niet. Ook volgt uit de 4 uur niet automatisch een bedrag of toestemming om die tijd te factureren. Vergelijk de selectie met de werkelijke afspraken en documentstatus.

Lees een factuurstatus naast het document

Bij Moneybird: geregistreerde uren factureren wordt de gemaakte factuur als bewerkbaar concept klaargezet, terwijl de bijbehorende uren de status gefactureerd krijgen. Die urenstatus alleen bewijst dus niet dat de klant al een verzonden factuur heeft ontvangen of betaald.

De uitleg over handmatig koppelen beschrijft bovendien dat urenregel en factuurregel bij die koppeling los van elkaar staan: een wijziging in de ene past de andere niet aan. Controleer na een correctie daarom ook het gekoppelde document.

Noteer op je eigen blad welk document bij de 6 gekoppelde uren hoort en welke status dat document heeft. De controle van de selectie voor een conceptfactuur werkt de vergelijking vóór verzending verder uit. Houd budgetbewaking, factuurvoorbereiding en betaling als afzonderlijke controles herkenbaar.

Verklaar een afwijking voordat je de begroting wijzigt

Past een schermgetal niet bij je eigen proef, loop eerst project, meetperiode, medewerkerselectie, declarabele status en factuurkoppeling langs. Vraag daarna welke tijd de teller werkelijk gebruikt. Een ander filter is een mogelijke verklaring; het is geen bewijs dat de software uren heeft verloren.

Verhoog het budget niet alleen om een verschil te laten verdwijnen. Bewaar de oorspronkelijke begroting naast een inhoudelijk verklaarde wijziging en schrijf op voor welk werk die geldt. Maak daarna een nieuwe vergelijking met dezelfde afbakening. Zo blijft zichtbaar of er meer werk is afgesproken of alleen een onjuiste registratie is hersteld.

Een bruikbare slotnotitie vermeldt begrotingsversie, projectperiode, geregistreerde tijd en afzonderlijke statusselecties. Voeg de open vraag met een verantwoordelijke toe. We hebben voor deze uitleg geen pakket ingesteld, registratie gewijzigd of factuur verzonden; laat de relevante schermen met eigen proefgegevens demonstreren.