Zakelijke software

Bonnen: bron en herkenning

Gepubliceerd: 2026-10-16 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-16

Open bij een automatisch herkende bon ook het bronbestand. Vergelijk de leverancier, datum, valuta en bedragen met wat in het document is ingevuld. Een herkenningsicoon of een aannemelijk totaal neemt die vergelijking niet over. Leg een verschil vast voordat je het document als gecontroleerd behandelt.

Kort antwoord

Werk van bron naar overname: eerst de juiste bijlage, daarna het contact en vervolgens de details en regels. Houd vast wat je hebt veranderd en lees na een nieuwe analyse de uitkomst opnieuw. Onderstaande controlevolgorde en het rekenvoorbeeld zijn onze eigen uitwerking. De Moneybird-documentatie dient als concreet productvoorbeeld; we hebben geen account geopend of echte bon verwerkt.

Controleer welke bijlage je voor je hebt

Volgens Moneybird: inkoopfacturen en bonnen verwerken kun je bij meerdere bijlagen de afzonderlijke tegels openen. Het bliksemicoon bij een bestand geeft aan dat die bijlage voor de analyse is gebruikt. Via de balk met de bestandsnaam kun je de bijlage onder meer downloaden of draaien.

Onze eerste stap is eenvoudig: lees de bestandsnaam en bekijk of het hele document zichtbaar en leesbaar is. Vergelijk dat met de bon die je bedoelde toe te voegen. Zoek bij een afgesneden bedrag de volledige bron op; vul een ontbrekend cijfer niet aan op basis van een vermoeden. Leg bij meerdere versies vast welke je vergelijkt. Een nieuwe foto en een oude foto naast elkaar maken nog niet duidelijk welke bron voor de invulling is gebruikt.

Vergelijk het gekozen contact met de afzender

De uitleg over contacten bij inkoopfacturen en bonnen noemt onder meer KVK-nummer, btw-nummer, IBAN, e-mail, adres en telefoon als herkenningsgegevens. Moneybird kan een contact selecteren of een voorstel doen en toont tijdens verwerking waarom het contact is gekozen.

Bekijk dus meer dan de naam bovenaan het scherm. Hoort de getoonde leverancier bij deze bron? Open bij twijfel de gebruikte contactgegevens en laat een afwijking onderzoeken. Noteer bijvoorbeeld “adres op bon wijkt af van gekozen contact”, in plaats van alleen “leverancier klopt niet”. Onze werkvolgorde zegt niet dat je iedere afwijkende handelsnaam als een nieuwe leverancier moet opslaan.

Lees de gegevens én de regelindeling terug

Moneybird: scan en herken beschrijft het invullen van onder meer type, contact, datum, referentie, valuta en bedragen. Regels kunnen worden samengevoegd, bijvoorbeeld per btw-percentage of tot één totaalregel. Het pakket kan via de inkoopworkflow bepaalde documenten ook automatisch opslaan. Ga dus niet uit van een verplichte handmatige controle bij ieder document.

Vergelijk de indeling die je ziet met de bron: welk bedrag hoort bij welke omschrijving? Een ander aantal regels hoeft niet zelfstandig een fout te betekenen, maar je moet de samenhang kunnen volgen. Laat bij een proef de ontvangst- en boekingsroute van het pakket aanwijzen. Neem daarin ook mee wanneer jij nog kunt controleren en hoe je ziet dat iets al is opgeslagen.

Eigen voorbeeld: leverancier en komma verdienen elk een controle

We verzinnen zowel een bon als de overgenomen gegevens op een eigen werkblad. De bron komt van “Winkel A” en bevat twee bedragen in euro: € 18,40 en € 7,60. Op het werkblad staan een andere winkel en een verschoven komma. Dit is geen Moneybird-scherm, opgenomen scan of gemeten herkenningsfout.

De eigen bronoptelling is € 18,40 + € 7,60 = € 26,00. De overgenomen regels tellen op tot € 18,40 + € 76,00 = € 94,40. Het verschil is € 94,40 − € 26,00 = € 68,40. Alleen de komma corrigeren lost de verkeerde leverancier nog niet op. Alleen de leverancier aanpassen verklaart het bedrag evenmin.

We vergelijken hier bedragen van dezelfde soort en valuta. We berekenen geen btw, aftrekbare kosten of fiscale winst. Ook een toevallig gelijk eindtotaal zou niet bewijzen dat iedere regel bij de juiste leverancier en aankoop hoort. Noteer daarom per verschil welk brongegeven je hebt teruggelezen en wat nog moet worden uitgezocht.

Onderzoek een mogelijke tweede ontvangst apart

De Moneybird-controle op dubbele inkoopfacturen waarschuwt voor exact dezelfde bijlage. Twee verschillende foto's van dezelfde factuur worden volgens die uitleg niet herkend. Het ontbreken van een waarschuwing bewijst dus niet dat het document nieuw is.

Zoek bij een vermoedelijke tweede ontvangst de eerdere bron en registratie erbij. Gebruik de inhoudelijke vergelijking van leveranciersfacturen voordat je herstel kiest. Deze stap staat los van het verbeteren van herkende velden. Verwijder geen document alleen omdat naam of totaal op een ander document lijkt.

Lees de uitkomst na een wijziging opnieuw

Moneybird vermeldt bij scan en herken dat onder meer een ander documenttype, een gewijzigd contact of een gewijzigde bijlage aanleiding kan zijn voor heranalyse. Bij vergelijkbare documenten kunnen aanpassingen bovendien worden meegenomen in een nieuwe analyse. Controleer daarom ook de nieuwe uitkomst.

De verwerkingsuitleg onderscheidt onder meer kenmerk, datum, valuta, bedragen en btw-instelling. Inclusief of exclusief btw maakt verschil voor de berekening. In de beschreven route boekt opslaan het document definitief in; een document met status Nieuw is nog niet verwerkt. Stel een onduidelijke btw-keuze of boekingsbehandeling afzonderlijk aan je boekhouder voor.

Onze afsluitende vergelijking gebruikt dezelfde bron en dezelfde documentversie. Schrijf kort op welke gegevens zijn aangepast en welke vraag openblijft. Een controlevinkje zonder die vergelijking zegt weinig over wat daadwerkelijk is nagekeken.

Zoek de bron ook terug in een proefexport

Moneybird beschrijft voor inkomende documenten exporteren Excel-overzichten per document of regel en een samengestelde ZIP met bijlagen en Excel-overzicht. Voor deze inkomende documenten genereert het pakket geen nieuwe pdf-weergave. Dat is iets anders dan een oorspronkelijke pdf-bijlage terugvinden.

Laat bij een demonstratie één fictief document in het overzicht opzoeken en de bijbehorende bronbijlage openen. Vergelijk het bedrag, de leverancier en de herkenbare documentgegevens met je controleblad. Schrijf op wat werkelijk in de gekozen export zit. We hebben voor dit artikel geen export gedownload of herimport uitgevoerd; een geslaagde download zou op zichzelf evenmin een herstelproef zijn.