Zakelijke software

Dubbele CRM-contacten

Gepubliceerd: 2026-10-15 · Bronnen gecontroleerd: 2026-10-15

Twee contactrecords met dezelfde naam of hetzelfde bedrijf zijn een aanleiding om te vergelijken. Controleer eerst of ze bij dezelfde persoon horen. Leg daarna e-mailadressen, record-ID's, eigenschappen en gekoppelde activiteiten naast elkaar. Met een klein controleblad voorkom je dat twee weergaven van één taak als twee taken worden geteld. HubSpot dient hier als gedocumenteerd voorbeeld; de proefgegevens zijn verzonnen.

Kort antwoord

Open beide records, schrijf de oorspronkelijke Record ID's op en onderbouw waarom het dezelfde persoon is. Bepaal per eigenschap welke waarde moet overblijven. Inventariseer ook bedrijven, verkoopkansen en activiteiten. Beoordeel de gevolgen voor gekoppelde systemen vóór een beheerder een samenvoeging uitvoert. Bij twijfel over de identiteit houd je de records voorlopig afzonderlijk en onderzoek je het verschil.

Een voorgesteld duplicaat is nog geen vastgestelde identiteit

Volgens HubSpot: mogelijke duplicaten beoordelen vergelijkt de duplicatenmanager verschillende contacteigenschappen, waaronder naam, e-mail, telefoon en bedrijf. De tool heeft abonnements- en rechtenvoorwaarden. Een ontbrekende knop betekent dus niet dat er geen dubbele contacten bestaan. Beoordeel een voorgesteld paar op inhoud; een overeenkomstige bedrijfsnaam alleen is onvoldoende.

De uitleg over deduplicatie beschrijft e-mail als automatische match voor contacten. De Record ID identificeert een specifieke CRM-record en kan bij import worden gebruikt om bestaande records te vinden. Twee verschillende adressen kunnen bij dezelfde persoon horen; een match op e-mail is ook geen volledige reconstructie van iemands historie. Noteer de herkomst van je vergelijking en de reden voor je conclusie.

Bewaar een vergelijking vóór je gegevens verandert

Maak een overzicht met beide Record ID's, adressen, contacteigenaar en de eigenschappen waarover je moet beslissen. Schrijf bijvoorbeeld “werkadres bevestigd” naast de gekozen waarde, met de datum van controle. Bewaar ook welke relaties en open taken je verwacht terug te vinden. Een gelijke naam mag niet de enige onderbouwing zijn.

HubSpot: records exporteren gaat over actuele eigenschappen en relaties. Voor contactactiviteiten noemt de leverancier afzonderlijke routes. Een contactexport is daarom niet vanzelf een herstelbestand voor een volledige tijdlijn. Controleer de exportkeuzes voor eigenschappen, relaties en alle e-mailadressen. Open de ontvangen bestanden en schrijf op wat ze daadwerkelijk bevatten. We voeren hier geen export uit.

Fictief controleblad: drie records en vier activiteiten

Onze eigen proef bevat persoon A met een werkadres en een tweede adres. We nemen uitsluitend voor dit voorbeeld aan dat een controle heeft bevestigd dat beide adressen van A zijn. Persoon B werkt bij hetzelfde bedrijf, maar is iemand anders. De nummers 4101, 4102 en 4103 zijn verzonnen Record ID's, geen gegevens uit een HubSpot-account.

TAAK-1 is in onze aanname één activiteit die aan beide A-records is gekoppeld. A heeft dus 2 + 2 = 4 zichtbare koppelingen, maar 3 verschillende activiteiten: NOT-1, BEL-1 en TAAK-1. Met B erbij tellen we 5 koppelingen en 4 verschillende activiteiten. Als A's records op papier tot één dossier worden gecombineerd, verwachten we daarin die drie activiteit-ID's terug; B en NOT-2 blijven afzonderlijk. Het aantal contactrecords gaat in dat papieren model van 3 naar 2.

