Zakelijke software

Calc: controleer je CSV-export

Gepubliceerd: 2026-10-20 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-20

Een CSV-bestand kan openen terwijl klantcodes, datums of bedragen anders worden gelezen dan je bedoelde. Vergelijk daarom het bronblad, de gemaakte tekst en een bewuste importproef. Gebruik dezelfde kleine set voor alle drie. We werken hier een controleplan uit voor LibreOffice Calc op de desktop, met fictieve gegevens.

Kies eerst wat je wilt overdragen

Volgens de officiële CSV-uitleg van LibreOffice wordt bij export alleen het huidige blad meegenomen. Bewaar daarom het oorspronkelijke werkboek afzonderlijk en noteer welk blad je wilde uitwisselen. Gebruik de CSV niet als enige exemplaar van je bewerkbare administratie.

Maak een eigen overdrachtsblad met bronbestand, revisie, bladnaam, uitvoernaam en ontvanger. Zet erbij of je gegevens wilt uitwisselen of een leesuitgave wilt delen. Voor een leesuitgave gelden andere controles, zoals bij de bronrevisie en PDF-uitgave uit Writer. De PDF-instellingen uit die uitleg zijn geen CSV-instructies.

De geraadpleegde import- en exportpagina's tonen LibreOffice Help 26.8. Noteer voor je eigen proef de geïnstalleerde versie en het besturingssysteem. Wij hebben geen Calc-installatie bediend, werkboek geëxporteerd of gegevens bij een ontvangend pakket geïmporteerd voor dit artikel.

Schrijf scheidingstekens en tekenset op

De Help beschrijft voor CSV de route Bestand → Opslaan als, met de bestandsindeling Tekst CSV. Via Filterinstellingen bewerken kies je onder meer tekenset, veldscheidingsteken en tekstscheidingsteken. Noteer de gekozen waarden bij de uitvoernaam.

Een scheidingsteken tussen velden en een komma in een bedrag hebben verschillende rollen. Kies voor je eigen proef de instellingen die bij de afgesproken tekst passen. Ga niet uitsluitend af op de extensie .csv: die vertelt in je controleblad nog niet welke tekenset of scheidingstekens zijn afgesproken.

De exportoptie Celinhoud opslaan zoals weergegeven neemt toegepaste getalopmaak mee. De Help waarschuwt dat zulke uitvoer bij import niet altijd weer als numerieke waarde herkenbaar is. Vergelijk daarom de werkelijk weggeschreven tekst met de betekenis die de ontvanger verwacht, niet alleen met de zichtbare broncel.

Eigen tekstproef CSV2010: twee gegevensregels

We verzinnen dossier CSV2010 met vier kolommen: Code, Datum, Bedrag en Notitie. Voor deze oefening spreken we UTF-8, een puntkomma als veldscheidingsteken en dubbele aanhalingstekens voor tekstbegrenzing af. De datums zijn in onze afspraak dag-maand-jaar; de bedragen gebruiken een decimale komma. Dit is geen echte klantadministratie.

Code;Datum;Bedrag;Notitie
00127;03/04/2026;12,50;"advies; deel A"
00008;04/03/2026;7,25;café

In onze voorbeeldtekst hoort advies; deel A bij één notitieveld. De puntkomma binnen de aanhalingstekens is daar inhoud. Alleen alle puntkomma's tellen is dus geen manier om de bedoelde vier kolommen vast te stellen. Vergelijk in de importvoorvertoning waar ieder veld terechtkomt.

Ons eigen bronblad verwacht het volgende. De telling en som zijn op deze verzonnen tekst nagerekend; zij zijn geen waargenomen resultaat van LibreOffice Calc.

Gebruik deze tabel als controlelijst voor je proefimport. Een bestand dat zonder foutmelding opent, is pas bruikbaar als ook de waarden in de juiste kolommen staan en aan je afspraken voldoen.

Behandel een code als code

De import-Help adviseert het kolomtype Tekst wanneer voorloopnullen behouden moeten blijven. Kies dat type bewust voor de codekolom van onze proef. Een klantcode is hier een identificatie, geen hoeveelheid waarmee je wilt rekenen.