Dit is een controle op verzamelingen, geen uitgevoerde merge en geen voorspelling van een schermteller. Twee afzonderlijk aangemaakte taken met dezelfde titel hebben niet automatisch dezelfde activiteit-ID. Behandel die als twee activiteiten totdat je hun inhoud en identiteit hebt onderzocht. Wis geen taak omdat haar titel al ergens anders staat.

Controleer de activiteit zelf en haar relaties

Volgens HubSpot: activiteiten aan records koppelen kan een activiteit op meerdere recordtijdlijnen verschijnen. Automatische koppelingen hangen onder meer af van invoerroute, activiteitstype en instellingen. Een activiteit in een bedrijfstijdlijn bewijst daarom niet dat twee contactrecords dezelfde persoon voorstellen.

Open in onze proef TAAK-1 vanuit beide A-records en vergelijk de activiteit-ID, inhoud, eigenaar, status en vervaldatum. In een echte controle noteer je de daadwerkelijk gevonden waarden. Bekijk daarnaast aan welk bedrijf en welke verkoopkans de activiteit hoort. De proef met contacthistorie en opvolgtaken helpt om die relaties apart te controleren.

Leg de gekozen waarden en de resultaat-ID vast

De actuele pagina HubSpot: records samenvoegen meldt dat je een merge niet kunt terugdraaien met een unmerge. Je kunt te behouden eigenschapswaarden kiezen. Bij contacten blijft het primaire e-mailadres primair; het andere adres wordt secundair. Niet iedere eigenschap volgt dezelfde regel.

Die documentatie beschrijft standaard een nieuwe Record ID voor het resultaat. In de openbare bèta Primary ID Preservation for Merged Records blijft juist de primaire ID behouden. Controleer welke variant in je account geldt. Leg beide oude ID's, de resultaat-ID en Merged [record] IDs vast. Dezelfde pagina noemt maximaal 30 minuten voor het synchroniseren van alle activiteiten.

Schrijf voor onze fictieve A-records de gewenste hoofdwaarde en het tweede adres op, maar verzin geen echt resultaatnummer. Laat de beheerder ook de toepasselijke gevolgen voor workflows en koppelingen beoordelen. Een export en een papieren controle maken een uitgevoerde merge niet ongedaan.

Zoek ontbrekende historie met passende filters

HubSpot: activiteitstijdlijnen filteren beschrijft filters op activiteitstype, periode en toegewezen gebruiker. Bij gratis accounts die vanaf 4 februari 2025 zijn aangemaakt, geldt bovendien een beperkte tijdlijnweergave voor veel oudere activiteiten, met uitzonderingen voor onder meer notities en taken. De activiteitindex kan oudere activiteiten wel tonen. Stel “niet zichtbaar” dus niet direct gelijk aan “verwijderd”.

Zoek in ons controleblad de drie A-activiteiten afzonderlijk terug. Noteer bij een ontbrekende regel het gekozen filter en de zoekroute. Beoordeel daarna pas of iets werkelijk ontbreekt. Vergelijk dezelfde soorten activiteiten en dezelfde periode; een verschil tussen twee schermtellers verklaart zichzelf niet.

Voorkom dat een volgende import opnieuw records maakt

De deduplicatiepagina waarschuwt dat rijen zonder Email of een andere unieke identificatie nieuwe contacten kunnen worden. Bij een import met een Record ID-kolom maken rijen zonder een ID-waarde nieuwe records. Controleer daarom lege sleutels en de kolomkoppeling vóór een import. Veronderstel niet dat alleen dezelfde naam voldoende is om bestaande contacten bij te werken.

Bewaar een ongewijzigde vergelijking en een aparte werkkopie met de gecontroleerde ID-koppeling. Ons stappenplan voor een afzonderlijke importproef gebruikt hetzelfde principe: eerst de verwachte uitkomst opschrijven en daarna een beperkte proef controleren. Rond het contactdossier pas af wanneer identiteit, gekozen waarden, activiteit-ID's en resultaat-ID verklaard zijn.