Stel dat je na een eigen import 127 aantreft waar ons bronblad 00127 voorschrijft. Dan ontbreken bij die vergelijking 5 − 3 = 2 tekens. Die observatie zou reden zijn om de brontekst en de importkeuze na te lopen. Het is geen in dit artikel uitgevoerde import en geen garantie dat een andere toepassing een tekstkolom op dezelfde manier behandelt.

Alleen een getal later met extra nullen weergeven verklaart niet welke oorspronkelijke code is ontvangen. Bewaar het ongewijzigde uitvoerbestand en noteer op welke plaats het verschil voor het eerst zichtbaar is. Voeg geen nul toe op basis van een vermoeden over de lengte van echte klantnummers.

Lees dag en maand volgens de afspraak

Tekstimport biedt afzonderlijke datumtypen voor dag-maand-jaar, maand-dag-jaar en jaar-maand-dag. De geselecteerde taal beïnvloedt ook de interpretatie van getallen. Controleer deze keuzes vóór je het resultaat met je bronblad vergelijkt.

In CSV2010 betekent 03/04/2026 volgens onze expliciete dag-maand-jaarafspraak 3 april 2026; 04/03/2026 betekent 4 maart 2026. Beide teksten zijn zonder die afspraak gemakkelijk anders te lezen. Schrijf op je eigen controleblad de datum ook een keer met de maandnaam uit.

Vergelijk bij een echt bestand de inhoudelijke gebeurtenis die bij die datum hoort. Een mooi opgemaakte datum is nog niet de bedoelde factuur- of leverdatum. Dit voorbeeld bepaalt geen fiscale datum en bevat geen opdracht om datums van bestaande boekingen te wijzigen.

Controleer bedragen en notities afzonderlijk

De twee fictieve bedragen tellen op tot 12,50 + 7,25 = 19,75. Het gaat om onze eigen proefwaarden; we berekenen geen btw, omzet of te betalen saldo. Vergelijk naast de som ook de twee afzonderlijke velden, zodat een verschoven bedrag niet achter een gelijk totaal verdwijnt.

Kijk vervolgens of de notitie met de puntkomma één veld bleef en of de letter é in café herkenbaar is. Die tekstcontrole staat los van de getalscontrole. Een passende som bewijst niet dat de tekenset, klantcode en datum ook zijn behouden.

Maak een verschil zichtbaar met bronrij, kolom en gebruikte instellingen. Schrijf bijvoorbeeld op welke code naast het bedrag stond. Zo kan iemand de bronregel terugvinden zonder echte gegevens opnieuw rond te sturen of in een nieuwe proefset te kopiëren.

Open de importopties opnieuw bewust

Volgens de Help kan Calc eerder gebruikte importinstellingen hergebruiken wanneer het dialoogvenster niet wordt getoond. Open daarom voor je eigen proef bewust de filterinstellingen en bekijk de voorvertoning. Controleer kolomverdeling en de gekozen typen voordat je bevestigt.

Gebruik voor de vergelijking eerst een apart proefdocument. Houd bronbestand en oorspronkelijke CSV beschikbaar en sla een nieuw resultaat onder een herkenbare naam op. Verander niet steeds hetzelfde bestand terwijl je nog probeert vast te stellen of een verschil uit de uitvoer of uit de interpretatie ontstaat.

Een import in het uiteindelijke boekhoudpakket is daarna een afzonderlijke proef. Onze controle van import naast het bewaarde archief helpt bij die overdracht. Een in Calc passend gelezen voorbeeld bewijst geen geslaagde import of correcte boeking in dat andere systeem.

Leg vast wat werkelijk is bekeken

Bewaar bronrevisie, bladnaam, uitvoernaam, instellingen en het ingevulde controleblad samen. Noteer per rij welke code, uitgeschreven datum, bedrag en notitie je hebt vergeleken. Markeer een niet uitgevoerde controle als open. Een bestand dat alleen opent is nog geen afgeronde vergelijking.

Deze proef gaat over de afgesproken tekst en betekenis van enkele gegevensvelden. Zij beoordeelt geen volledig formulemodel, werkboekbeveiliging of betrouwbare overdracht van alle onderdelen. CSV2010 bevat geen formules; neem de uitkomst niet over als algemene proef voor formule-export. Bewaar het oorspronkelijke werkboek om zulke vervolgvragen afzonderlijk te kunnen onderzoeken.